Ведение бухгалтерского учёта на аутсорсе

---

Потребность снизить расходы компании, оптимизировать бухучёт, обеспечить независимость бухгалтерских процессов, отсутствие или некомпетентность штатного бухгалтера — основные причины, по которым бизнес приходит к решению отдать бухгалтерию на аутсорсинг. Рассказываем, как устроена услуга, кому она подходит и какие особенности нужно учесть при переходе на аутсорс.

Аутсорсинг — это модель рабочих отношений, при которой компания передаёт свои бизнес-процессы стороннему исполнителю. Делегировать процессы можно частично или полностью. Исполнителем может быть частный специалист или профильная организация. В этой статье мы в основном говорим о втором формате сотрудничества — работе с аутсорсинговой фирмой.

В бухгалтерском аутсорсинге исполнитель берёт на себя задачи штатного бухгалтера. Можно заказать полное финансовое сопровождение бизнеса или делегировать отдельные процессы. Например:

• •

  расчёт заработной платы и страховых взносов

• •

  расчёт налогов

• •

  сопровождение налоговых и аудиторских проверок

• •

  оформление сотрудников при найме и увольнении, кадровое делопроизводство

• •

  работа с первичкой: заполнение исходящих документов, проверка входящих на правильность составления и соответствие нормам законодательства

• •

  работа с отчётностью

• •

  подача налоговых деклараций

• •

  ведение учётных регистров

• •

  проведение сверок, подготовка документов по запросу клиентов и партнёров

• •

  взаимодействие с таможенными, налоговыми, проверяющими органами

• •

  участие в инвентаризации

На частичный аутсорсинг можно отдавать задачи узкой специализации, например ведение внешнеэкономической деятельности. Тогда штатный бухгалтер занимается текущими задачами, а внешний исполнитель — только направлением ВЭД. Это помогает избежать ошибок в оформлении сделок с зарубежными контрагентами, работать без нарушений законодательства о валютном регулировании и валютном контроле. По той же схеме можно делегировать управление расчётными счетами, регистрацию онлайн-кассы, постановку на учёт нового бизнеса, разработку локально-нормативных актов, финансовую аналитику и другие процессы. Список, объём, состав услуг определяются заранее, до начала сотрудничества, и фиксируются в договоре.

Аутсорсинг хорошо подходит компаниям с нестабильными заказами или сезонному бизнесу. Держать в штате бухгалтера нецелесообразно из-за неравномерной нагрузки: в периоды затишья сотрудник будет сидеть без работы, но при этом получать зарплату. Чтобы оптимизировать расходы, лучше заказывать разовые услуги в аутсорсинговой компании.

Полностью отдавать бухучёт на аутсорсинг выгодно стартапам, ИП, малому бизнесу. В небольшой компании внешний подрядчик может выполнять все задачи финансового отдела, от выстраивания налоговой политики с нуля до расчёта взносов и подачи отчётности в ФНС. Выгода достигается за счёт экономии: не нужно платить зарплату штатному бухгалтеру, организовывать рабочее место, покупать лицензии на специальное программное обеспечение. За финансовый учёт отвечает профессиональная служба, поэтому предприниматель может сосредоточиться на операционной деятельности, продвижении, развитии бизнеса, стратегическом планировании, повышении дохода.

Средний и крупный бизнес тоже может использовать аутсорсинг, но обойтись без внутреннего финансового отдела, скорее всего, не получится. Как правило, большие предприятия привлекают сторонних специалистов на сопровождение новых направлений, при выходе на новые рынки со своей спецификой. Пример: иностранная организация открывает филиал в России. Вместо того чтобы разбираться в нюансах российского законодательства, организация обращается к местным специалистам и поручает им ведение налогового и финансового учёта на этапе запуска филиала.

По количеству передаваемых задач и уровню загрузки специалистов аутсорсинговые компании выделяют четыре категории услуг.

