Как вести учёт товаров в магазине розничной торговли

---

Эффективно управлять бюджетом, складскими остатками и ценообразованием, правильно планировать закупки и заниматься продажами без нарушений закона помогает учёт товаров. Рассказываем, как его вести и на какие нюансы обратить внимание в розничной торговле.

Это фиксация всех движений товара — от поступления в магазин до выбытия из оборота по причине реализации или списания из-за порчи, кражи, утери, истечения срока годности.

Вести товароучёт нужно для того, чтобы видеть объективную картину бизнеса в реальном времени. Мониторинг складских остатков, поступлений и продаж помогает получать полную информацию о том, как идёт торговля:

• •

  на какие продукты выше спрос

• •

  какие акции можно провести, как организовать выкладку и мерчандайзинг, чтобы оптимизировать продажи

• •

  какая продукция часто портится в магазине и сколько денег на этом теряет бизнес

• •

  что нужно закупать с запасом, а что лежит на складе мёртвым грузом

• •

  какую прибыль приносит каждая позиция

Кроме этого, товароучёт в розничной торговле помогает при инвентаризации, расчёте валового дохода, профилактике краж и хищения, оптимизации взаимоотношений с партнёрами. На основании статистики брака и возвратов можно сделать вывод о качестве продукции каждого поставщика и скорректировать условия работы — например, снизить закупочную цену или вовсе отказаться от сотрудничества.

Учёт продажи товаров обеспечивает непрерывный контроль остатков. Это позволяет выявить факты воровства и мошенничества со стороны персонала, неправильного хранения, халатного отношения, которое ведёт к порче продукции и финансовым потерям. На данные о поступлениях и списаниях, собранные за несколько месяцев, можно опираться при составлении стратегии продаж, маркетинга, развития бизнеса.

Контролировать движения продукции внутри розничного магазина можно на нескольких уровнях.

Оперативный учёт

Количество позиций на складе и в торговом зале — динамическая величина, на которую влияют продажи, возвраты, поставки. Чтобы понимать количественное наличие продукции и потребность в закупках, нужно вести ежедневные подсчёты остатков. Это позволяет отслеживать изменения в реальном времени и принимать оперативные решения по управлению запасами.

Статистический учёт

После того как бизнес накопит статистику продаж, поступлений, списаний и возвратов, можно вести аналитику:

• •

  изучать спрос — постоянный и сезонный

• •

  выявлять тенденции в поведении посетителей магазина

• •

  определять предпочтения покупателей

• •

  прогнозировать доходы и расходы

Статистический учёт помогает найти закономерности в бизнес-процессах и финансовых потоках, оптимизировать ассортимент и увидеть результаты торговой деятельности в материально-денежном выражении.

Бухгалтерский учёт

Бухучёт обязателен для всех организации в сфере торговли, в том числе в рознице. Каждое изменение статуса товарно-материальных ценностей (ТМЦ) нужно отражать в бухгалтерском журнале или программе.

При совершении торговых и складских операций бухгалтер оформляет документы и вносит записи в базу данных в соответствии с требованиями законодательства. Компании, которые не относятся к микробизнесу, то есть имеют среднесписочную численность работников более 15 человек и годовую выручку свыше 120 млн ₽, должны вести бухучёт по стандарту ФСБУ 5/2019. Особенности стандарта и оформления операций с ТМЦ рассмотрим ниже.

Складской учёт

Кладовщик, завскладом или другое материально ответственное лицо ведёт регистрацию поступлений продукции, инвентаризацию, контроль сроков годности и качества товара на складе, фиксирует отправку партий на продажу в торговый зал, считает остатки. Это обеспечивает сохранность запасов и эффективное управление закупками.

«Жизненный цикл» товара состоит из нескольких этапов:

• •

  поступление от поставщика

• •

  размещение на складе

• •

  выкладка на полки

• •

  продажа или списание

В зависимости от степени автоматизации бизнеса эти операции можно отражать на бумажных носителях, например вручную записывать в учётный журнал, или хранить в электронном виде: в табличных файлах, складских системах, ERP и других программах.

