Что такое ОФД в онлайн‑кассах и зачем нужен

Практически весь бизнес, за редким исключением, должен использовать в работе онлайн-кассы, но одной только техники недостаточно для законности деятельности. У компаний и индивидуальных предпринимателей должен быть договор с ОФД. Расскажем, что это за организация, какие функции выполняет, как её выбрать и почему нельзя обойтись без этого.

ОФД — это оператор фискальных данных, который выполняет функции посредника между бизнесом и налоговой службой (ФНС). По Федеральному закону № 54-ФЗ большинство компаний и ИП должны передавать отчётность в ФНС в режиме реального времени и выдавать покупателям чеки об оплате товаров и услуг. Отправлять информацию нужно по определённой законом процедуре, через защищённые каналы, в зашифрованном формате. Всё это обеспечивает ОФД. Он контролирует, чтобы фискальные данные сохранялись и передавались в ФНС в первоначальном виде. Это позволяет отслеживать доходы бизнеса и правильно определять налоговую базу. Также ОФД гарантирует сохранность и неизменность данных, благодаря криптографической защите.

Обязанность работать с контрольно-кассовой техникой (ККТ), то есть сохранять фискальные данные о расчётах, выдавать чеки, передавать сведения в налоговую через ОФД, ложится на бизнес независимо от способа взаимодействия с клиентами. Если ООО или ИП обслуживают людей онлайн, всё равно нужна касса — облачная. Также обязателен договор с оператором фискальных данных, возможность создавать и пересылать покупателям чеки в электронном виде. Все услуги можно получить в Альфа‑Банке с бесплатным подключением интернет-эквайринга с комиссией 1%. Есть выгодные тарифы для разных отраслей бизнеса, ИП и ООО с учётом ежемесячного оборота. При соблюдении условий тарифа облачную кассу можно подключить бесплатно, а платить нужно только за эквайринг — комиссию за обработку платежей. Можно принимать деньги от покупателей с карт и через СБП с помощью платёжной формы на сайте, в приложении или соцсетях, сразу получать уведомление об оплате. При этом облачная касса автоматически создаёт и отсылает чеки, а также передаёт данные в ОФД и налоговую.

Оператор фискальных данных должен выполнять обязанности:

• •

  Информировать ФНС о заключении договора с компанией или предпринимателем и о прекращении сотрудничества

• •

  Принимать и обрабатывать фискальные данные, которые отправляет онлайн-касса

• •

  Передавать их в ФНС

• •

  Отправлять клиентам бизнеса чеки, полученные от онлайн-кассы, обеспечивать возможность проверки документов об оплате

• •

  Защищать фискальные данные от случайного уничтожения и попадания к третьим лицам

• •

  Сохранять базу фискальных документов и восстанавливать её, если она утрачена

• •

  Исключать возможность исправления данных, прекращения доступа к ним ФНС

Чеки и отчёты для налоговой должны соответствовать установленным законом параметрам. Если поступил фискальный документ, не прошедший проверку фискального признака, оператор должен сообщить об этом в ФНС.

Оформление продажи с применением онлайн-кассы состоит из следующих этапов:

1. При оплате покупки аппарат создаёт бумажный или электронный чек с обязательными данными — реквизитами

2. Фискальный накопитель (ФН) внутри оборудования подписывает кассовый чек электронной подписью

3. Подписанный чек направляется в ОФД

4. Оператор принимает фискальный документ и проверяет его достоверность

5. ОФД передаёт сведения о чеке в ФНС в режиме реального времени

6. После подтверждения получения ФНС документа оператор отправляет кассе сигнал о регистрации чека.

7. ОФД пересылает электронный чек покупателю на email или номер мобильного, если эти данные указаны, также покупатель может получить его сканированием QR-кода на бумажном чеке или через личный кабинет на сайте ФНС

Без оператора фискальных данных оформление расчётов в таком виде невозможно. Если продавец не выдаёт кассовые чеки и вообще не использует необходимое оборудование, он нарушает закон № 54-ФЗ и будет оштрафован. Размер штрафа зависит от многих факторов: формы деятельности, суммы, проведённой мимо кассы, и других.

Предприниматель и компания могут выбрать оператора фискальных данных только из реестра ФНС. Список есть на её сайте, доступен к скачиванию. При выборе важны следующие условия:

• •

  Список услуг. Даже стандартный набор у разных ОФД может различаться. Есть и дополнительные сервисы, например, электронный документооборот (ЭДО), возможность использовать несколько способов отправки чеков, анализировать продажи

• •

  Стоимость обслуживания. Выгоднее, когда можно выбрать из нескольких тарифов в зависимости от уровня бизнеса. У некоторых операторов есть бесплатный пробный период

• •

  Технические возможности и интеграция. Нужно удостовериться, что ОФД работает с удобными бизнесу моделями онлайн-касс и фискальных накопителей, то есть техника поддерживается оператором. Иначе передача сведений будет невозможна. Также может быть важной интеграция с собственными товароучётными системами, маркетплейсами, API

• •

  Надёжность оператора. Важно, чтобы он работал без сбоев, быстро обрабатывал чеки. От этого зависят качество обслуживания покупателей и сами продажи

• •

  Удобство использования. Важен понятный интерфейс в личном кабинете (ЛК), чтобы можно было быстро переключаться между разделами. Также необходим доступ с мобильного устройства, в том числе в приложении

• •

  Качество поддержки. Например, удобно, чтобы клиентская служба ОФД работала круглосуточно, хоть это не обязательно условие. Удобнее, когда есть несколько возможностей связаться с ней: телефон, чат на сайте, мессенджеры

Выбрать оператора и подписать договор об обслуживании нужно до регистрации оборудования в ФНС. Эти обязанности можно доверить банку, в котором у ИП или ООО открыт расчётный счёт. Например, в Альфа‑Банке можно бесплатно арендовать Альфа‑Кассу со встроенным терминалом эквайринга и фискальным накопителем, чтобы подключить услугу «Касса под ключ». В обслуживание входит помощь в выборе ОФД и ФН на 15 или 36 месяцев, оформление договора с оператором, помощь в регистрации в ФНС. Можно получить и настроить технику для продажи обычных, подакцизных, маркированных товаров.

