Как подключить онлайн-кассу

С 2021 года использование контрольно-кассовой техники с подключением к интернету стало обязательным для всех представителей бизнеса независимо от организационной формы ― ООО или ИП. Исключения сделаны для самозанятых и организаций, принимающих оплату только на расчётные счета. Послабления сделаны также для некоторых ООО и ИП при реализации отдельных видов товаров и услуг. Оформлять чеки с помощью аппаратов, не подключённых к сети, можно тем, кто работает в отдалённых малонаселённых районах с проблемами доступа в интернет.

Онлайн-касса ― это одна из разновидностей ККТ. Представляет собой удобный инструмент для приёма, обработки и учёта платежей. Её установка ― не только гарантия соблюдения требований закона в расчётах, но и удобный способ ведения клиентских баз и расширения аналитики.

Как подключить онлайн-кассу и в чём её плюсы для бизнеса, расскажем в деталях. Также приведём пошаговую инструкцию по её подключению.

Это кассовый аппарат нового поколения с фискальным накопителем. Кассы, которые использовались ранее, записывали фискальные данные на специальный чип, а новые устройства с приставкой «онлайн» сами передают эту информацию через интернет непосредственно в момент расчёта.

Преимущества использования онлайн-касс:

• •

  предпринимателю не нужно привозить устройство в налоговую — вся информация передаётся дистанционно

• •

  налоговая может сверять доходы, заявленные в отчётах, с реальными и более точно рассчитывать налогооблагаемую базу

• •

  при оплате товаров и услуг через интернет все покупатели получают чеки в электронном виде: если нужно вернуть деньги за покупку, чек всегда под рукой

Существует несколько категорий ККТ:

• •

  Автономные — подходят для магазинов с небольшой номенклатурой, предприятий сферы услуг и общественного питания. Представляют собой кнопочные или сенсорные аппараты со встроенным аккумулятором и модемом для подключения к интернету. Не требуют для работы компьютера или планшета. Оснащены модулем для печати чеков. Благодаря своей мобильности подходят для служб доставки и точек выездной торговли

• •

  Фискальные регистраторы — используются в торговых точках с большим потоком покупателей. Работают только в связке с компьютерной техникой. Не обладают автономностью, зато предоставляют широкие возможности для бизнес-аналитики и упрощения бухгалтерского учёта. Имеют высокую скорость печати чеков. Этот критерий особенно важен при выборе ККТ для установки в местах с высоким потоком клиентов. Позволяют быстро и удобно заводить большое количество товаров и услуг. Поэтому отлично подходят для магазинов с объёмными каталогами товаров

• •

  Мобильные — предназначены для выездной торговли, служб доставки

• •

  Смарт-терминалы — обычно используются на предприятиях торговли малого и микробизнеса, сферы услуг и общественного питания

• •

  Облачные кассы. Одна из разновидностей онлайн-кассы для интернет-эквайринга. Подойдёт небольшим компаниям и ИП, для которых заводить обычную онлайн-кассу невыгодно из-за небольшого оборота. Крупный и средний бизнес может использовать облачную кассу для решения вопросов мобильности. С ней удобно работать службам доставки, такси, транспортным компаниям. Она позволяет проводить платежи, выдавать чеки и передавать данные оператору фискальных данных через приложение на смартфоне, планшете или ноутбуке. Поскольку данные передаются ОФД через интернет, продавцу не нужно покупать и обслуживать ККТ. Оборудование расположено в дата-центре партнёра, продавцу предоставляется к нему удалённый доступ на праве аренды. Облачная касса оформляет не бумажные, а электронные чеки. Закон № 54-ФЗ позволяет выдавать электронные чеки интернет-магазинам, приложениям, маркетплейсам, вендинговым автоматам, курьерским службам и службам такси

Зарегистрировать онлайн-кассу можно одним из следующих способов:

1. Через сайт налоговой. Это можно сделать в личном кабинете в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники»

2. Через службу поддержки и личный кабинет пользователя оператора фискальных данных (ОФД), то есть через компанию, которая берёт на себя сбор и передачу данных на серверы налоговой

3. В территориальном отделении налоговой по месту регистрации ИП. Это вариант для тех, кто не хочет разбираться, как подключать, самостоятельно. Недостаток — существенная потеря времени, необходимость два-три раза провести пробный сеанс связи и тестирование работы ККТ

4. Через сторонних специалистов на платной основе

5. Регистрация ККТ через единый портал государственных и муниципальных услуг. Необходимо заполнить заявление и ответить на вопросы о целях использования кассы и месте установки. Поставьте на заявление УКЭП и в течение одного рабочего дня получите регистрационный номер ККТ

При самостоятельном подключении ККТ к внешнему интерфейсу и серверам налоговой пошаговый алгоритм действий будет таким:

1. Регистрация данных ИП на сайте налоговой

2. Получение криптографической подписи или ЭЦП. Это можно сделать через Госуслуги

3. Запуск ПО онлайн-кассы. Для этого её основной блок соединяется с ПК (ноутбуком или планшетом) через разъём USB. Далее нужно запустить процесс аутентификации нового устройства на ПК. Обычно аутентификация, загрузка и установка ПО проходят автоматически. ПК самостоятельно ищет и устанавливает драйвер и ПО на жёсткий диск. После первичной установки ПК перезагружается, теперь он сам будет узнавать устройство при каждом последующем подключении

