На большинстве официальных документов должна стоять подпись ответственного лица. Однако в некоторых случаях человек не может подписать бумаги оперативно — например, если уехал в длительную командировку. Чтобы не затягивать сроки, допускается использование факсимиле. Узнаем, что это такое, как его применять и в каких случаях такой способ заверения не подходит.

Факсимиле — это печать, которая воспроизводит подпись человека. Иногда так ещё называют отсканированную подпись, которая вставляется в электронные документы.

Факсимильная подпись позволяет сэкономить много времени и упростить работу. Например, если нужно наградить большое количество сотрудников грамотами, руководителю не обязательно собственноручно их подписывать: с этой задачей справится секретарь или стажёр.

При использовании факсимиле нужно соблюдать ряд правил. Эти правила регламентируются законами, и в случае их несоблюдения могут быть последствия: от потери времени до крупных штрафов.

Во-первых, использовать факсимильный оттиск можно только с разрешения владельца. Перед тем как изготовить печать, нужно получить письменное согласие, которое оформляется в виде договора или соглашения сторон.

Во-вторых, необходимо составить внутренний регламент, который определяет порядок использования факсимильной печати. Это нужно, чтобы избежать нелегитимного применения — например, ситуаций, когда сотрудник может самостоятельно согласовать оплату якобы согласованного счёта от подставной компании.

В-третьих, важно помнить, что область применения оттиска подписи ограничена. Некоторые финансовые документы в обязательном порядке подписываются лично.

Заказать факсимильный оттиск можно в любой компании, занимающейся изготовлением печатей и штампов. Специальной процедуры нет — заказчику нужно предоставить скан своей подписи и оплатить счёт за услуги, после чего сотрудники печатной компании обработают изображение в графическом редакторе, изготовят клише и соберут штамп. Весь процесс занимает не больше суток.

После изготовления факсимильной печати нужно назначить ответственных за хранение. Саму печать нужно хранить в сейфе. При выдаче кому-либо из сотрудников оттиска нужно записать в журнал учёта печатей и штампов время выдачи и возврата.

Факсимиле можно применять как для внутренних, так и для внешних задач организации. В обоих случаях за счёт него можно упрощать коммуникацию, оптимизировать процессы взаимодействия и экономить время.

Внутри компании оттиск может использоваться для оформления служебных удостоверений, поздравительных и информационных писем, грамот за успешную работу. Предварительно руководитель должен выпустить приказ, в котором будут перечислены все возможные способы применения штампа.

Для использования факсимиле в документообороте с контрагентами нужно юридически зафиксировать такую возможность в работе. Это можно сделать в основном договоре или отдельным соглашением сторон. Сам документ заверяется собственноручно — использование оттиска возможно только в дальнейшем.

Часто факсимильные подписи используются в учебных учреждениях. При большом потоке студентов руководитель физически не сможет подписать документы об окончании обучения и присвоении квалификации. Дипломы и аттестаты, заверенные факсимиле, считаются действительными и обладают полной юридической силой. А вот договор об обучении можно подписать только лично.

Ряд документов можно подписать только собственноручно. К ним относятся:

• •

  первичная бухгалтерская документация: счета, акты, накладные, договоры, дополнительные соглашения сторон

• •

  финансовые документы: кассовая книга, расходные ордера

• •

  бухгалтерские документы: счета-фактуры, налоговые декларации

• •

  кадровые документы: заявления о приёме, увольнении или переводе на другую должность, трудовые договоры, приказы, соглашения

• •

  конкурсная и тендерная документация: приглашения, инструкции, формы заявки

• •

  доверенности, заявления и векселя

Такие предосторожности связаны с тем, что факсимильная подпись может попасть в руки злоумышленников. Если бы ей можно было заверять критически значимые документы, организация могла бы понести убытки. Разрешать возникшие в результате трудности пришлось бы в судебных инстанциях, а это добавляет работы как самой компании, так и государственным инстанциям.

Нет единого нормативного акта, в котором были бы перечислены все случаи запрета на использование факсимиле. Правила содержатся в отдельных законах: ГК и НК, письмах Минюста, предписаниях налоговой службы. Так, в ст. 160 ГК РФ прописано, что использовать оттиск могут как юридические, так и физические лица, а ст. 169 НК РФ запрещает проставление на счетах-фактурах.

С развитием технологий всё больше организаций переходят на электронный документооборот. Это позволяет ускорять согласование, а также экономит ресурсы компании на канцелярские принадлежности. В этом случае для заверения и визирования применяют электронную подпись.

Есть два вида электронных подписей: обычная и усиленная. Обычная может применяться для подтверждения банковских операций — например, физическим лицом для оплаты счетов, получения государственных услуг, заверки документов во внутренних системах документооборота. Усиленная цифровая подпись нужна для сдачи отчётностей в контролирующие органы, участия в торгах с любой стороны, финансовых операций, работы с различными государственными информационными системами — например, совершения операций на сайте налоговой.

Факсимиле — это оттиск подписи, который можно использовать для заверки документов. Он помогает сэкономить время руководителя.

Использовать факсимильную печать можно как во внутреннем документообороте, так и при заключении контрактов с другими компаниями. В обоих случаях необходимо подписать соответствующий договор или соглашение и ознакомить с ним все стороны.

По закону не все документы можно заверить оттиском. Бумаги, которые используются для отчётности перед государством, например счета-фактуры или налоговые декларации, необходимо заверять собственноручно.

При использовании печати необходимо определить и задокументировать порядок применения, назначить ответственных лиц и обеспечить безопасные условия хранения оттиска.

1

Поделиться