Как можно использовать факсимиле

---

На большинстве официальных документов должна стоять подпись ответственного лица. Но иногда человек не может подписать бумаги оперативно. Чтобы не затягивать сроки, допускается использование факсимиле. Узнаем, что это такое, как его применять и в каких случаях такой способ заверения не подходит.

Факсимиле — это печать, которая воспроизводит подпись человека. Иногда так ещё называют отсканированную подпись, которая вставляется в электронные документы. С помощью факсимиле можно подписывать документы от имени генерального директора, бухгалтера и других руководителей компании.

Факсимильная подпись позволяет сэкономить много времени и упростить работу. Например, если компания награждает большое количество сотрудников грамотами, руководителю необязательно собственноручно их подписывать: это может сделать секретарь или стажёр с помощью факсимиле.

Факсимиле можно заказать с доставкой у специалистов, которые занимаются выпуском штампов и печатей.

Как это сделать:

1. Найдите изготовителя. Сравните несколько компаний, запросите прайс-листы и примеры работ

2. Выберите образец подписи. Подписанту нужно расписаться несколько раз на белом листе бумаге, используя ручку с тёмными и чёткими чернилами — чёрными или синими. Самый удачный вариант станет образцом для факсимиле

3. Закажите штамп. Составьте для изготовителя точное описание результата — размер, цвет, тип корпуса и прочие детали. Сначала запросите макет. Если он устроит, закажите изготовление

4. Протестируйте факсимиле. Попробуйте его несколько раз на стандартном листе бумаги, которую вы используете в компании

5. Организуйте пользование факсимиле. Необходимо, чтобы штамп хранился в месте, куда есть доступ только у руководителя и ответственных сотрудников. Например, это может быть сейф или запираемый шкаф

Чтобы использовать факсимиле исключительно в электронном виде, можно не выпускать физический штамп. Цифровую копию подписи вы можете сделать самостоятельно:

1. Создайте рукописный образец на белой бумаге и отсканируйте. Используйте сканер или программу смартфона, которая превращает фото в сканы. Обычная фотография тоже подойдёт, но её будет сложнее обрабатывать

2. Отредактируйте изображение — уберите белый фон, настройте контрастность, сохраните в формате PNG

3. Вставляйте в документы, которые нужно подписать. Подпись также можно загрузить в программу (например, 1С), чтобы вставка происходила автоматически

Доступ к цифровому образцу предоставьте только ответственным лицам.

Сразу после изготовления нужно назначить ответственных за хранение факсимиле. Они должны записывать в журнал учёта время выдачи оттиска сотрудникам и его возврата.

При использовании факсимиле необходимо соблюдать ряд правил. Эти правила регламентируются законами, за их несоблюдение могут быть последствия: от потери времени до крупных штрафов.

Во-первых, использовать факсимильный оттиск можно только с разрешения владельца. Перед тем как изготовить печать, нужно получить письменное согласие, которое оформляется в виде договора или соглашения сторон.

Во-вторых, необходимо составить внутренний регламент, который определяет порядок использования факсимильной печати. Это позволит избежать нелегитимного применения — например, ситуаций, когда сотрудник может самостоятельно согласовать оплату якобы согласованного счёта от подставной компании.

В-третьих, важно помнить, что область применения оттиска подписи ограничена. Некоторая финансовая документация подписывается только лично.

Факсимиле можно применять для внутренних и внешних задач организации. В обоих случаях это упрощает коммуникацию, оптимизирует процессы и экономит время.

Чтобы использовать оттиск внутри компании, руководитель должен предварительно выпустить приказ, в котором будут перечислены все способы применения штампа. Для использования в документообороте с контрагентами нужно юридически зафиксировать такую возможность в работе. Это можно сделать в основном договоре или отдельным соглашением сторон. Сам документ заверяется оригинальной подписью — использование оттиска возможно только в дальнейшем.

Список основных документов, для которых допускается использовать оттиск (при наличии соответствующих приказов и пунктов в договорах с контрагентами):

• •

  Договоры с поставщиками и заказчиками

• •

  Приложения и дополнения к договорам

• •

  Накладные

• •

  Страховые полисы

• •

  Медицинские полисы

• •

  Служебные удостоверения

• •

  Патенты

• •

  Благодарственные письма и почётные грамоты

• •

  Уведомления, извещения и приглашения

• •

  Отчёты, письма и прочая внутренняя документация

Часто факсимильные оттиски используются в учебных учреждениях. При большом потоке студентов руководитель физически не может подписать документы об окончании обучения и присвоении квалификации. Дипломы и аттестаты, заверенные факсимиле, считаются действительными и обладают полной юридической силой. А вот договор об обучении можно подписать только лично.

Ряд документов можно подписать только лично. К ним относятся:

• •

  Первичная бухгалтерская документация — счета, акты

• •

  Финансовые документы — кассовая книга, расходные ордера

• •

  Бухгалтерские документы — счета-фактуры, налоговые декларации

• •

  Кадровые документы — заявления о приёме на работу, увольнении или переводе на другую должность, трудовые договоры, приказы, соглашения

• •

  Конкурсная и тендерная документация — приглашения, инструкции, формы заявки

• •

  Государственные контракты

• •

  Доверенности, заявления и векселя

Предосторожности связаны с тем, что факсимильная подпись может попасть в руки злоумышленников. Нельзя заверять критически значимые документы, иначе организация может понести убытки. Разрешать возникшие трудности было бы нужно через суд.

Нет единого нормативного акта, в котором были бы перечислены все случаи запрета на использование факсимиле. Правила содержатся в отдельных законах: Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минюста, предписаниях налоговой службы.

Распознание может потребоваться в ситуациях, когда один контрагент не давал согласия, а второй использовал оттиск. У первого контрагента есть основание обратиться в суд. По результатам разбирательства нарушителю могут назначить штраф. Также возможна уголовная ответственность, если в суде докажут, что данная подпись поддельная.

Оттиск легко отличить от реальной подписи по следующим признакам:

• •

  След от контура печати

• •

  Отсутствие следа, который возникает от нажатия ручкой на обратной стороне листа

• •

  Полная идентичность подписей на разных документах

• •

  Однотонность

Суд не всегда удовлетворяет иски, связанные с использованием оттиска в документации с контрагентами. Основаниями для отклонения могут стать полное исполнение договора, отсутствие других претензий к сделке со стороны истца.

С развитием технологий всё больше организаций переходят на электронный документооборот. Это позволяет ускорить согласование, а также экономит ресурсы компании. В этом случае для заверения и визирования применяют электронную подпись.

Есть два вида электронных подписей: обычная и усиленная. Обычная может применяться для подтверждения банковских операций — например, физическим лицом для оплаты счетов, получения государственных услуг, заверки документов во внутренних системах документооборота. Усиленная цифровая подпись нужна для сдачи отчётностей в контролирующие органы, участия в торгах с любой стороны, финансовых операций, работы с различными государственными информационными системами — например, совершения операций на сайте налоговой.

Факсимиле — это оттиск подписи, который можно использовать для заверки документов. Это помогает сэкономить время директора, бухгалтера и других руководящих лиц.

Использовать факсимильный оттиск можно во внутреннем документообороте и при заключении контрактов с другими компаниями. В обоих случаях необходимо подписать соответствующий договор или соглашение, ознакомить с ним все стороны.

По закону не все документы можно заверить таким оттиском. Например, налоговые декларации необходимо заверять лично.

При использовании печати требуется определить и задокументировать порядок её применения, назначить ответственных лиц и обеспечить безопасные условия хранения оттиска.