4. Подключение уже работающей кассы к оператору фискальных данных. Выбрать такого оператора можно из соответствующего перечня компаний, размещённого на сайте налоговой. Как только услуга будет оплачена, пользователь получит доступ к своему личному кабинету. В личном кабинете можно управлять всеми ККТ интернет-магазина и отслеживать динамику продаж по каждой торговой точке

5. Регистрация на сайте налоговой. В разделе «Учёт ККТ» нужно выбрать опцию «Регистрация ККТ», после чего заполнить параметры заявления вручную. Если все данные ККТ указаны корректно, то сервер налоговой автоматически присвоит конкретному устройству уникальный регистрационный номер из 16 цифр

6. Ввод регистрационного номера в онлайн-кассу. Для этого в настройках устройства необходимо выбрать сервисный режим и в открывшемся окошке указать уникальный номер и ИНН компании или ИП

7. Формирование отчёта о регистрации ККТ. Это делается через личный кабинет на сайте налоговой. Во вкладке «Учёт ККТ» должна появиться касса, а напротив неё — кнопка «Отчёт о регистрации ККТ»

8. Получение карточки регистрации ККТ. Она служит подтверждением того, что фискализация прошла успешно. Завершающим шагом всей процедуры является передача сведений оператору фискальных данных. Это можно сделать через личный кабинет на сайте ОФД. Теперь онлайн-касса готова к работе — можно начинать пробивать чеки о покупке

Согласно Федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, установка ККТ нового образца обязательна практически для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, включая:

• •

  ИП без наёмных сотрудников, которые торгуют товарами не своего производства

• •

  ИП с наёмными сотрудниками, которые оказывают услуги, торгуют товарами и выполняют работы

• •

  ИП, которые выдают бланки строгой отчётности, в том числе продают билеты в салоне транспорта

Торговля через интернет не освобождается от использования ККТ, поэтому для работы онлайн-магазина также требуется установка онлайн-кассы.

Послабление для интернет-магазинов сделано в части оформления чеков: их можно не печатать на бумажном носителе, а формировать в электронном виде. Чек направляется покупателю письмом на электронный адрес, смс по номеру телефона или сообщением через мессенджеры.

1. ИП или граждане со статусом самозанятого, которые продают товары собственного производства или самостоятельно оказывают услуги. Если гражданин зарегистрирован одновременно в качестве самозанятого и ИП, он может не использовать ККТ в расчётах, связанных с деятельностью самозанятого

2. ИП на патенте, которые занимаются определёнными видами деятельности, включая сезонную продажу овощей и фруктов, пошив одежды, дополнительное и дошкольное образование, разработку ПО, репетиторство (с полным перечнем можно ознакомиться на сайте налоговой). Это не освобождает их от обязанности оформления и выдачи покупателю документа, подтверждающего расчёты. Документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные законом

3. Организации и ИП на упрощённой системе налогообложения, деятельность которых ведётся в отдалённом или труднодоступном месте (при условии, что эта местность определена в законодательных актах местных властей)

4. Организации и ИП, реализующие определённые виды товаров и услуг, перечисленные в законе. В перечень вошли: обеспечение питанием сотрудников и обучающихся в учреждениях образования, торговля с лотка на розничных рынках и ярмарках, разносная торговля с рук, сезонная торговля овощами вразвал, вспашка огородов — полный перечень указан в законе 54-ФЗ. Это послабление не распространяется на предпринимателей, торгующих подакцизными товарами и товарами, подлежащими обязательной маркировке

5. Организации и ИП при расчётах исключительно монетами Банка России

6. Государственные библиотеки и религиозные организации

При выборе ККТ нужно ориентироваться на такие критерии:

• •

  Поток покупателей. Если нагрузка большая, то предпочтительней использовать фискальный регистратор. Для торговых точек со средним или небольшим потоком клиентов более удобным и сбалансированным по цене/функциональности решением станет автономное устройство

• •

  Тип подключения к интернету. Это может быть проводной интернет, мобильные технологии 2.4/5G, Wi-Fi или Bluetooth. Соответственно, выбранная модель должна поддерживать используемый тип подключения

• •

  Используемые способы оплаты: наличные, банковские карты, NFC, QR-коды. Выбранная онлайн-касса должна поддерживать указанные форматы платежей

• •

  Место расчётов. Для интернет-магазина подойдёт облачная онлайн-касса, для выездной торговли можно использовать мобильную

• •

  Габариты устройства и наличие аккумулятора. Для небольших торговых точек и развозной рыночной торговли фискальный регистратор не подойдёт, так как его требуется подключать к компьютеру и к сети. В этом случае хорошей альтернативной станет автономное или мобильное устройство

• •

  Функциональные требования. Многие современные КТТ представляют собой мощный инструмент для бизнес-аналитики. С их помощью можно не только вести приём и учёт платежей, но и работать с клиентскими базами ― формировать, хранить и анализировать полученные данные. Их можно использовать в качестве инструмента маркетинга для разработки программ лояльности, подготовки клиентских рассылок, оценки эффективности бонусных программ. Также они помогут в управлении персоналом, давая возможность оценивать показатели выручки и количество обслуженных клиентов за смену или по выбранным сотрудникам за указанный период. Руководителю или владельцу бизнеса достаточно открыть компьютер, мобильный телефон или планшет — и вся интересующая его информация будет представлена в режиме реального времени

109

Поделиться