Что такое аутстаффинг и почему он важен для многих компаний

---

Иногда собственных работников для решения всех бизнес-задач недостаточно. Тогда на помощь приходят сторонние специалисты. В статье рассказываем, что такое аутстаффинг, когда его стоит применять и чем он отличается от аутсорсинга.

Аутстаффинг — это наём временных сотрудников из агентства, которое занимается данной услугой. Такой вариант организации работы предполагает, что фирма берëт сотрудников «в аренду». То есть специалист оформлен в агентстве-аутстаффере, а по факту трудится у заказчика-работодателя. При этом в агентстве уже есть эти кадры с проверенными навыками и знаниями. То есть работников не приходится искать после получения заявки от бизнеса. Аутстаффер выплачивает им зарплату, перечисляет взносы, ведëт кадровый учёт, рассчитывает налоги. Сама компания-работодатель не занимается административными вопросами, а получает готового специалиста для покрытия временной потребности.

Аутстаффинг происходит так:

• •

  Заказчик направляет аутстафферу информацию о вакансии

• •

  Аутстаффинговая компания подбирает подходящих кандидатов и направляет данные о них бизнесу

• •

  Работодатель проводит собеседования с отобранными кандидатами и выбирает нужного

• •

  Фирма получает счёт на оплату

Стороны договора определяют удобный формат отчëтности, постановки задач, проверки результатов. Когда потребность в сотруднике отпадает, заказчик сообщает об этом агентству и перестаёт оплачивать услуги.

Пример: компания X занимается разработкой мобильных приложений. Она получает крупный заказ, но в штате не хватает программистов: нужно три Android-разработчика. Компания решает заключить договор с аутстаффинговым агентством Y, у которого есть нужные специалисты. Юридически эти программисты остаются сотрудниками Y. Фактически они работают над проектом в X.

Аутстаффинг позволяет:

• •

  Быстро закрыть кадровые потребности. Работник подбирается из готовой базы в соответствии с запросом бизнеса. Это помогает быстро найти нужного человека, который сразу начнёт работать

• •

  Экономить силы, время, финансы для HR-сферы. Конечно, чтобы принять окончательное решение, представитель фирмы должен сам провести собеседование и выбрать кандидата на должность. Однако компания получает уже только релевантные резюме и не просматривает неподходящих кандидатов

• •

  Экономить на оплате труда. Зачастую временный сотрудник обходится дешевле, чем наём работника в штат по договору

• •

  Снизить материальную ответственность, уплачивать меньше налогов. Все организационные и финансовые вопросы в рамках услуги берёт на себя аутстаффер. Бизнес не выплачивает зарплату, компенсации, не отчисляет обязательные взносы

• •

  Легко масштабировать команду. Это помогает увеличить темпы работы и выполнить необходимые для реализации проекта объёмы

• •

  Снять нагрузку с персонала в тот момент, когда кадровых ресурсов не хватает

• •

  Экономить на содержании специалистов. Бензин, канцтовары, амортизация — эти расходы несëт посредник

У аутстаффинга есть и минусы:

• •

  Сложнее контролировать рабочий процесс. В некоторых случаях связь осуществляется через агентство-посредника. Тогда интеграция сотрудников в задачу и контроль за работой может проходить сложнее. Лучше, если привлечённые работники напрямую взаимодействуют с командой компании

• •

  Попадаются недобросовестные подрядчики. Заказчику стоит тщательно выбирать аутстаффера. Если работать с ненадëжным партнëром, есть риски денежных потерь. Возможны недобросовестные действия, неожиданное повышение ставок, требование дополнительной платы (например, за продление договора)

• •

  Персонал менее мотивирован. Для наёмного сотрудника ваша компания — временное место работы. Он не посвящëн в корпоративные ценности. К тому же он не получает тех бонусов, что положены находящимся в штате работникам. Это также может вести к выгоранию. Чтобы уменьшить риски, организация может знакомить временных работников с ценностями и принципами своей политики, находить способы поощрения за участие в проекте (помимо денежных)

• •

  Недостаточно регулируется законодательством. Для такого формата взаимодействия организации лучше привлечь юриста

Аутстаффинг стоит использовать, когда нужно быстро получить специалистов без найма в штат. Но его не стоит рассматривать в качестве основной бизнес-модели.

