Как найти и где посмотреть чеки в онлайн-кассе

Кассовый чек — документ, который продавец формирует на контрольно-кассовой технике и передаёт покупателю в бумажном или электронном формате. Этот документ подтверждает, что человек получил товар и расплатился за него. Чек полезен покупателю при обмене и возврате, для получения налогового вычета со стоимости покупки, для учёта личного бюджета. Но бывают случаи, когда подтверждающие продажу документы нужны самому продавцу. Рассказываем, как их находить в программе онлайн-кассы и в личном кабинете на сайте ОФД, а также приводим примеры, когда это полезно для бизнеса.

Этот аппарат по-другому называется контрольно-кассовой машиной (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ). В большинстве случаев она имеет доступ в интернет. Онлайн-касса формирует чеки и отчёты, автоматически передаёт их в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных, посредника между продавцом и налоговой службой.

В 2026 году ККТ применяет практически весь бизнес, который продаёт населению товары, выполняет работы, оказывает услуги. Нюансы использования оборудования есть в Федеральном законе № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. В пункте 2 этого закона указаны исключения — виды бизнеса и ситуации, когда предприниматель или компания может торговать без ККТ или не подключать её к интернету и не заключать договор с ОФД. Но если бизнес не попадает под исключения, применение оборудования, заключение договора с ОФД и выдача чеков покупателям для него обязательны.

Помимо соблюдения закона, формирование документов об оплате покупки повышает доверие клиентов к бизнесу. Лояльности покупателей способствует и возможность платить за товары не только наличными, но и платёжными картами, по QR-коду, смартфоном с помощью технологии NFC. Для этого бизнес вместе с открытием расчётного счёта и установкой ККТ подключает торговый эквайринг. В Альфа‑Банке можно бесплатно арендовать POS-терминалы: стационарный для помещения, переносной для работы на выезде, интеграционный для экономии времени при оформлении покупки, а также вендинговый. Бизнес-клиент выбирает выгодный тариф по ежемесячному обороту и платит проценты только за выполненные операции. Первые 6 месяцев после подключения можно получать 20% кэшбэка на комиссию за торговый эквайринг.

Электронный кассовый документ — аналог бумажного, он имеет ту же юридическую силу. Оба варианта формирует ККТ. Также есть онлайн-кассы, которые создают только электронные чеки.

Кассир обязан корректно оформить чек во время оплаты покупки и передать его покупателю. Об этом сказано в законе № 54-ФЗ. Бумажный платёжный документ выдаётся на руки, а электронный отправляется на электронную почту (email) покупателя или на его телефонный номер по смс.

В статье 4.7 закона № 54-ФЗ прописаны требования к реквизитам чека. Среди них должны быть:

• •

  Наименование документа

• •

  Его порядковый номер за смену

• •

  Дата, время и место или адрес расчёта, при платеже через интернет — адрес сайта

• •

  Наименование организации или Ф. И. О. ИП

• •

  ИНН, система налогообложения продавца

• •

  Признак финансовой операции — приход, возврат прихода, расход, возврат расхода

• •

  Наименование товаров, работ или услуг, их количество и цена за единицу, а также стоимость с учётом скидок, наценок, при необходимости с указанием налога на добавленную стоимость (НДС)

• •

  Общая сумма платежа при необходимости с указанием НДС; форма расчёта — наличными деньгами или в безналичном порядке, а если использовались оба способа оплаты, указывается сумма для каждого из них

• •

  Должность и фамилия лица, который принял деньги и сформировал чек

• •

  Регистрационный номер ККТ, который выдала налоговая при регистрации оборудования

• •

  Заводской номер фискального накопителя

• •

  Фискальный признак (ФП или ФПД) — десятизначное число, уникальное для каждого документа

• •

  Интернет-адрес сайта уполномоченного органа, на котором можно проверить факт записи этого платежа и подлинность фискального признака

• •

  Телефон или email покупателя, если чек передаётся ему в электронной форме

• •

  Email отправителя, если чек передаётся покупателю в электронной форме

• •

  Порядковый номер документа

• •

  Номер смены

• •

  Фискальный признак сообщения для чека, который хранится в фискальном накопителе или передаётся оператору фискальных данных

• •

  QR-код

Пробитые ККТ чеки сохраняются в кассовой программе и в личном кабинете ОФД.

Как посмотреть чеки в кассовой программе

Кассовая программа — это программное обеспечение (ПО), необходимое для добавления товаров в чек, а также для фиксации всех платёжных операций. Это ПО может быть в виде мобильного приложения или программы для компьютера и является частью онлайн-кассы. У каждого ПО ККТ свой интерфейс, однако алгоритм поиска нужных документов примерно одинаковый:

1. Открыть ПО и найти в меню раздел с чеками. В интерфейсе он может находиться в разных вкладках и называться по-разному: «Кассовые чеки», «Журнал», «Документы» и т. п.

2. Найти нужный документ, используя сортировку по сменам или категориям. Это делается с помощью раздела, который может называться «Поиск по чекам», «Фильтр», «Все смены» и т. п.

Найденный дубликат можно распечатать и отдать покупателю или сохранить для нужд бизнеса.

Как посмотреть чеки в кабинете ОФД

Большинство ОФД предлагают пользователям удобный личный кабинет, в котором можно найти все фискальные документы. Интерфейс у разных ОФД различается, но принцип поиска примерно одинаковый. Необходимо открыть кабинет и выполнить поиск, отфильтровав документы по следующим параметрам:

• •

  Дата продажи

• •

  Точка продажи

• •

  Касса

• •

  Смена

• •

  Сумма

• •

  Признак расчёта: приход, расход

• •

  Вид расчёта: наличные или безнал

Найденный дубликат можно распечатать или отправить на электронную почту покупателя.

Иногда кассовые чеки нужны не только покупателю, но и самому владельцу бизнеса. Есть несколько случаев, когда они могут пригодиться.

Для законности работы с покупателями

Покупатель может попросить дубликат, если потерял бумажный кассовый чек или стёр электронный. Продавец может помочь разными способами: напечатать бумажный дубликат, выслать онлайн-чек на почту или по смс. Либо он сообщит данные, чтобы покупатель самостоятельно мог найти нужный документ на сайте ФНС.

Для контроля работы персонала

Если после проверки запасов на складе или в магазине выявляется недостача и есть подозрения, что кассир мог продать товар и не учесть это, можно проверить кассовые чеки, которые он пробивал. Анализ фискальных документов поможет найти причину несоответствия и разобраться в ситуации.

Для сбора и анализа информации

Большинство ОФД предоставляют налогоплательщикам не только доступ к пробитым чекам, но и личный кабинет на сайте с опциями для анализа продаж. Собранные чеки анализируются, помогая отслеживать наиболее продаваемые товары и сравнивать выручку за разные периоды. Это позволяет предпринимателям улучшить ассортимент и планировать продажи, а также найти и отреагировать на изменения в потребительском спросе.

Для исправления ошибок

Бывают ситуации, когда кассир ошибается, вводит в чек неправильные реквизиты: не то наименование товара, неверный размер платежа или способ перечисления денег покупателем. Благодаря тому, что информация об операциях сохраняется в ККТ, продавец может найти нужный документ и исправить его, отправив в адрес ОФД чек коррекции.

17

Поделиться

Обновлено 25.03.2026