Для начала бизнесу нужна онлайн-касса с работающим ФН и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Индивидуальные предприниматели и руководители ООО оформляют КЭП в удостоверяющем центре ФНС или в любом аккредитованном Минцифры центре. Можно записаться на приём в УЦ ФНС на её сайте, через Госуслуги или прийти в отделение с паспортом, СНИЛС и ИНН.

После того как КЭП будет получена, подписывают договор с ОФД. Юридическое оформление, оплата и подключение выполняются на сайте оператора, алгоритм у всех организаций примерно одинаковый:

1. Зарегистрироваться с использованием УКЭП, чтобы создать учётную запись

2. Нажать кнопку «Подключиться к ОФД» или «Зарегистрироваться»

3. Указать свой статус — ИП или юридическое лицо

4. Заполнить анкету-заявку, указав другие данные пользователя и нужные услуги в дополнение к ОФД, например, ЭДО, интеграцию с 1С

5. Отметить согласие на обработку фискальных данных

6. Подписать документ УКЭП

7. Оплатить услуги с карты или через Систему быстрых платежей

8. Получить в ЛК ОФД технические параметры для настройки кассы, которые вводят в её интерфейсе (адрес сервера, порт, название оператора). Это нужно, чтобы ККТ знала, куда отправлять данные

Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Кассовое оборудование обязательно ставят на учёт в ФНС. Это также можно сделать в личном кабинете ОФД за несколько шагов:

1. В разделе «Подключение ККТ» или «Регистрация ККТ» нажать кнопку начала процедуры

2. Заполнить поля заявления, указав данные техники, ОФД, номер фискального накопителя, адрес, по которому находится касса и другие

3. Заверить документ КЭП юролица или ИП и отправить в ФНС

4. Получить в аккаунте ОФД регистрационный номер ККТ

5. В течение суток ввести его в интерфейс онлайн-кассы, создать отчёт о регистрации

6. Ввести данные из отчёта в форму в ЛК ОФД и отправить в налоговую

7. Дождаться получения из ФНС карточки регистрации оборудования, которая появится в ЛК ОФД

С этого момента онлайн-касса может использоваться в работе: пробивать чеки, создавать отчёты, передавать сведения оператору и в налоговую.

Обходиться без оператора фискальных данных может только бизнес, который не применяет онлайн-кассы по закону. Если оборудование есть, оно должно быть зарегистрировано в ФНС, а без договора с ОФД регистрация невозможна.

По закону № 54-ФЗ работать без онлайн-касс могут ИП и юридические лица, которые заняты следующими видами предпринимательства:

• •

  Продажей бумажных газет и журналов в киосках, если их доля в товарообороте составляет от 50%, а ассортимент утверждён местными властями

• •

  Обеспечением питания учащихся и сотрудников школ, лицеев, колледжей, университетов

• •

  Торговлей сельхозпродуктами на рынках, ярмарках, выставках не больше чем с трёх торговых мест площадью до 15 м², если продавец платит ЕСХН или НПД

• •

  Разносной и развозной торговлей немаркированными товарами, а также не относящимися к категориям технически сложных, требующих особых условий хранения

• •

  Продажей в киосках мороженого, безалкогольных напитков

• •

  Торговлей из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой

• •

  Другим бизнесом из пункта 2 статьи 2 

Также не использовать кассовое оборудование и не заключать договор с ОФД могут ИП на патенте преимущественно из сферы услуг, например занятые пошивом и ремонтом одежды, ремонтом обуви, ювелирных изделий. Список этих исключений есть в пункте 2 статьи 346.43 Налогового кодекса РФ. Они должны при расчётах выдавать клиентам документ, аналогичный кассовому чеку.

Также работать без онлайн-касс и ОФД могут ИП и юрлица из труднодоступных местностей. В отдалённых местностях обязаны использовать кассу, работающую в автономном режиме и синхронизировать данные с ОФД раз в 30 дней. Списки труднодоступных и отдалённых х населённых пунктов составляют региональные органы власти и размещают на своих сайтах. Бизнес, не использующий ККТ, тоже выдаёт покупателям по требованию документы по расчётам с установленными законом реквизитами.

Если ООО или ИП обязаны использовать онлайн-кассы и отчитываться перед ФНС через ОФД, но не делают этого, их ждёт штраф по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ:

• •

  Для ИП — от 25% до 50% суммы расчёта без ККТ, минимум 10 000 ₽

• •

  Для компаний — от 75% до 100% суммы расчёта без ККТ, минимум 30 000 ₽

ОФД для бизнеса — помощник, один из элементов законного использования онлайн-касс. Можно выбрать его самостоятельно, ещё проще это сделать через банк, в котором открыт расчётный счёт. В Альфа‑Банке подключают подходящее кассовое оборудование и терминалы эквайринга, помогают заключить договор с ОФД и быстрее зарегистрировать технику.

1

Поделиться