Финансовое консультирование

Подрядчик предоставляет консультации по финансовым вопросам разного уровня:

• •

  консультирование по первичному учёту

• •

  помощь при работе с 1С или другой учётной программой

• •

  разъяснение положений налогового, трудового кодекса, рекомендаций Минфина, нормативных актов, законов, поправок

• •

  проверка отчётности перед подачей в проверяющие органы

• •

  разработка стратегии управления финансовыми потоками

• •

  аналитика и прогнозирование

В формате аутсорса консалтинг обычно является регулярной услугой. Штатный бухгалтер или руководители компании-заказчика могут задавать вопросы и обращаться за советом в любое время в рамках абонентского обслуживания.

Частичный аутсорсинг

Бизнес делегирует только те задачи, на которые не хватает ресурсов или экспертизы. Удалённый бухгалтер фокусируется на конкретных операциях. Например, при управлении налогами аутсорсер делает следующее:

• •

  считает налоги

• •

  готовит и подаёт налоговые декларации

• •

  вносит рекомендации по оптимизации налогообложения

Он не составляет платёжные поручения, не ведёт учёт отпусков и больничных, не занимается расчётом зарплат и страховых взносов.

Обратный пример: подрядчик отвечает только за кадровое делопроизводство, а взаиморасчётами с поставщиками и клиентами, учётом имущества, товарно-материальных ценностей, расходов занимаются штатные сотрудники.

Список направлений, полномочия, обязательства сторон нужно описать в договоре между компанией-заказчиком и поставщиком аутсорсинговых услуг.

Функции главного бухгалтера

Услугой пользуются компании, у которых есть свой финансовый отдел для обработки первичной документации и кадрового учёта. Аутсорсер берёт на себя управленческие задачи:

• •

  помогает организовать работу штатных сотрудников

• •

  анализирует внутренние рабочие процессы, находит способы их оптимизации

• •

  контролирует правильность внесения операций в 1С или другую программу

• •

  консультирует сотрудников и руководителей

• •

  готовит и сдаёт налоговую отчётность

• •

  занимается налоговым планированием, подсказывает, как снизить налоговую нагрузку

Главный бухгалтер на аутсорсинге погружается в специфику бизнеса и компании заказчика. Это может занять один-два месяца, в течение которых специалист выстраивает взаимодействие со штатными сотрудниками, проводит аудит, внедряет регламенты проверки и согласования документов.

Аутсорсинг полного цикла

Этот вид сотрудничества предполагает передачу всех финансовых процессов подрядчику. Аутсорсинговая фирма получает доступ к банк-клиенту, ERP и системам автоматизации, которые используются в компании и требуют действий бухгалтера. Исполнитель имеет право проводить платежи, оформлять поступления, отправлять документы контрагентам и клиентам. Он работает с первичной документацией, занимается отчётностью, расчётами, выплатами. Таким образом, аутсорсер полноценно заменяет штатную бухгалтерию, что избавляет бизнес от необходимости содержать финансовый отдел.

Выбор формата сотрудничества с аутсорсинговой компанией зависит от ваших ресурсов и целей. Независимо от выбранного варианта аутсорс может сделать управление финансовыми процессами значительно проще и повысить общую эффективность бизнеса.

вы заключаете договор с поставщиком аутсорсинговых услуг. Исполнитель исследует область работы, изучает сложившиеся процессы, погружается в задачи, которые должен выполнять. Выделять рабочее место, предоставлять компьютер и ставить программное обеспечение не нужно: удалённый специалист пользуется своим оборудованием и ПО.

Внешний бухгалтер выполняет работу так же, как бы это делал штатный сотрудник. При этом вы не являетесь работодателем аутсорсера, поэтому не несёте за него ответственность, не платите зарплату и страховые взносы.

Кто подписывает документы

Возможность передачи бухгалтерских функций третьим лицам предусмотрена Федеральным законом № 402-ФЗ. Руководитель может вести бухучёт лично, передать эту обязанность главному бухгалтеру, другому должностному уполномоченному лицу из штата компании или внешнему исполнителю по договору об оказании услуг. В любом случае ответственность за ведение учёта несёт генеральный директор.