Поступление товара в магазин

Приёмкой занимается материально ответственное лицо. По умолчанию им считается директор торговой точки, но можно оформить доверенность на администратора, продавца, складского работника или другого сотрудника. Доверенность на получение товаров составляет бухгалтерия по форме № М-2 или М-2а.

Уполномоченное лицо проверяет количество, вес, качество и целостность продукции, вносит поставку в систему учёта, подписывает сопроводительную документацию:

• •

  накладную ТОРГ-12

• •

  товарно-транспортную накладную ТТН, если продукция доставлена на транспорте

• •

  счёт-фактуру, если юрлицо работает с НДС на ОСНО

Порядок действий при получении товара и требования к документальному оформлению приведены в методических рекомендациях Роскомторга и Минфина.

Контроль поступления продукции и оприходование можно вести разными методами:

• •

  партионным — все прибывшие на склад товары хранятся в одном месте

• •

  сортовым — товары распределяют по группам и хранят в разных складских зонах

• •

  номенклатурным — каждая единица продукции хранится отдельно

Номенклатурный способ хранения подходит торговым точкам с небольшим ассортиментом или при продаже эксклюзивных штучных вещей. При поставке каждому товару присваивают номер, хранение организовано по номенклатуре.

Сортовой метод используется в розничной торговле продукцией с разными параметрами, например семенами разных сортов растений или продуктами питания, у которых нужно отслеживать сроки годности. Поступившие новые товары присоединяются к старым соответствующей категории.

Партионный метод подходит для бизнеса, которому важно учитывать отдельные поставки, например при работе с продукцией, подлежащей гарантийному обслуживанию или возврату поставщику. Примеры использования метода — розничная торговля одеждой, запчастями, комплектующими, медикаментами. Одна партия может состоять из разнородных наименований. Каждая новая партия оформляется карточкой и хранится на складе отдельно от старых товаров.

Перемещение товара

После оприходования продукция поступает на баланс магазина. Часть может оставаться на складе, часть — отправиться в зал. Перед выкладкой новых позиций на полки нужно определить розничную цену. При этом можно отталкиваться от себестоимости, которая включает закупочную цену и расходы, связанные с реализацией продукции:

• •

  аренда торгового помещения

• •

  коммунальные платежи

• •

  зарплатный фонд

• •

  оплата бухгалтерского или другого программного обеспечения, которым пользуется компания

• •

  налоги

• •

  рекламный бюджет

• •

  обслуживание расчётного счёта

В розничной торговле цена часто является решающим фактором для покупателя, поэтому привлекать клиентов и повышать продажи можно с помощью ценообразования. Чтобы предлагать аудитории низкие цены и при этом не работать в минус, нужно снижать расходы. Это можно сделать за счёт экономии на услугах для бизнеса. Например, можно вести РКО в Альфа‑Банке с выгодным расчётным счётом, торговым эквайрингом, бесплатным бухгалтерским онлайн-сервисом и бонусами на развитие на сумму более 300 000 ₽.

После расчёта цены нужно подготовить товар к выкладке, промаркировать его, распечатать ценники и загрузить номенклатуру в кассу. Перемещение продукции со склада нужно отразить в автоматизированной системе учёта или в журнале склада и ведомости торгового зала в количественном выражении.

Выбытие товара

Причинами выбытия в розничной торговле могут быть следующие события:

• •

  реализация

• •

  порча

• •

  недостача — например, из-за кражи, утери, ошибок при оформлении покупки на кассе

• •

  окончание срока годности

• •

  возврат поставщику

Документальное оформление операции зависит от события. Продажа сопровождается чеком. Кассиры ежедневно составляют отчёты по выручке и вносят сумму в приходно-кассовый ордер. На основании отчётов бухгалтер регистрирует выручку с помощью записей в системе бухгалтерского учёта.

