Как проверить кассовый аппарат в налоговой

---

Использование бизнесом контрольно-кассовой техники (ККТ) регламентирует Федеральный закон № 54-ФЗ. В законе сказано: ИП и юрлица могут применять в работе только то оборудование, которое одобрено налоговой. Как узнать, можно ли использовать ККТ той или иной модели и как вообще инспекция проверяет онлайн-кассы, — расскажем в статье.

Реестр онлайн-касс — это официальный документ, размещённый на сайте налоговой. В таблице содержатся сведения о тех моделях контрольно-кассовой техники, которые разрешено использовать для бизнеса. Когда магазин, кафе или гостиница собираются установить ККТ, то предварительно нужно свериться с реестром и только после этого покупать кассу. Если купленной модели оборудования нет в списке ФНС, то это приравнивается к работе без контрольно-кассового оборудования. За подобное нарушение предусмотрен штраф.

В реестр могут быть добавлены только те устройства, которые отвечают ряду требований:

• •

  Оборудование может работать с фискальными накопителями актуальных моделей для хранения данных о продажах или о возвратах средств покупателям. Список моделей ФН доступен на сайте ФНС

• •

  Устройство подключается к интернету и передаёт онлайн информацию с фискального накопителя

• •

  Техника может формировать не только бумажные, но и электронные кассовые или корректирующие чеки, а также ежедневные отчёты в электронной форме

• •

  Документы, которые формирует устройство, содержат строго определённый набор реквизитов о сделке и компании.

Существуют модели касс, которые сразу оснащены модулем для эквайринга. По-другому их называют смарт-кассами. То есть торговая точка с таким оборудованием может принимать оплату от клиентов безналом, по карте. Пример такого устройства — Альфа‑Касса со встроенным эквайрингом. С ней бизнес принимает платежи от покупателей любыми способами, выдаёт чеки, отчитывается перед налоговой и, при необходимости, работает с «Честным Знаком», ЕГАИС. Если эквайринговый модуль не встроен в онлайн-кассу, то его легко подключить дополнительно. Например, для клиентов Альфа‑Банка естьтерминал P8, который интегрируется с многими онлайн-кассами, принимает любые виды платежей, имеет современное программное обеспечение для быстрой обработки транзакций и удобный интерфейс. Останется выбрать тариф на эквайринг, и можно приступать к работе.

Кроме реестра онлайн-касс, на государственном уровне утверждены реестр фискальных накопителей и реестр операторов фискальных данных. Все эти реестры нужны для обеих сторон: и для ФНС, и для бизнеса. Налоговая получает гарантию: если ИП или юрлицо использует в работе официально разрешённую ККТ, то все данные о финансовых операциях будут автоматически поступать в ФНС. Бизнес, в свою очередь, уверен, что применяет в работе качественную технику. Сводятся к минимуму риски получить штраф за неправильное оформление финансовых операций или несвоевременную передачу данных.

Реестр представляет собой электронную таблицу, в которой содержатся следующие сведения:

• •

  Полное наименование компании-изготовителя техники

• •

  ИНН предприятия-изготовителя

• •

  Название модели оборудования

• •

  Номер версии модели ККТ

• •

  Поддерживаемые версии форматов фискальных документов

• •

  Особенности использования ККТ (подходит ли для расчётов через интернет, может ли использоваться для формирования бланков строгой отчётности)

• •

  Реквизиты экспертного заключения, подтверждающего, что оборудование соответствует требованиям законодательства (номер и дата заключения)

• •

  ИНН компании, выдавшей экспертное заключение

• •

  ИНН налогоплательщика

• •

  Дата включения оборудования в реестр контрольно-кассовой техники

• •

  Номер приказа ФНС, на основании которого ККТ включили в реестр

Если модель контрольно-кассовой техники по каким-то причинам исключат из реестра, то в электронную таблицу добавят соответствующую информацию. Также будет указано основание для исключения. Подобное случается, когда оборудование перестаёт отвечать требованиям законодательства.

14 декабря 2023 года вступило в силу постановление Правительства РФ № 2140. Нормативный документ гласит: до 31 декабря 2024 года в России действовал мораторий на проверки ККТ. Постановлением Правительства № 372 от 10 марта 2023 года этот режим продлили до 2030 года. Налоговая не может проводить в отношении большинства ИП и юрлиц плановые проверки, касающиеся использования контрольно-кассовой техники. Мораторий не относится лишь к организациям с высоким риском причинения вреда в случае нарушений.