По закону подписанием документов для налоговой может заниматься сам налогоплательщик или его представитель. Во втором случае, в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ, уполномоченное лицо должно действовать по доверенности. В документе нужно указать фамилию, имя, отчество представителя, а также перечислить операции и задачи, которые он вправе выполнять. Например, бухгалтер на аутсорсе имеет право подписи налоговой отчётности. При подаче декларации нужно приложить копию или скан доверенности, где зафиксировано это право. Процедура подписания бухгалтерской отчётности аналогична: подрядчик-аутсорсер заверяет документы и предоставляет проверяющим органам копию или реквизиты доверенности.

При электронном документообороте можно использовать ЭЦП. Тогда аутсорсинговая компания выпускает цифровую подпись для своего клиента, чтобы заверять всю документацию дистанционно.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг ведёт к экономии, оптимизации штата, повышению качества составления документов и выполнения операций с финансами. При этом привлечение внешних подрядчиков связано с рисками утечки информации и замедления бизнес-процессов.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Формат аутсорса подразумевает плату за оказанные услуги. Вы платите не за работу специалиста, а за выполнение конкретных задач. Часто это выгоднее, чем содержать собственный финансовый отдел.

Экономия проявляется и в другом аспекте: при аутсорсинге снижается вероятность столкнуться со штрафами из-за ошибок бухгалтера. Это особенно важно в сфере налогообложения, где лучше предотвратить появление проблемы, чем устранять последствия при выявлении нарушений в ходе проверки. Профессиональные фирмы точно знают, как проходят налоговые проверки и на что обращают внимание представители налоговой, поэтому сразу правильно составляют отчёты и ведут бухучёт. А если всё же допустят ошибку, то возместят финансовые потери из своего бюджета.

Ещё одно преимущество аутсорса — непрерывная работа бухгалтерии. При сотрудничестве с аутсорсинговой фирмой вы не зависите от отпусков, декретов, больничных, в которые могут уйти специалисты финансового отдела. Организационные и кадровые вопросы решает подрядчик:

• •

  находит подмену заболевшему сотруднику

• •

  следит за изменениями законодательства и правил налогового учёта

• •

  обновляет программное обеспечение, обучает персонал работе в новой версии ПО

• •

  контролирует уровень профессионализма команды, заменяет некомпетентных специалистов более опытными

• •

  подключает к решению сложных задач сотрудника с профильными навыками

Аутсорсинговые компании обеспечивают высокий уровень экспертизы. Если у закреплённого за вами специалиста не хватает знаний, на помощь приходят его коллеги. Часто у профессиональных аутсорсеров больше практики, чем у работников в найме. Поэтому аутсорс — это возможность пользоваться услугами квалифицированных, хорошо подготовленных, высокооплачиваемых специалистов при умеренном бюджете.

Данное преимущество закрывает проблему кадрового дефицита. Предприниматель не тратит время на поиск кандидатов, отбор резюме, проведение собеседований, попытки определить профессиональный уровень соискателей по косвенным признакам: стажу, рекомендациям, образованию. Привлечением, рекрутингом, оценкой кадров занимается аутсорсинговая фирма. Собеседования проводят работники с экономическим образованием. При использовании аутсорсинга возрастает вероятность того, что с вами будет работать максимально компетентный сотрудник.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии

При переходе на аутсорс компания должна быть готова к невысокой оперативности. Подрядчик работает удалённо, поэтому реагирует на запросы бизнеса не так быстро, как штатный. Это может приводить к задержкам в обслуживании клиентов и тормозить работу компании.

Также привлечение сторонних исполнителей связано с угрозой безопасности данных. Аутсорсер получает доступ к финансовой информации, базе клиентов, партнёров, сотрудников. Из-за ошибки или неправомерных действий существует риск утечки на стороне подрядчика. Для обеспечения конфиденциальности нужно зафиксировать в договоре обязанности сторон и убедиться, что аутсорсинговая фирма надёжно защищает данные.

