Альфа-Банк
Полезное о продуктах
Бизнес-поездки по России и за рубеж стали неотъемлемой частью рабочего процесса во многих организациях. Согласно недавнему исследованию, почти половина сотрудников российских компаний с разной периодичностью бывает в командировках. После ухода многих иностранных брендов отечественный бизнес сосредоточен на переориентации деловых и торговых связей. Компании активно ищут поставщиков, инвесторов и партнёров, а также осваивают новые рынки сбыта.
Расходы на деловые поездки зачастую входят в топ-5 самых затратных статей корпоративного бюджета. Если не стандартизировать управление издержками, связанными с разъездной деятельностью работников, перерасход может достигать 20–50% от запланированной суммы.
В статье рассказываем, как экономить на командировках в условиях повсеместного роста цен.
Что такое командировочные и суточные расходы
В соответствии со статьёй 168 Трудового кодекса РФ, издержки сотрудников делятся на две категории:
- •
Командировочные — обязательные траты. За потраченные деньги работнику нужно отчитаться документально: представить в бухгалтерию чеки, квитанции, билеты. Обычно командировочные выплачиваются частями: аванс — до поездки, остаток — после представления отчётных документов
- •
Суточные — дополнительные издержки. Эта выплата рассчитывается как фиксированная сумма на каждый день командировки, включая выходные, праздники, время в дороге и дни простоя из-за задержки или отмены транспорта
Поговорим о командировочных и суточных подробнее.
Какие командировочные расходы компания обязана возмещать по закону
На основании статьи 168 ТК и Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, отправляя сотрудника в деловую поездку, работодатель обязан возместить затраты на:
- •
Проезд — самолёт, поезд, автобус, трансфер, такси, расходы на топливо, если командированный добирается до места на своём автомобиле
- •
Проживание — аренда квартиры или апартаментов, бронирование отеля
- •
Рабочие нужды — аренда транспорта и оборудования, канцелярия, мобильная связь, услуги перевода и прочие расходы, без которых невозможно выполнение должностных обязанностей
Питание не всегда относится к командировочным — некоторые организации включают эту статью расходов в суточные.
Перечень затрат, подлежащих компенсации, может быть шире — всё зависит от тревел-политики или внутреннего положения о командировках.
Суточные: что это, как рассчитываются и как выплачиваются
Если питание в суточные не входит, выделенные деньги можно полностью тратить на мелкие бытовые расходы — например, купить воду или лекарства, оплатить услуги прачечной/химчистки, отправиться на обзорную экскурсию по городу. Этой суммой командированный распоряжается по собственному усмотрению. Отчитываться за потраченные деньги не надо.
Размер суточных устанавливает работодатель. Сумма прописывается в тревел-политике компании или положении о командировках.
Деньги сотрудник получает перед поездкой, то есть авансом. Сумма к выплате рассчитывается так:
Аванс = установленный размер суточных количество дней командировки
Если продолжительность командировки увеличилась в связи с производственной необходимостью или из-за проблем с транспортом, работодатель должен доначислить суточные за дополнительные дни.
Система контроля расходов и бюджетирования
Чтобы сформировать детальное представление об издержках на деловые поездки, необходимо:
Выделить основные направления командировок
Ежемесячно анализировать траты по каждому маршруту, фиксировать нарушения лимитов, выявлять причины повышенных расходов, сравнивать фактические и плановые затраты. Можно пользоваться специальными сервисами для тревел-менеджмента, вести электронные таблицы или разработать и внедрить собственный IT-продукт, интегрированный с системой учёта, например, c 1С
Формировать отчёты. Удобно пользоваться сводными таблицами с возможностью группировки по сотрудникам, периодам и направлениям. Так вы сможете выявить наиболее дорогие маршруты и пересмотреть бизнес-процессы
После сбора и анализа информации можно приступать к бюджетированию в соответствии с нормами российского законодательства и положениями локальных документов.
Как создать регламент и установить лимиты
Всё, что касается деловых поездок, нужно прописать в тревел-политике или положении о командировках. Эти документы разрабатываются индивидуально. Можно взять за основу готовый шаблон, но важно адаптировать его под специфику бизнеса и финансовые возможности компании.
