Что такое отчёт ЕФС-1

---

Работодатели должны сдавать различные отчёты по сотрудникам, в том числе по форме ЕФС-1. В статье рассказываем, что это такое, какие сведения содержит, как правильно заполнять отчёт, в какие сроки подавать и как исправлять ошибки.

Единая форма сведений, или ЕФС-1, — форма отчёта, которую ввели после объединения Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в Социальный фонд России (СФР) с 1 января 2023 года.

Форма ЕФС-1 включает сведения о сотрудниках, которые раньше содержались в разных отчётах:

• •

  СЗВ-ТД подавалась в ПФР и содержала информацию о трудовой деятельности работников. Сейчас эти данные указываются в подразделе 1.1 раздела 1 единой формы сведений

• •

  В СЗВ-СТАЖ нужно было указывать сведения о трудовом стаже сотрудников, а отчёт подавать в ПФР. Теперь эта информация содержится в подразделе 1.2 раздела 1 ЕФС-1

• •

  Отчёт по форме 4-ФСС отражал данные о начисленных и уплаченных страховых взносах. Подавался в ФСС. Теперь эти данные вносятся в раздел 2 ЕФС-1

• •

  ДСВ направлялась в ПФР и содержала сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Сейчас они указываются в подразделе 3 раздела 1 ЕФС-1

С помощью отчёта ЕФС-1 государственные органы проверяют правильность начисления и уплаты страховых взносов. Сведения также помогают защищать права работников на выплаты и получение пособий. На основе представленной информации обеспечивается финансирование социальных программ.

Отчёт по форме ЕФС-1 нужно подавать в территориальное подразделение СФР — по месту учёта компании или адресу ИП. Юридическая основа, порядок заполнения, сдачи и исправления ошибок установлены приказами СФР.

Форму должны сдавать все компании и индивидуальные предприниматели, у которых есть сотрудники по трудовым и гражданско-правовым договорам. Юридические лица, в штате которых нет работников (например, сразу после старта бизнеса), всё равно обязаны подать так называемую нулевую форму: в отчёте будут только титульный лист и раздел 2, заполненный нулями. Индивидуальные предприниматели без наёмных работников вообще не должны подавать отчёт по форме ЕФС-1.

Отчёты нужно сдавать отдельно по каждому сотруднику в установленные сроки (раз в год, квартал или месяц), а также при кадровых изменениях — приёме на работу, увольнении, переводе и прочих.

Формат сдачи отчёта ЕФС-1 зависит от количества человек в штате:

• •

  Только электронный, если в компании меньше 10 сотрудников

• •

  Бумажный или электронный на выбор, если в штате от 10 работников

Самый удобный способ подачи отчёта — через электронный документооборот. Другие варианты:

• •

  Лично принести отчёт в территориальное подразделение СФР

• •

  Отправить почтой

• •

  Обратиться в центр Мои документы (МФЦ)

• •

  Подать сведения через личный кабинет на сайте СФР

Если у компании есть обособленное подразделение (например, офис продаж), оно не должно отдельно подавать сведения в СФР — данные включаются в общий отчёт. Исключение: подразделение имеет собственный расчётный счёт, самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам.

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких блоков:

• •

  Титульный лист. В нём указываются общие сведения об организации

• •

  Раздел 1. Посвящён трудовой деятельности сотрудника и пенсионным взносам. Состоит из шести подразделов:

  • •

    1 — данные сотрудника: ФИО, номер СНИЛС, ИНН и некоторые другие

  • •

    1.1 — сведения о трудовой деятельности

  • •

    1.2 — сведения о трудовом стаже

  • •

    1.3 — данные о заработной плате и условиях труда — только для государственных и муниципальных учреждений

  • •

    2 — сведения о периодах, которые дают работнику право на досрочную пенсию

  • •

    3 — отчёт о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (для компаний, которые уплачивают такие взносы)

• •

  Раздел 2. Включает сведения о страховых взносах на обязательное социальное страхование. Состоит из четырёх подразделов:

  • •

    2.1 — расчёт сумм взносов

  • •

    2.1.1 — данные об облагаемой базе для взносов (для некоторых категорий организаций)

  • •

    2.2 — сведения о страховых взносах за сотрудников, которых компания направляет на работу в другие организации

  • •

    2.3 — сведения о медицинских осмотрах и проведённой оценке условий труда

Полные правила заполнения отчёта ЕФС-1 описаны в приказе СФР № 2281. В правовом акте можно прочитать подробные указания и скачать образцы. В рамках статьи коснёмся только неспецифических разделов, которые необходимо заполнять и сдавать всем компаниям.