Однако бизнесу не стоит расслабляться. Мораторий распространяется лишь на отдельные контрольные мероприятия. Внеплановые проверочные мероприятия никто не отменял. Налоговая имеет право в любое время нанести визит в торговую точку и проверить, как используется кассовое оборудование.

Что именно проверяют инспекторы:

• •

  Установлено ли в торговой точке контрольно-кассовое оборудование

• •

  Зарегистрирована ли касса в налоговой

• •

  Заключён ли договор с оператором фискальных данных

• •

  Выдаются ли покупателям чеки (бумажные или электронные)

• •

  Какая информация содержится в чеках, соответствуют ли данные требованиям законодательства

• •

  Соблюдает ли предприниматель кассовую дисциплину

К примеру, в чеке должны быть указаны не только дата выдачи и сумма финансовой операции, но и ИНН ИП или юрлица, адрес торговой точки, где был произведён расчёт, наименование товара или услуги, характер расчёта (поступление или возврат денежных средств). Кроме того, указывают фамилию и имя кассира, номер регистрации ККТ, фискальный признак документа. Если хотя бы одного реквизита нет в чеке, то инспектор может вынести предупреждение или выписать штраф.

При подключении онлайн-кассы в Альфа‑Банке кассовый партнёр настраивает формирование фискальных документов в соответствии с требованиями закона и спецификой бизнеса.

В первую очередь внимание привлекают те компании, которые не соблюдают базовые требования закона, а именно:

• •

  в течение 60 дней подряд из торговой точки не передаётся информация в ФНС

• •

  в течение 30 календарных дней треть от всех кассовых документов — это чеки коррекции (от 30% и более)

• •

  в течение 30 календарных дней более 30% от всех сформированных документов — это возврат средств клиентам (исключение составляют ломбарды, там такое соотношение допустимо)

Если сведения с кассы не поступают в течение 60 дней, то индикатор риска срабатывает автоматически через автоматизированную информационную систему. Кроме того, поводом для внеплановой проверки может послужить жалоба со стороны покупателя (к примеру, ему не выдали чек в момент покупки или отказали в возврате денег за некачественный товар).

В 2025 году налоговая может проверять онлайн-кассы двумя способами: лично и онлайн. В первом случае инспектор посещает торговую точку, чтобы убедиться: ИП или юрлицо соблюдает все требования закона. При онлайн-проверке инспектор запрашивает у бизнеса документы в электронном виде и проверяет их удалённо.

Все проверки делятся на две категории: с взаимодействием и без взаимодействия. К мероприятиям с взаимодействием относят выезды и контрольные закупки. Такие проверки могут быть организованы с согласия прокуратуры или по поручению руководства налоговой. Разрешение прокуратуры ФНС может получить в уведомительном порядке и начать проверку немедленно после обнаружения нарушения. При проверке присутствует ИП или официальный представитель бизнеса. Инспектор проводит осмотр и оценивает, насколько корректно осуществляется работа торговой точки.

Проверяющий обязан представить документ, подтверждающий личность, и предъявить официальное решение о проведении проверки. Представитель бизнеса, присутствующий на проверке, обязан предоставить доступ к ККТ и всем данным. После проверки инспектор составляет акт. Представитель продавца может изучить документ, принять или отклонить его.

Прокуратура не всегда даёт согласие на проведение контрольных мероприятий. Тогда проверка проводится без взаимодействия с бизнесом. Речь идёт о наблюдении и выездных обследованиях. К наблюдениям относятся: сбор информации, анализ данных, дистанционная проверка документов. Выездное обследование — это личное посещение торговой точки. Это делают, чтобы осмотреть территорию, проконтролировать соблюдение законов при размещении рекламы, проверить работу инженерных коммуникаций. Но и при проведении проверок без взаимодействия налоговая может привлекать бизнес к административной ответственности и выписывать штрафы.

Если обнаружены нарушения, то у проверяющих органов есть право устроить контрольную закупку. Все действия фиксируются на скрытую видеокамеру. По результатам контрольной закупки инспектор может запросить у компании те или иные документы для дополнительной проверки. По итогам мероприятия принимается решение: ограничиться предупреждением или выписать штраф. Если никаких нарушений не обнаружено, то продавец даже не узнает о том, что в торговой точке проводилась контрольная закупка.