Разбирая преимущества аутсорсинга, мы говорили об экономии и выгоде для бизнеса. Однако важно учитывать тарифы конкретного подрядчика. Закон не регламентирует ценообразование в сфере бухгалтерских аутсорсинговых услуг, поэтому цены у разных исполнителей отличаются. Как правило, при расчёте цены компании ориентируются на объём задач, время, необходимое для выполнения этого объёма, общую нагрузку, размер команды, которую нужно привлечь для вашего проекта. Тариф зависит от нескольких факторов:

• •

  отрасли

• •

  организационно-правовой формы вашего предприятия

• •

  налогового режима

• •

  количества сотрудников

• •

  годовых и ежемесячных оборотов

Кроме этого, на цену влияет число подразделений, наличие и объём валютных сделок, потребность в юридическом сопровождении. Иногда стоимость аутсорсинговых услуг сопоставима или превышает расходы на ведение учёта своими силами. Тогда более рациональным решением может быть отказ от аутсорса в пользу найма бухгалтера. Штатный сотрудник может выполнять тот же объём работ за примерно ту же сумму, при этом компания получает больше контроля и может организовывать бизнес-процессы в соответствии с корпоративной политикой.

Крупные аутсорсинговые фирмы обеспечивают прозрачность процессов своими силами — например, предоставляя доступ в личный кабинет. Клиенты могут отслеживать прогресс в онлайн-системе, контролировать статусы задач, сроки, результаты.

При сотрудничестве с небольшими подрядчиками или фрилансерами организовать контроль можно с помощью регулярной отчётности. Кроме этого, аутсорсер любого уровня открывает клиенту доступ в бухгалтерские базы. Узнавать об инструментах мониторинга и способах проведения контрольных процедур стоит заранее, на этапе выбора подрядчика.

Набор услуг, распределение обязанностей, меры взыскания при ошибках и нарушениях фиксируются в договоре между клиентом и исполнителем. Обычно аутсорсер компенсирует убытки, возникшие по его вине: например, погашает штрафы, пени, перерасчёт налогов за свой счёт. В этом заключается одно из преимуществ аутсорса: взыскать материальный ущерб со штатного сотрудника нельзя, а с подрядчика можно, сославшись на договор.

Однако важно помнить, что ответственность перед законом всегда несёт генеральный директор. Даже если известно, что проблемы возникли из-за недосмотра конкретного бухгалтера или сотрудника аутсорсинговой компании, за качество учёта отвечает глава бизнеса.

Решение этого вопроса можно начать с финансовых расчётов. Оцените расходы на содержание внутренней бухгалтерии и сравните с тарифами нескольких аутсорсинговых компаний.

При сравнении учитывайте преимущества каждого формата:

• •

  преимущества аутсорса — экономия ресурсов, решение кадрового вопроса, повышение качества учёта, снижение риска ошибок, штрафов, проблем с налоговой

• •

  преимущества штатной бухгалтерии — контроль сотрудников, возможность обеспечить более полную защиту информации, полное управление бизнес-процессами, рисками, ресурсами

Некоторые направления работы бухгалтера возможно полностью автоматизировать. Например, бизнес-клиенты Альфа‑Банка могут пользоваться бесплатным сервисом онлайн-бухгалтерии. Возможности инструмента:

• •

  автоматический расчёт налогов и страховых взносов

• •

  формирование отчётности для сдачи в налоговую

• •

  учёт продаж на маркетплейсах и доходов из других источников

• •

  учёт комиссии эквайринга в Альфа‑Банке

• •

  формирование суммы для погашения обязательных платежей на специальном счёте «Налоговая копилка» путём перечисления 1–6% от всех поступлений на рублёвые счета ИП

Сервис подходит ИП на патентной системе налогообложения, ООО и ИП на АУСН, ИП на УСН «Доходы». Чтобы получить доступ к онлайн-бухгалтерии, откройте расчётный счёт.