Титульный лист отчёта по форме ЕФС-1

В нём указывается следующая информация:

• •

  Регистрационный номер страхователя. Его присваивают компаниям и индивидуальным предпринимателям при регистрации в СФР. Номер можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП

• •

  Полное название юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя. Заполняется без сокращений

• •

  ИНН компании или физического лица. В форме для ИНН отведено 12 мест — именно столько цифр в номере физлица. Юридические лица вписывают ИНН с начала строки, а в последних двух клетках ставят прочерк

• •

  КПП — код причины постановки на учёт. Состоит из девяти цифр и заполняется только юридическими лицами. КПП можно посмотреть в свидетельстве о постановке на учёт в налоговом органе

• •

  Коды статистики — ОКФС, ОКОГУ, ОКПО. Их вносят только государственные и муниципальные предприятия, заполняющие подраздел 1.3. В остальных случаях это поле заполнять не нужно

• •

  Код деятельности по ОКВЭД. Его можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП

• •

  Номер ОГРН или ОГРНИП. Номер ОГРН состоит из 13 цифр, а в поле 15 клеток. В первых двух клетках юридические лица должны ставить нули, а затем вписывать свой номер

• •

  Код категории страхователя — физического лица. Это поле нужно заполнять только индивидуальным предпринимателям и физлицам без статуса ИП:

  • •

    ИП01 — индивидуальные предприниматели

  • •

    ИП02 — отдельный код для индивидуальных предпринимателей — глав фермерских хозяйств

  • •

    ФЛ01 — физлица, которые производят выплаты другим физлицам

  • •

    ФЛ02 — адвокаты

  • •

    ФЛ03 — нотариусы

  • •

    ФЛ04 — арбитражные управляющие

  • •

    ФЛ05 — поверенные

  • •

    ФЛ06 — оценщики

  • •

    ФЛ07 — медиаторы

• •

  Номер телефона. Заполняется без пробелов и дополнительных символов

• •

  Адрес электронной почты (без пробелов)

Бизнес может заполнить титульный лист один раз и прикреплять его при каждой последующей сдаче отчёта по форме ЕФС-1.

Подраздел 1 раздела 1 ЕФС-1

Этот блок отчёта включает сведения о трудовой деятельности, стаже и заработной плате сотрудника. Он состоит из следующих пунктов:

• •

  СНИЛС

• •

  ИНН (при наличии)

• •

  ФИО

• •

  Дата рождения

• •

  Статус зарегистрированного лица в форме буквенного кода:

  • •

    ГФЛ — граждане РФ

  • •

    ПЖИГ — работники без гражданства РФ, но постоянно проживающие в России

  • •

    ВЖИГ — иностранцы, временно проживающие в России

  • •

    ВПИГ — иностранцы, временно пребывающие в России

  • •

    ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие в России

В конце раздела необходимо указать код гражданства сотрудника в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. У лиц без гражданства в этой строке должен стоять код 000. Код России — 643.

Подраздел 1.1 ЕФС-1

Этот блок отчёта ЕФС-1 посвящён трудовой деятельности в кадровом аспекте. Включает следующие графы:

1. Номер трудового или гражданско-правового договора

2. Дата кадрового мероприятия

3. Тип мероприятия (приём на работу, перевод на другую должность и прочие)

4. Работа в районе Крайнего Севера (РКС) или местностях, приравненных к нему (МКС). Не заполняется при работе в других регионах

5. Трудовая функция — специальность, профессия, квалификация. Требуется указание типа трудового договора в виде номера (неприменимо к гражданско-правовым договорам):

   • •

     0 — бессрочный трудовой договор

   • •

     0.1 — срочный договор на срок до полугода

   • •

     0.2 — договор на срок более полугода

   • •

     1 — бессрочный договор по совместительству

   • •

     1.1 — срочный договор по совместительству на срок до полугода

   • •

     1.2 — срочный договор по совместительству на срок более полугода

6. Код выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийскому классификатору занятий) для трудовых договоров и буквенный код для гражданско-правовых договоров (приведены ниже)

7. Причина увольнения — ссылка на конкретный пункт Трудового кодекса. Графа не заполняется при иных кадровых мероприятиях

8. Основание — тип документа: приказ, распоряжение, договор ГПХ и прочие

9. Дата утверждения документа

10. Номер документа-основания

11. Признак отмены записи. Обычно не заполняется, но применяется в случае ошибок в других графах