Какие ещё мероприятия проводит ФНС по отношению к ИП и юрлицам в 2025 году:

• •

  Профилактические беседы. Инспектор может посетить торговую точку и проконсультировать сотрудников о нюансах использования ККТ и правилах проверки контрольно-кассовой техники

• •

  Информирование. Налоговая делает рассылки по электронной почте, чтобы ознакомить с изменениями в законодательстве или сообщить важную информацию

• •

  Предостережения. Их могут вынести, если деятельность компании вызывает подозрения

В 2025 году компаниям, нарушившим закон об использовании контрольно-кассовой техники, грозят следующие штрафы:

• •

  За неиспользование ККТ должностные лица, то есть и индивидуальные предприниматели, обязаны заплатить штраф в размере от ¼ до ½ от суммы расчётов, произведённых без применения контрольно-кассового оборудования. При этом размер взыскания не может быть меньше 10 тыс. рублей. Для юрлиц предусмотрено более серьёзное наказание: от 75 до 100% от суммы расчётов, произведённых с нарушениями. Минимум — 30 тыс. рублей

• •

  Повторное нарушение может не ограничиться денежным взысканием. Максимальное наказание — дисквалификация на 1–2 года для должностных лиц, и приостановление деятельности на срок до 90 суток — для ИП и юрлиц. Важное условие: сумма расчётов, произведённых без использования ККТ, должна превышать более 1 млн рублей

• •

  За использование ККТ, не соответствующей требованиям законодательства, бизнесу грозит предупреждение или штраф. Размер взыскания для должностных лиц составляет 1,5–3 тыс. рублей, для юрлиц — 5–10 тыс. рублей. Такое же наказание предусмотрено за непредставление информации по запросу ФНС

• •

  Если продавец не выдал чек покупателю, то должностному лицу придётся заплатить штраф в размере 2 тыс. рублей, а юрлицу грозит предупреждение или взыскание в размере 10 тыс. рублей

При регистрации ККТ и заключении договора с оператором фискальных данных заявитель обязан представить определённую информацию о компании. Если выяснится, что организация подала недостоверные сведения, то должностному лицу грозит штраф в размере 10–20 тыс. рублей, а юридическому лицу придётся заплатить от 100 до 200 тыс. рублей. Избежать проблемы можно с услугой «Касса под ключ». С ней Альфа‑Банк помогает зарегистрировать технику в налоговой и заключить договор с ОФД, а также обеспечивает бесплатную доставку оборудования и обучение пользователей работе с ним.

ИП или юрлицо может добровольно обратиться в налоговую, и, не дожидаясь проверки, сообщить о несоблюдении закона (нарушении сроков регистрации или работе без применения ККТ). Бизнес должен обнаружить нарушение законодательства до проверочных мероприятий и устранить его, а также уплатить возникшие пени. В таких случаях компания освобождается от административной ответственности. Главное, чтобы были выполнены следующие условия: в налоговую пока не поступала информация об этом правонарушении, нарушитель представил все сведения и подтверждающие документы, в его действиях нет признаков более тяжкого проступка.

Правила использования ККТ в 2025 году не изменились. Чтобы избежать денежных взысканий, бизнесу нужно:

• •

  Приобрести контрольно-кассовую технику, которая входит в реестр ФНС

• •

  Заключить договор с оператором фискальных данных

• •

  Подать заявление на регистрацию ККТ в налоговую (срок регистрации — пять рабочих дней)

• •

  После каждого расчёта с покупателем выдавать ему бумажные или электронные чеки

• •

  Фиксировать каждую финансовую операцию (приход, корректировку, возврат)

• •

  Регулярно сверять, вся ли нужная информация содержится в чеке

Необходимо постоянно сверять данные по базе фискальных документов, чтобы не было расхождений по выручке и отчётности. Даже при обнаружении ошибки её можно своевременно исправить, внеся корректировки (если исправить ошибку до того момента, пока её не обнаружила налоговая, то штрафа удастся избежать). Продавцы должны быть готовы к контрольной закупке в любой момент. О ней никогда не предупреждают, поэтому каждого покупателя нужно обслуживать в точном соответствии с требованиями закона.

Альфа‑Банк предлагает клиентам ККТ, входящую в реестр налоговой. Бизнес получает совместимый с онлайн-кассой фискальный накопитель, который соответствует сфере деятельности и налоговому режиму. Банк и кассовые партнёры берут на себя обучение персонала работе с ККТ и её техническое обслуживание.