Работа с маркированными товарами на кассе

---

Обязательная маркировка вводится в России последние несколько лет. Она влияет не только на производителей и импортёров, но и на розничных продавцов, общепит. Тем, кто продаёт маркированные товары, необходимо обновить кассовое ПО, приобрести дополнительное оборудование, настроить электронный документооборот. Какие ещё особенности работы с маркировкой нужно учесть рознице и общепиту, чтобы не столкнуться со штрафами?

На каждый товар, который входит в группу подконтрольной системе «Честный знак» продукции, наносится маркировка в виде уникального кода Data Matrix. В этом двумерном матричном штриховом коде зашифрована основная информация о продукте: место изготовления, состав, срок годности и другие данные.

Каждый участник системы мониторинга должен сканировать код Data Matrix при отгрузке и приёмке партии товара и передавать эту информацию в «Честный знак». Цепочка, которая включает производителей, оптовиков и розничных продавцов с общепитом, заканчивается на кассе, в момент реализации продукта. Процедура продажи маркированной продукции состоит из нескольких действий и занимает считаные секунды:

• •

  Кассир сканирует штрихкод на упаковке

• •

  Кассовая программа связывается с системой «Честный знак» и получает от неё информацию, что товар с этим кодом присутствует в обороте

• •

  Онлайн-касса формирует и распечатывает чек

• •

  Данные о продаже маркированного продукта автоматически передаются в систему мониторинга

• •

  Товарный код выбывает из оборота

Но бывает и так, что операция отклоняется. Почему так может произойти? На кассах для общепита и розницы в 2024–2025 годах будет поэтапно внедряться разрешительный режим. Это система проверки подлежащих маркировке товаров на ККТ. Если код пройдёт её после сканирования — чек будет пробит. А если нет — онлайн-касса выдаст уведомление о запрете продажи.

Сроки введения разрешительного режима для разных товарных групп различаются. Онлайн-проверки для продавцов маркированной продукции начались в апреле 2024 года с сигарет, слабоалкогольных напитков и пива в кегах. Уже через месяц крупные торговые сети были обязаны начать правильно работать с другой товарной группой: молочной продукцией и упакованной водой. Пока сроки реализации разрешительного режима продлены до июня 2025 года.

В момент сканирования штрихкода на упаковке система «Честный знак» проверяет его по нескольким контрольным точкам. Если код Data Matrix не соответствует стандартам, он не пройдёт проверку и касса выдаст ошибку. Продавать продукцию с отклонённым кодом нельзя: такая операция будет считаться нелегальной, а сама контрольно-кассовая техника не пробьёт чек.

«Честный знак» может отклонить продажу по разным причинам. К самым распространённым из них относятся:

• •

  Истёк срок годности

• •

  Стоимость табачных изделий ниже минимальной по закону, а для алкоголя — выше максимальной

• •

  В системе мониторинга отсутствует информация о коде

• •

  В «Честный знак» не внесли сведения, что товар ввели в оборот

• •

  Продукция уже была выведена из оборота

• •

  На реализацию партии наложен запрет — например, из-за выявленного брака или других нарушений

За продажу подлежащих маркировке товаров без уникальных кодов Data Matrix магазин ждёт административная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность. Для должностных лиц и предпринимателей штраф составит до 10 тысяч рублей, а при продаже табачных изделий — до 50 тысяч. Юридических лиц оштрафуют на сумму до 300 тысяч рублей, а если они занимались реализацией табака, то штраф может возрасти до 500 тысяч. В любом случае контрафактную продукцию конфискуют.

Чтобы автоматизировать процесс продаж и научиться правильно принимать, а затем и пробивать товары с Data Matrix на кассе, розница и общепит должны выполнить несколько требований:

• •

  Получить электронную подпись — УКЭП нужна для регистрации онлайн-кассы, подписания договора с оператором фискальных данных, создания личного кабинета в системе «Честный знак» и дальнейшей работы с ней

• •

  Обновить кассовую программу — в некоторых кассовых аппаратах ПО обновляется автоматически. Онлайн-касса должна поддерживать формат фискальных данных 1.2, быть совместимой с 2D-сканером штрихкодов

• •

  Приобрести 2D-сканер — обычные 1D-сканеры не распознают двумерные матричные Data Matrix, кассиры могут использовать проводные и беспроводные считыватели

