Расходы на оплату труда — одна из наиболее весомых статей затрат для предприятия. От того, насколько грамотно в компании построена работа по их планированию и анализу, зависит не только текущая рентабельность бизнеса, но и его успех в целом. В статье мы собрали для вас актуальную информацию по этим вопросам.

Фонд оплаты труда (ФОТ) — совокупные затраты бизнеса на персонал, которые связаны с выполнением сотрудниками своих трудовых функций. Единого подхода к тому, что включать в ФОТ, нет. Отсутствует определение этой категории и в законе. Поэтому бизнес вправе самостоятельно выбирать, из каких затрат будет формироваться этот показатель.

Наибольшее распространение получил подход, по которому в ФОТ включают те выплаты, которые относятся к категории обязательных по закону. Как правило, в фонд оплаты труда входят следующие выплаты:

• •

  Заработная плата сотрудников. Эта статья занимает наибольший удельный вес в структуре ФОТ. Зарплата может начисляться разными способами: по окладу, за фактически отработанное время, по сдельным расценкам.

• •

  Доплаты по районным коэффициентам. Они применяются, например, для работников Крайнего Севера, высокогорных районов

• •

  Отпускные выплаты, которые рассчитываются исходя из среднедневного заработка и обычно перечисляются за три дня до выхода сотрудника в отпуск. При увольнении работникам положена компенсация неиспользованных дней отпуска, если они есть на дату прекращения трудовых отношений

• •

  Оплата больничного за первые три дня болезни. Они оплачиваются за счёт работодателя, а пособие за последующие дни — из средств Социального фонда России

• •

  Командировочные расходы — это суточные за каждый день командировки и заработная плата за период служебной поездки. В ФОТ включаются расходы на оплату труда за время командировки, а суточные — это, по сути, подотчётные деньги, поэтому при расчёте ФОТ не учитываются

• •

  Доплаты за вредные или опасные и другие особые условия труда. Так, дополнительные выплаты положены сотрудникам за сложность работы, совмещение должностей, специальный режим работы и в других случаях

• •

  Компенсации персоналу расходов на питание, мобильную связь, транспорт и проживание. Эти статьи затрат должны быть указаны в положении об оплате труда и трудовом договоре

• •

  Стимулирующие выплаты за достижение плановых или целевых показателей. К этой же категории можно отнести премии за выслугу лет, качество выполняемых работ

Полный перечень обязательных выплат, которые могут производиться в пользу работников, можно найти в Трудовом кодексе РФ.

По общему правилу в ФОТ не включают следующие расходы организации:

• •

  На обеспечение условий труда, например закупку продуктов в офис или приобретение кофемашины

• •

  Затраты на технику безопасности и охрану труда. Сюда можно отнести покупку спецодежды, огнетушителей, оплату услуг на проведение оценки условий труда

• •

  Пособия, которые выплачиваются за счёт средств Социального фонда

• •

  Возмещение расходов на лечение сотрудника, которое компания оплачивает по своей инициативе

• •

  Разовые выплаты и премии, не связанные с результатами труда. Например, в связи с юбилеем работника

• •

  Материальная помощь, которую организация оказывает сотрудникам при наступлении определённых семейных обстоятельств

• •

  Выплаты по договорам гражданско-правового характера внештатным исполнителям. К примеру, оплата услуг физического лица за ремонт офиса не будет считаться оплатой труда

• •

  Дивиденды учредителям компании

Один из критериев, по которому принято включать или не включать расходы в ФОТ, — их связь с работой сотрудников. Поэтому может возникнуть вопрос, включать ли в фонд оплаты труда страховые взносы в СФР и взносы от несчастных случаев. С одной стороны, они напрямую зависят от суммы начисленной заработной платы. С другой — это издержки предприятия, которые не являются изымаемым доходом сотрудника, как НДФЛ. Кроме того, взносы могут начислять и по договорам ГПХ. Поэтому каждая компания для себя должна определить, включать ли их в сумму ФОТ. Чаще всего такие страховые взносы не относят к фонду оплаты труда.

Фонд оплаты труда можно рассчитать в целом по предприятию, по отдельным подразделениям и сотрудникам. Показатель можно определять из расчёта на год, квартал, месяц и даже один день. Для определения ФОТ используют следующую формулу:

• •

  ЗП — заработная плата

• •

  КВ — компенсационные выплаты

• •

  СВ — стимулирующие выплаты

Первичные данные для подсчёта ФОТ можно получить в бухгалтерской программе. Для этого необходимо сформировать отчёт по кредитовым оборотам счётов 70 «Расчёты по оплате труда» и 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Чтобы получить структуру начислений в разрезе категорий персонала (управленческий, производственный, вспомогательный), понадобится корреспонденция счетов 70, 73 с дебетом счетов по учёту затрат:

• •

  20 — основное производство

• •

  23 — вспомогательное производство

• •

  25 — общепроизводственные расходы

• •

  26 — общехозяйственные расходы

В зависимости от цели расчёта сумма расходов на оплату труда может считаться за определённый период: день, месяц, квартал или год.