Списание сопровождается актом при инвентаризации. Списание пищевых продуктов, косметики, бытовой химии, лекарств, у которых истёк срок годности, проводится следующими актами:

• •

  ТОРГ-15 — если продукт можно уценить и продать

• •

  ТОРГ-16 — если продукт пришёл в негодность и продать его нельзя

Вернуть продукцию поставщику можно из-за проблем с качеством. Если брак или некомплект обнаружен при приёмке партии, неподходящие позиции можно вычеркнуть вручную из накладной. Если магазин использует счёт-фактуру, поставщик должен вычесть стоимость бракованной продукции из суммы поставки и подготовить новый счёт.

Если партия уже принята и оприходована, нужно составить акт о выявлении некачественной продукции и направить претензию поставщику.

Вести товароучёт в рознице можно по закупочной или отпускной цене (пункт 20 ФСБУ 5/2019).

При учёте по закупочной цене продукция учитывается по себестоимости. Модель подходит торговым сетям и крупным организациям, которые применяют НДС.

Небольшие магазины чаще ведут товароучёт по отпускной, или розничной, цене. В момент поступления ТМЦ нужно сделать наценку и отразить её на счёте 42 «Торговая наценка». При этом нужно учитывать все расходы, влияющие на розничную цену.

Движения ТМЦ отражают на счёте 41. Если ассортимент большой, операций много, можно дополнительно открыть субсчета к счёту 41. В Плане счетов, утверждённом Минфином (приказ от 31.10.2000 № 94н с изменениями от 08.11.2010 г. № 142н), приведены следующие варианты:

• •

  субсчёт 41.1 — для учёта ТМЦ на складах

• •

  субсчёт 41.2 — для ТМЦ в розничной торговле

Разберём основные бухгалтерские проводки.

Получение партии от поставщика оформляется следующим образом (ДТ — дебет, КТ — кредит):

• •

  ДТ 41 КТ 60 — поступление ТМЦ в магазин

• •

  ДТ 19 КТ 60 — учёт НДС

• •

  ДТ 41 КТ 60 — отражение расходов, которые влияют на себестоимость

• •

  ДТ 41 КТ 42 — отражение наценки (используется счёт 42 «Торговая наценка»)

Реализация продукции в магазине:

• •

  ДТ 50 (62) КТ 90 — поступление наличной выручки в кассу

• •

  ДТ 57 КТ 90 — поступление выручки по банковским картам при безналичной оплате покупок посетителями магазина

• •

  ДТ 90 КТ 68 — начисление НДС с продажи (для юрлиц на ОСНО)

• •

  ДТ 90 КТ 41 — списание себестоимости

• •

  ДТ 90 КТ 44 — отражение расходов на реализацию продукции

• •

  ДТ 90 КТ 99 — отражение финансового результата

• •

  ДТ 90 КТ 41 — выбытие проданных ТМЦ

Примеры списания продукции в розничном магазине:

• •

  ДТ 94 КТ 41 — списание испорченных и старых ТМЦ

• •

  ДТ 73 КТ 74 — списание испорченных ТМЦ в случае, если известен виновник порчи продукции

• •

  ДТ 50 КТ 73 — удержание суммы за порчу продукции из зарплаты виновника

• •

  ДТ 91 КТ 94 — списание испорченной продукции, если виновник неизвестен

При наличных расчётах с покупателями нужно выдавать кассовые чеки. Оформлять счета-фактуры не нужно. При безналичных расчётах банковскими картами счета-фактуры нужны, их необходимо составить не позднее пяти дней с момента реализации. Все документы в розничной торговле нужно хранить в бухгалтерии в течение пяти лет. После истечения срока хранения чеки и счета можно уничтожить.

Недостача, излишки на складах, просроченные продукты, отсутствие контроля — частые последствия плохо организованного управления ТМЦ. Ежедневный и точный товароучёт позволяет реже проводить инвентаризации, снижает вероятность бухгалтерских ошибок, кассовых разрывов и сбоев в поставках, помогает вовремя заполнять полки и витрины продукцией, на которую есть спрос. Это ведёт к оптимизации закупок, повышению эффективности работы персонала и росту прибыли.