Чтобы управлять компанией эффективно, нужно выстроить взаимодействие между разными подразделениями. Для этого важно выделить в штате административные единицы и понять, как они влияют на результат работы. Во многих организациях значительную часть сотрудников можно отнести к АУП — административно-управленческому персоналу. В этой статье мы рассмотрим, какие должности относятся к этой группе и как они влияют на деятельность компании.

В трудовом праве нет понятия административно-управленческого персонала. Его выделяют в экономике предприятия — прикладной и научной дисциплине, которая занимается учётом статистических показателей для принятия экономически оправданных хозяйственных решений. Как правило, к этой категории относят работников, которые не заняты в производстве товаров или услуг. При этом без их работы деятельность компании невозможна или затруднена. Например, бухгалтер относится к АУП, а мастер на участке — нет.

Административной работой заняты самые разные сотрудники. В первую очередь это руководители и специалисты, которые решают управленческие задачи и координируют действия других работников. Они принимают решения, разрабатывают стратегии и контролируют их реализацию, обеспечивают взаимодействие между подразделениями. При этом такие работники не участвуют прямо в выпуске продукции, оказании услуг или общении с клиентами.

Рассмотрим, какие подразделения и должности можно отнести к АУП.

Высший и средний менеджмент

Топ-менеджеры и руководители среднего звена отвечают за формирование стратегии компании, настройку внутренних процессов, распределение рабочей нагрузки. Основной показатель их работы — достижение установленных внутри организации KPI. Также они занимаются мотивацией работников, организацией работы внутри своего подразделения, коммуникацией, составлением отчётов.

Бухгалтерия

Основная задача бухгалтерии — это ведение финансовых операций компании, а также подготовка отчётности для контролирующих государственных органов. Бухгалтерия отвечает за учёт доходов и расходов, расчёт налогов и других обязательных платежей, соблюдение кассовой дисциплины, проведение инвентаризаций. Такая деятельность помогает обеспечивать финансовую прозрачность, а также соблюдать требования закона.

Как правило, в отделе работает главный бухгалтер, который возглавляет бухгалтерию и отвечает за финансовую отчётность организации, а также несколько линейных специалистов. Функционал внутри отдела может быть разделён по участкам: например, один бухгалтер обрабатывает первичную документацию, второй готовит отчёты для налоговой, а третий отвечает за подсчёт заработной платы.

Финансы

Главная задача финансового отдела — обеспечить эффективное использование денег организации. С одной стороны, компании нужно избегать кассовых разрывов, а с другой — на счетах не должно скапливаться слишком много неиспользуемых средств.

Отделом обычно руководит финансовый директор. Он принимает решения о распределении финансовых потоков, инвестициях, управлении рисками, обеспечении финансовой устойчивости компании. У него в подчинении могут быть финансисты и аналитики, которые обрабатывают данные, а также разрабатывают рекомендации для принятия решений.

IT

В ведении отдела информационных технологий находятся технические вопросы. Специалисты этого подразделения отвечают за исправность техники, корректную работу программного обеспечения, информационную безопасность.

Обычно IT-отделом управляет технический директор. Он принимает стратегические решения, составляет бюджеты, руководит сотрудниками. У него в подчинении могут быть системные администраторы, программисты, аналитики — список должностей и функционал работников зависят от потребностей конкретной организации.

Маркетинг

Отдел маркетинга должен обеспечить сбыт продукции. Для этого сотрудники отдела изучают рынок, помогают создавать и совершенствовать продукты, придумывают рекламные кампании, анализируют поведение потребителей.

Руководитель маркетингового департамента отвечает за разработку и реализацию маркетинговых стратегий. Он определяет целевую аудиторию, разрабатывает маркетинговые кампании, управляет рекламными бюджетами, оценивает эффективность маркетинговых усилий. В подчинении у него могут находиться различные специалисты: маркетологи, аналитики, дизайнеры, SMM-менеджеры, пиарщики, копирайтеры.

Кадры

Отдел кадров отвечает за поиск новых сотрудников и мотивацию персонала, а также ведение кадрового документооборота. Иногда на департамент возлагают дополнительные функции — например, организацию обучения, проведение корпоративных мероприятий, решение конфликтных ситуаций, охрану труда.

Руководителя отдела кадров ещё могут называть HR-директором. Он организует работу внутри отдела и отвечает по всем внутренним KPI. В его подчинении могут находиться менеджеры по подбору персонала и кадровики, а также другие сотрудники — например, менеджер по внутренним коммуникациям или бизнес-тренер.

Юридический отдел

Задача юридического отдела — защита интересов компании перед законом. Руководитель и рядовые юристы занимаются юридическим сопровождением коммерческой деятельности, разрешением споров, заключением договоров, обеспечением соблюдения законодательства.

Внутри подразделения могут работать специалисты с разной специализацией — например, юрист по трудовым вопросам и юрист по гражданскому праву.