• •

  Получить специальный токен в личном кабинете «Честного знака» и указать его в настройках программного обеспечения — даже если торговых точек и касс несколько, достаточно всего одного токена на один ИНН, он обеспечит доступ к серверам системы при сканировании штрихкодов

• •

  Заключить договор с оператором фискальных данных — кассовые чеки должны поступать в налоговую, а при продаже маркированных товаров — ещё и в «Честный знак». Отвечать за обмен данных между кассой и системой будет ОФД

• •

  Подключиться к системе электронного документооборота — все перемещения маркированной продукции сопровождаются подписанием универсального передаточного документа. Для обмена УПД используется ЭДО

Также руководству магазина нужно подготовить к изменениям персонал — научить быстро сканировать коды, объяснить, как действовать при обнаружении проблемных Data Matrix, как принимать и вводить маркированную продукцию в кассу.

Для работы с маркированными товарами в рознице нужен стабильный интернет. Без него онлайн-касса не сможет связаться с системой мониторинга. Если магазин вдруг останется без связи, можно продолжать работу и проводить продажи без проверки кодов онлайн. Продавцу будет дано 72 часа на устранение неполадок. Однако с марта 2025 года при отключении интернета необходимо будет выполнять офлайн-проверки.

Принимать товары с маркировкой от поставщика можно с помощью сканеров двумерных штрихкодов, терминала сбора данных или смартфона с установленным приложением для контроля движения товарных позиций и оформления документов. Чаще всего в магазинах используются 2D-сканеры — это бюджетное и удобное решение, но такое устройство подходит только для небольших складов. Для крупных торговых предприятий и приёмки больших партий лучше выбрать терминал сбора данных — это оборудование работает без подзарядки 10 часов и дольше, быстрее сканирует коды.

Порядок загрузки маркированной продукции в базу контрольно-кассовой техники зависит от модели, вида устройства и установленного на нём программного обеспечения. Отслеживаемые через «Честный знак» товары наделяются особым признаком — по нему касса распознаёт их и запрашивает коды Data Matrix в системе. В рознице сегодня чаще всего используют автономные ККТ, POS-системы и смарт-терминалы.

Автономные кассы

Это самый простой вид контрольно-кассовой техники с минимальным набором функций. Автономные ККТ чаще всего используют в маленьких магазинах с ограниченным ассортиментом. Внести в них большой список номенклатуры будет сложно и трудозатратно. В автономки можно внести товар вручную или загрузить его из внешнего файла.

• •

  Ручной набор — через режим программирования нужно выбрать команду добавления новой позиции и внести данные по каждой из них по отдельности. Нужно указать стоимость, числовое значение линейного штрихкода, внутренний код в базе и подтвердить ввод

• •

  Загрузка из внешнего файла — для этого нужно использовать программное обеспечение производителя ККТ или сторонней компании-разработчика. Такое ПО ускоряет процесс добавления позиций, позволяет редактировать перечни, создавать таблицы

Существуют более продвинутые автономные кассы, которые можно интегрировать с личным кабинетом в облачном сервисе.

POS-системы

POS-системы представляют собой комплект оборудования с компьютером, фискальным регистратором, клавиатурой, монитором и предустановленным ПО или без него. Добавлять маркированные позиции в такие кассы тоже можно вручную или через загрузку файла из внешнего источника. При этом необходимо установить соответствующий признак: для группы товаров или отдельного продукта. Процедура введения данных зависит от конкретной программы.

Смарт-терминалы

Такое кассовое оборудование компактное и экономичное, оно работает на базе планшетных компьютеров с сенсорными экранами. Смарт-терминалы подходят для магазинов со средним или небольшим потоком покупателей. При покупке смарт-кассы пользователю выдают доступ к облачному сервису. В личном кабинете терминала можно загружать товарную номенклатуру вручную или через загрузку файла с готовыми данными.

После того как все товарные позиции с маркировкой будут добавлены в базу ККТ, можно приступать к продажам. Для этого нужно правильно вывести товар из оборота. Правила реализации маркированной продукции для большинства моделей касс идентичны:

• •

  Выбрать раздел «Продажа» в главном меню

• •

  Найти наименование в списке или отсканировать линейный штрихкод на этикетке

• •

  Ввести количество товара, стоимость

• •

  Нажать «В чек»

• •

  Отсканировать код Data Matrix на упаковке

После этого покупатель может оплатить и забрать товар. Касса включит в чек все необходимые сведения о продукции в соответствии с форматами фискальных документов и требованиями Федерального закона № 54-ФЗ. Все данные о реализации поступят в систему мониторинга автоматически. Онлайн-касса сообщит оператору фискальных данных о продаже, а тот передаст их в «Честный знак», и уникальный товарный код исчезнет из оборота.