Тип кадрового мероприятия в графе 3 указывается сокращённо:

• •

  Приём — приём сотрудника на работу по трудовому договору

• •

  Перевод — перевод на другую работу

• •

  Переименование — изменение названия компании-работодателя

• •

  Установление (присвоение) — присвоение новой профессии, специальности, квалификации с указанием категории

• •

  Увольнение

• •

  Запрет занимать должность — лишение права в соответствии с судебным решением (в скобках указывается тип должности)

• •

  Приостановление — временное прекращение трудовых отношений с сохранением места за работником

• •

  Возобновление — возобновление работы по ранее заключённому договору

• •

  Начало договора ГПХ

• •

  Окончание договора ГПХ

Код выполняемой функции для гражданско-правовых договоров в графе 6 заполняется следующим образом:

• •

  ДГПХ — оказание услуг и выполнение работ без обязательства работодателя по уплате страховых взносов

• •

  ДГПХФЛНС — выполнение работ или оказание услуг с обязательством работодателя по страховым взносам

• •

  ДАВТ — авторский заказ без обязательств работодателя по страховым взносам

• •

  ДАВТФЛНС — авторский заказ с обязательством работодателя по страховым взносам

• •

  ДОИП — отчуждение исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности

• •

  ИЗЛД — лицензионный издательский договор

• •

  ЛДПИ — лицензионный договор, который предоставляет право использовать результаты интеллектуальной деятельности

Если после сдачи обнаружилось, что при заполнении подраздела были допущены ошибки, необходимо снова заполнить его в том же виде и заново подать в СФР, но в графе 11 поставить X. Это отменит ранее представленные сведения. Корректную информацию вносят туда же — в строку, следующую после той, в которой допущена ошибка. Такой способ исправления предусмотрен для всех подразделов отчёта ЕФС-1.

Подраздел 1.2 ЕФС-1

Этот подраздел ЕФС-1 содержит сведения о трудовом стаже. В стандартном виде его сдача в СФР осуществляется каждый год. Обязательные поля для заполнения:

• •

  Отчётный период (указывается прошедший год)

• •

  Период работы сотрудника в пределах отчётного года

• •

  Коды территориальных условий из перечня СФР

Подраздел также необходимо заполнять при назначении пенсии и выплат по обязательному социальному страхованию — на основании декрета и отпуска по уходу за ребёнком. В этом случае нужно заполнять дополнительные графы и представлять отчёт не в начале следующего года, а раньше. Сроки сдачи зависят от события и указаны в конце статьи.

Раздел 2 ЕФС-1

Большинство компаний сдают только подраздел 2.1 раздела 2 отчёта ЕФС-1. Остальные пункты касаются особых организаций и специфических условий труда. Правила заполнения подраздела 2.1:

• •

  В строке 1 нужно указать суммы выплат и иных вознаграждений:

  • •

    С начала отчётного периода (графа 3)

  • •

    На начало отчётного периода (графа 4)

  • •

    За каждый из трёх месяцев отчётного периода (графы 5, 6 и 7)

• •

  Строку 2 нужно заполнять только при наличии сумм, которые не подлежат обложению страховыми взносами

• •

  В строке 3 необходимо отразить базу для исчисления страховых взносов

• •

  В строке 4 указывается сумма выплат в пользу работающих инвалидов (при наличии)

• •

  В строке 5 отражается размер страхового тарифа, установленного в зависимости от класса профессионального риска предприятия

• •

  В строке 6 ставится процент скидки к страховому тарифу, а в строке 7 — процент надбавки

• •

  В строке 8 указывается тариф с учётом скидки или надбавки

• •

  В строке 9 отражаются суммы исчисленных взносов

Строки 5–8 заполняют только организации, которые должны представлять подраздел 2.1.1. Остальные могут пропустить эти графы.

Особенность формы ЕФС-1 в том, что её нужно сдавать не целиком, а фрагментами в виде разделов и подразделов. Для каждого блока установлены свои сроки сдачи.

Если в отчётном периоде отсутствовали кадровые изменения, подраздел 1.1 заполнять не нужно. Все ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные разделы и подразделы необходимо сдавать до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Например, подраздел 1.2 за 2025 год в общем случае необходимо заполнить и направить в СФР не позднее 25 января 2026 года, а раздел 2 за первый квартал 2026 года — не позднее 25 апреля 2026 года.

Если в форме ЕФС-1 допущена ошибка, её необходимо исправить и подать новые сведения в течение пяти рабочих дней. Срок отсчитывается с момента, когда СФР получил уведомление.