Это не все возможные подразделения. К АУП также можно отнести секретарей, сотрудников отдела безопасности, службу АХО. Не в каждой компании нужны эти подразделения, особенно если речь идёт о малом бизнесе. Во многих случаях существенную часть задач можно отдать компаниям, оказывающим аутсорсинговые услуги. Это позволит сэкономить на фонде оплаты труда.

Каждое из перечисленных выше подразделений вносит свой вклад в управление организацией. Однако роли и обязанности внутри отдельной организации зависят от специфики бизнеса. Важно тщательно проанализировать структуру вашей компании, чтобы определить, какие именно позиции АУП наиболее важны для вас.

Для составления перечня нужно выполнить следующие действия:

1. Проведите анализ структуры компании. Определите, какие подразделения существуют в вашей организации и какие функции они выполняют. Это поможет вам понять, кто из работников относится к АУП

2. Изучите должностные инструкции. Ознакомьтесь с обязанностями и ответственностью каждой должности в вашей компании. Это позволит точно определить, кто выполняет управленческие функции

3. Оцените важность каждой позиции. Подумайте, насколько каждая должность важна для успешной работы бизнеса. Возможно, некоторые позиции можно объединить или упразднить

4. Создайте список АУП. На основе проведённого анализа составьте перечень должностей, относящихся к административно-управленческому персоналу. Этот список станет основой для дальнейшего планирования и управления

5. Регулярно пересматривайте список. В зависимости от изменений в структуре компании, появления новых функций или задач, а также развития сотрудников может потребоваться периодически обновлять перечень АУП. Это обеспечит актуальность информации и поможет вам эффективно управлять персоналом

Составление перечня административно-управленческого персонала позволяет чётко определить роли и обязанности каждого сотрудника, оптимизировать деятельность подразделений, повысить эффективность работы. Актуальный список поможет вам в управлении бизнесом.

Как правило, штат компании растёт постепенно, и выделять АУП в отдельную категорию на старте не имеет смысла. Однако при росте бизнеса становится важно выстраивать структуру компании. Это нужно как для того, чтобы упорядочить процессы внутри организации, так и для финансового планирования — особенно в тех отраслях, где затраты на ФОТ традиционно велики, например в сфере оказания услуг.

Расходы на работников, выполняющих прямую производственную функцию, можно отнести к переменным: с ростом объёмов производства их требуется всё больше. В отношении АУП эта зависимость тоже есть, но она не так очевидна: один бухгалтер может закрывать потребности небольшой столярной мастерской, где трудятся пятеро рабочих, или производственного комбината, в штате которого несколько десятков линейных специалистов.

Зная количество сотрудников, занятых административной работой, можно более точно планировать расходы организации. Кроме того, эта информация поможет при составлении документов, регламентирующих взаимодействие между подразделениями. Вы сможете прописать зоны ответственности каждого специалиста, оценить его вклад в общий результат и мотивировать работников более эффективными способами.

Расходы на АУП — это одна из основных статей затрат любого бизнеса. Они включают заработную плату, налоги, страховые взносы. Также к этой категории трат относятся расходы на обучение и развитие работников, обустройство рабочих мест, проведение корпоративных мероприятий. Если не учитывать эти расходы, можно столкнуться с финансовыми трудностями или снижением эффективности работы.

Как учитывать расходы на АУП:

• •

  Определите структуру АУП в вашей компании. Это поможет вам понять, какие расходы вы будете нести

• •

  Установите систему учёта расходов. Используйте специальные программы или таблицы, чтобы отслеживать все затраты на АУП

• •

  Разделите расходы на постоянные и переменные. Постоянные расходы не зависят от объёма работы (например, заработная плата), а переменные — зависят (например, расходы на командировки)

• •

  Анализируйте расходы, чтобы найти возможности для оптимизации. Например, вы можете перераспределить обязанности между сотрудниками, чтобы снизить нагрузку на некоторых из них. Следите за законодательством. Убедитесь, что вы соблюдаете все требования законодательства в отношении охраны труда и расходов на АУП

• •

  Используйте полученные данные для принятия решений. Вы можете использовать информацию о расходах на АУП для планирования бюджета, оценки эффективности работы, а также принятия других решений

Административно-управленческий персонал (АУП) — это сотрудники, в зоне ответственности которых находится координация внутренних процессов компании. При этом их деятельность не влияет прямо на производство конечного продукта или оказание услуг.

К административному персоналу относятся:

• •

  высший и средний менеджмент

• •

  бухгалтерия

• •

  финансовый отдел

• •

  IT-отдел

• •

  отдел маркетинга

• •

  отдел персонала

• •

  юридический отдел

Выделение АУП в отдельную категорию нужно для более чёткого распределения функционала работников внутри компании, выстраивания процессов, оптимизации фонда оплаты труда. Часть задач можно отдать компании, оказывающей аутсорсинговые услуги.

Расходы на оплату труда административного персонала относятся к постоянным издержкам — при увеличении объёма продаж они остаются неизменными.

2

Поделиться