Несмотря на то что эти два понятия схожи между собой, между ними есть различия. Считается, что ФОТ — понятие более широкое, а фонд заработной платы (ФЗП) входит в состав ФОТ. ФЗП включает основные выплаты, которые обусловлены трудовой деятельностью персонала. Сумму ФЗП можно представить следующей формулой:

• •

  ЗП — заработная плата в виде оклада за отработанное время или сдельная оплата за объём выполненных работ

• •

  ДВ — дополнительные выплаты за особые условия труда, в том числе за работу в выходные и праздники

• •

  ПР — премии за перевыполнение плановых показателей

ФЗП есть на любом предприятии, где есть наёмные сотрудники. В некоторых случаях фонд заработной платы может быть равен ФОТ. Это характерно для тех компаний, которые выплачивают своим работникам только заработную плату, отпускные, командировочные и обязательные пособия.

Данные о сумме расходов на оплату труда персонала могут понадобиться в следующих случаях:

• •

  Анализ эффективности использования трудовых ресурсов компании. Оценка может производиться как для конкретного подразделения, так и в целом по организации

• •

  Расчёт производственной себестоимости для установления цены реализации продукции. Для этого используют информацию о ФОТ рабочих и вспомогательного персонала

• •

  Определение среднего уровня зарплаты. Это один из показателей, которые налоговая применяет для вызова руководства компаний на зарплатные комиссии. Чтобы не попасть в зону риска, средний ФОТ в расчёте на сотрудника не должен быть меньше, чем аналогичный показатель для конкретной отрасли в отдельно взятом регионе

• •

  Применение льгот по страховым взносам для субъектов МСП. Величина заработной платы влияет на сумму льгот. Для малого бизнеса предусмотрена пониженная ставка единого страхового взноса для каждого сотрудника с части зарплаты, превышающей региональный МРОТ (с января 2025 года — превышающей 1,5 МРОТ)

• •

  Представление налоговой отчётности. Данные по начисленной зарплате бухгалтерия направляет в налоговую в виде отчётов для контроля за правильностью исчисления и уплаты налогов и взносов

Оценку бюджета на оплату труда проще начинать с расчёта фонда заработной платы, так как он имеет меньше составляющих и есть практически на каждом предприятии. Для планирования можно воспользоваться одним из двух подходов.

1. По штатному расписанию. В документе для каждой должности предусмотрен свой оклад или сдельная ставка. Общий ФЗП по компании будет равен сумме следующих показателей:

   • •

     ФЗП по работникам на окладе. Для расчёта нужно сложить плановую годовую зарплату всех таких сотрудников

   • •

     Бюджет сдельной зарплаты по каждой штатной единице. Он определяется как плановый выпуск продукции, умноженный на сдельную ставку

   • •

     Фонд повременной зарплаты. Рассчитывается по количеству рабочих часов, умноженных на сумму ставок всех работников

2. По фактическим данным. Если в компании не ожидается существенных кадровых изменений, для планирования можно использовать данные предыдущего периода с учётом предстоящих индексаций заработной платы.

Для расчёта планового ФОТ к полученному результату прибавляют компенсации и прочие выплаты. Спланировать их труднее, чем ФЗП. Поэтому для их бюджетирования чаще всего используют утверждённые по компании нормативы, например от фонда зарплаты.

Анализ затрат на оплату труда можно провести несколькими методами. Рассмотрим их подробнее.

1. Горизонтальный анализ. Он проводится с целью оценки динамики расходов на оплату труда. Для этого нужно сравнить показатели за несколько периодов — месяцев, кварталов или лет. Анализировать данные можно как в целом по организации, так и по отдельным подразделениям и даже сотрудникам. 2 Вертикальный анализ. Позволяет понять, какую долю оплата труда занимает в общих издержках компании. Для этого нужно разделить ФОТ на итоговую сумму затрат по организации. Анализировать этот показатель принято в динамике по месяцам или годам, чтобы понять, как он меняется во времени. Ещё один вариант вертикального анализа — изучение структуры ФОТ в разрезе категорий персонала: управленческий, производственный, вспомогательный.

2. Планфактный анализ. Его используют, чтобы оценить отклонения фактических расходов на оплату труда от того, что ожидалось получить. Если реальные затраты существенно отличаются от плановых, правильным будет оценить и другие статьи бюджета. Например, если перевыполнен план по ФЗП рабочих и при этом выпуск продукции тоже выше плана, то это объяснимая ситуация.

3. Анализ с использованием коэффициентов. Этот подход применяют, чтобы понять, насколько эффективно бизнес использует трудовые ресурсы. Для этого можно оценить, сколько выручки или валовой прибыли приносит каждый рубль расходов на зарплату, разделив фактический ФОТ на объём продаж или маржинальную прибыль. Если в динамике показатель увеличивается, это свидетельствует о повышении производительности труда. И наоборот, если значение коэффициента уменьшается, требуется по возможности увеличить продажи, их доходность или оптимизировать расходы на заработную плату.

4. Факторный анализ. Если на каком-то из предыдущих этапов выявлены существенные изменения ФОТ, целесообразно выяснить, что на это повлияло. Нужно сравнить два периода — базисный и отчётный. В числе причин изменения ФОТ могут быть: изменение производительности труда, увеличение или уменьшение окладов, численности персонала и другие факторы.

Для проведения корректной оценки ФОТ лучше использовать данные о начисленной зарплате, а не о фактически выплаченной. Бывает, что по какой-то причине компания в отчётном месяце выплатила её не в полном объёме. Тогда можно сделать ошибочный вывод, что бизнес увеличил производительность труда или выполнил план по ФОТ. По факту же затраты в виде начисленной зарплаты могли не измениться или даже увеличиться.

1

Поделиться