Если нужно продать сразу блок сигарет или упаковку воды, сканировать отдельно коды с каждой пачки или бутылки не нужно. Продавцу достаточно будет считать ключ маркировки с внешней упаковки или сигаретного блока. Система автоматически распознает товарную группу и учтёт нужное количество продукции при формировании фискального документа.

Правильно работать с онлайн-кассой нужно не только при продаже маркированной продукции, но и при её возврате или обмене. В первую очередь продавцу следует проверить, сохранился ли код маркировки на упаковке, проверить целостность товара и его состояние. Если код Data Matrix не повреждён, нужно:

• •

  Запустить процедуру возврата в ККТ

• •

  Отсканировать код на этикетке

• •

  Оформить кассовый чек с признаком «Возврат прихода» и выдать его покупателю

Если Data Matrix повреждён или отсутствует, нужно провести перемаркировку возвращённого изделия через систему «Честный знак». После этой процедуры товар будет доступен для повторной продажи, как и при оформлении чека на возврат продукции с сохранным кодом.

При обмене изделия порядок действий будет почти такой же: нужно сначала сформировать чек возврата, а затем провести продажу маркированного товара. Принимать оплату, проводить возврат или обмен товаров с маркировкой будет удобно с эквайринг-сервисами Альфа‑Банка. Каждый магазин может выбрать самый выгодный способ подключения и приёма платежей.

Внедрение маркировки несёт выгоду для всех участников товарооборота: бизнеса, потребителя и государства. Покупатель будет уверен, что купил качественный легальный продукт. У производителей, которые выполняют требования «Честного знака», будет меньше конкурентов и больше выручка. Государство с помощью системы прослеживания повысит налоговые и таможенные сборы, сократит рынок контрафакта.

Для розницы тоже есть свои плюсы. Магазин может быть уверен, что работает с качественной продукцией и его репутация не пострадает от присутствия на полках подделок. Запуск разрешительного режима на онлайн-кассе станет дополнительной точкой контроля:

• •

  Система не пропустит в продажу товар с истёкшим сроком годности

• •

  «Честный знак» автоматически проконтролирует минимальную и максимальную цену для отдельных товарных групп, и продавец избежит штрафа

• •

  При запрете продажи конкретной партии товара система не допустит их коды к реализации

Чтобы избежать штрафов, рознице нужно только соблюдать правила работы с маркировкой и своевременно обновлять кассовое программное обеспечение — оно может проводиться автоматически. Начать готовиться к разрешительному режиму и отслеживать этапы его введения стоит уже сейчас.

Маркировка постепенно вводится на отдельные группы товаров в России последние несколько лет. Она становится обязательной для всех участников процесса: производителей, поставщиков, розничных продавцов и общепита. Работа с маркированными товарами на кассах возможна через введение разрешительного режима. Это система проверки уникальных кодов Data Matrix на их подлинность, наличие в обороте «Честного знака».

Чтобы подготовиться к реализации маркированной продукции, магазину нужно выполнить несколько условий. Это получение электронной подписи, подписание договора с ОФД, регистрация в системе «Честный знак», обновление кассового программного обеспечения. Нужно будет приобрести 2D-сканер и научить персонал правильно считывать штрихкоды, вносить товарную номенклатуру в базу ККТ, пробивать чеки.

Вносить маркированный товар в базу кассовой техники можно вручную или через загрузку файлов, личный кабинет в облачном сервисе. Это зависит от модели и типа кассы: автономная, смарт-терминал или POS-система. Продажа продукции с маркировкой проводится с обязательным сканированием кода Data Matrix — онлайн-касса автоматически добавит данные о товаре в чек, а сведения о реализации поступят в систему «Честный знак» через ОФД.

Несоблюдение условий работы с маркировкой грозит штрафами. Для юридических лиц они могут составлять до 500 тысяч рублей. Разрешительный режим вводится для розницы поэтапно, этот процесс должен завершиться летом 2025 года.