Направлять своих работников в другие фирмы по договору могут только определëнные категории организаций.

Частные агентства и компании

Для них необходимо:

• •

  Пройти аккредитацию в Федеральной службе занятости

• •

  Быть резидентом РФ

• •

  Иметь уставный капитал не менее 1 млн ₽

• •

  Не иметь долгов по налогам, сборам и иным обязательным платежам

• •

  Не применять специальные налоговые режимы

К руководителю агентства тоже есть требования. Он должен иметь высшее образование и стаж работы в связанной с трудоустройством сферой не менее двух лет (либо по направлению содействия занятости). У руководителя не должно быть судимостей, связанных с экономикой или преступлениями, касающимися личности.

Юридические организации и аффилированные лица

Направлять своих сотрудников работать в другие организации могут другие юридические лица. Также это разрешено их аффилированным лицам (кроме физических). В таких случаях сотрудников при их согласии направляют к юридическому лицу:

• •

  Аффилированному с компанией, которая направляет работника

• •

  Стороне акционерного соглашения, заключëнного с аутстаффинговым агентством

• •

  Акционерному обществу (АО)

Последнее допустимо, если аутстаффер — сторона акционерного соглашения об осуществлении прав, удостоверенных акциями такого АО.

Для защиты работников, направляемых в рамках договора для временного исполнения обязанностей в сторонней фирме, ТК РФ ограничивает использование так называемого «заëмного» труда. Такой персонал можно привлечь только в определённых случаях и при соблюдении требований. Так, условия оплаты не должны быть хуже, чем у лица, оформленного в штат с аналогичными должностью и квалификацией.

Воспользоваться данной услугой можно для:

• •

  Выполнения имеющих временный или сезонный характер задач (срок — до девяти месяцев)

• •

  Предоставления физическому лицу помощи с домашним хозяйством

• •

  Замещения временно отсутствующего сотрудника (место за ним должно быть сохранено)

Заказчик не может привлечь кадры для:

• •

  Выполнения работ в период простоя, введения режима неполного времени (если он применяется для защиты персонала при наличии угрозы массовых увольнений), в процессе банкротства

• •

  Замены работников, которые отказываются выполнять обязанности по ряду установленных причин (например, невыплаты зарплаты)

• •

  Решения задач на морских судах и судах смешанного плавания

• •

  Замены бастующих работников

Также нельзя привлекать сторонних людей, чтобы они выполняли работы из установленного перечня на объектах, имеющих I или II класс опасности. Не разрешается выполнять задачи в местах, условия труда в которых причисляют к вредным условиям труда 3-й или 4-й степени либо опасным условиям труда.

Заказчик не может использовать сторонний персонал и в том случае, если временный работник будет заменять сотрудника, наличие которого обязательно для получения лицензии. Аналогично и при выполнении условий членства в СРО (саморегулируемой организации) или выдачи СРО допуска к работе.

В той или иной мере аутстаффинг может быть полезен многим сферам. Но наиболее популярна услуга в нескольких отраслях.

• •

  Строительство. Строительные работы часто сезонные, ограниченные по времени, поэтому держать персонал в штате круглый год для компании невыгодно. Привлекая работников со стороны, можно набирать людей, когда необходимо. Это помогает экономить деньги, не заниматься ведением кадрового учёта

• •

  Бухгалтерия и кадры. Для бизнеса жизненно важно следовать законам: правильно оформлять работников, вести бухгалтерский учёт, сдавать отчёты. Делать это самостоятельно может быть сложно, а содержать в штате бухгалтерию и кадровый отдел не всегда удобно и выгодно. «Заёмные» лица позволяют руководителю сосредоточиться на своих делах и не переживать о правильности устройства персонала, графиках платежей, заполнении отчётов

• •

  Розничная торговля и общественное питание. К работникам этой сферы много дополнительных требований: медицинские книжки и осмотры, наличие смежного опыта и квалификации. Кроме того, есть текучесть кадров, пики спроса. Всё это создаёт высокую нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию

• •

  Клининг. Как и в предыдущем случае, здесь текучка, которая создаёт высокую нагрузку на бухгалтеров и отдел кадров. Им часто приходится искать новый персонал, оформлять его документально и увольнять. Кроме того, есть риски при оформлении большого количества иностранных работников — за ошибки предусмотрены штрафы

• •

  Производство. Здесь услуга особенно актуальна при резком масштабировании производства. Это позволяет быстро набрать подходящих сотрудников, чтобы справиться с возросшими потребностями. Также здесь высокие требования к организации процесса охраны труда

• •

  IT, онлайн-маркетинг, дизайн. Эти отрасли часто требуют специалистов с высокой квалификацией, которых непросто найти в условиях ограниченного времени. Кроме того, здесь могут требоваться разовые работы, для выполнения которых проще привлечь сторонние кадры

• •

  Складские комплексы. Здесь также часто нанимают иностранных работников, при ошибках в оформлении которых могут быть проблемы

Аутстаффинг могут применять для кол-центров, сервисной поддержки, управления проектами, сферы услуг, медицины, образования и прочих отраслей.

При аутсорсинге часть функций или операций передают сторонней компании либо предпринимателю. В этом случае передачи персонала под контроль или руководство заказчика не происходит. К самой организации нет требований к размеру уставного капитала, применяемой системе налогообложения. Выплату вознаграждения, НДФЛ, страховые взносы осуществляет фирма, предлагающая аутсорсинг.

Подходящая услуга зависит от бюджета, целей, потребностей, сроков проекта. Различия аутстаффинга и аутсорсинга представлены в таблице.

Аутстаффинг оптимален, если:

• •

  Нужно срочно реализовать проект

• •

  Важно минимизировать объём налогов

• •

  Требуется нанять иностранных работников и не ошибиться

Услуги по аутсорсингу востребованы при:

• •

  Временном, проектном или сезонном характере задач

• •

  Невозможности взять в штат дополнительные кадры

• •

  Отсутствии собственной HR-службы

Вспомним пример, который приводили выше. Компания X обратилась в аутстаффинговое агентство, поскольку ей не хватало штатных программистов для выполнения заказа. А если бы ей нужна была отдельная команда для нового проекта с необходимостью управления процессами, аутсорсинг стал бы более эффективным решением.

Чтобы временный работник не принëс проблем, нужно оценить аутстаффинговую компанию по ряду параметров:

• •

  Количество и квалификация персонала. Важно, чтобы специалисты имели навыки для выполнения поставленных задач в рамках проекта. Также сотрудников должно быть достаточно, ведь при масштабировании производства могут быстро понадобиться рабочие руки

• •

  Рабочая среда. Внешние работники должны максимально интегрироваться в бизнес, чтобы сотрудничество было эффективным. Поэтому нужно знать, какие методы организации и планирования используются, есть ли возможность изменения графика, формата организации деятельности

• •

  Условия найма. Нужно узнать, как происходит интервью и можно ли в нём поучаствовать. Есть ли ограничения, как быстро происходит подбор и внедрение специалиста

• •

  Цена. Слишком низкая стоимость услуг должна насторожить — возможно, это недобросовестная фирма. Правда, занижать ставки могут и новые компании для привлечения клиентов. Высокая цена тоже не всегда гарантия качества, поэтому важно учитывать и другие параметры

• •

  Безопасность и гарантии. При аутстаффинге посторонние люди получают доступ к корпоративной информации. Нужно узнать, как аутстаффер защищает данные, готов ли взять на себя ответственность за разглашение информации. Также стоит оценить, какую ответственность берёт на себя подрядчик, каковы его обязательства и гарантии

Признаки надёжного агентства: наличие в реестре Роструда, официальное оформление сотрудников, прозрачные договоры и отчётность. Последнее означает, что вы сможете легко пройти проверку со стороны налоговой и трудовой инспекции. У аутстаффинговой компании также должен быть опыт работы в вашей сфере, а наличие положительных отзывов от клиентов станет дополнительным преимуществом.