Статья 168 ТК наделяет работодателя правом самостоятельно устанавливать сумму к возмещению. Чтобы эффективно управлять бюджетом на деловые поездки, важно определить лимиты на:
- •
Билеты
- •
Проживание
- •
Суточные
Лимиты устанавливают на основании аналитики расходов. При расчёте максимально допустимой суммы нужно учитывать, куда отправляется командированный, и сезонность цен. Например, в Москве расходы закономерно больше, чем в любом из городов Золотого кольца. А если сотрудник едет во Владивосток в июле–августе, поездка обойдётся компании дороже, чем в холодное время года.
Устанавливая ограничения, учитывайте и уровень сотрудника: для руководителей и рядовых работников можно утвердить разные лимиты. Если начисленной суммы в итоге не хватило, командированный должен представить письменное обоснование.
Лимиты и правила документооборота нужно зафиксировать в тревел-политике или положении о командировках. Если есть коллективный договор, его тоже требуется обновить.
Остаётся ознакомить сотрудников с документом под подпись.
Эффективные инструменты для учёта и аналитики расходов
- •
Millennium
- •
OneTwoTrip для бизнеса
- •
Smartway
- •
Trivio
- •
Top Client
Ключевые расходы: как экономить
Билеты
- •
Покупайте билеты заранее. Сроки зависят от направления, времени года и востребованности маршрута
- •
Выбирайте невозвратные тарифы — они дешевле
- •
Планируйте вылеты или выезды на середину недели — обычно к выходным билеты дорожают
- •
Если возможно, сократите количество командировок в высокий сезон
- •
Минимизируйте число деловых поездок в праздничные дни и в период проведения крупных мероприятий
- •
Сравнивайте цены на билеты на нескольких ресурсах
- •
Начинайте отслеживать цены, как только стали известны даты поездки. Если стоимость стала ниже среднего значения, не затягивайте с оплатой. Скорее всего, очень скоро цена вырастет
- •
Когда позволяет время, выбирайте авиамаршруты с пересадкой. Экономия может достигать 30%
- •
Оцените целесообразность вылета или выезда из соседнего города. А также проанализируйте, есть ли выгода от прибытия в населённый пункт, расположенный в паре часов езды от точки назначения. Зачастую это экономически обоснованно, если увеличение времени в пути некритично
- •
Пользуйтесь льготными тарифами, если они есть и это возможно Не игнорируйте промокоды, программы лояльности, распродажи и акции
- •
Бронируйте билеты сразу туда и обратно
Проживание
- •
Обычно выгоднее размещать сотрудников в апартаментах или гостиницах, чем в частных квартирах
- •
Размещайте командированных в районах, удалённых от центра города
- •
Бронируйте жильё заранее — как только утверждены даты командировки. Сравните цены на нескольких площадках
Суточные
Законодательством установлен размер суточных, с которых не уплачивается налог на доход физлиц и страховые взносы. Нормы отличаются в зависимости от вида командировки (по России или за рубеж) и других особенностей служебной поездки. Актуальные лимиты лучше проверять в интернете незадолго до выезда работника.
Например, норма суточных для командировок по России по состоянию на февраль 2026 года — до 700 ₽, за исключением сотрудников федеральных учреждений, госорганов и внебюджетных фондов. Если вы начисляете в пределах этой суммы, уплачивать НДФЛ и страховые взносы не придётся. А это пусть и небольшая, но экономия.
Когда выделенная сотруднику сумма превышает установленный государством лимит, с разницы нужно уплатить налог на доходы физлиц, а также перечислить платёж в СФР. И здесь уже экономить нельзя, иначе у компании будут проблемы с контролирующими органами.
Способы уменьшения бюджета без потери качества
- •
Сократите количество командировок: часть очных визитов обычно можно заменить на онлайн-встречи
- •
Планируйте деловые поездки блоками: в рамках одной командировки при необходимости можно решить сразу несколько задач в разных близлежащих населённых пунктах
- •
Обучите сотрудников методам разумной экономии в период командировки
- •
Заказывайте билеты и бронируйте отели через сервис Альфа-Тревел. Так вы будете не только экономить, но и получать кэшбэк. А чтобы пользоваться премиум-возможностями, заведите корпоративную карту Business One
