Альфа-Банк
Полезное о продуктах
Исследование, проведённое Российским союзом промышленников и предпринимателей, показало, что в 2025 году 74% отечественных компаний оптимизировали расходы. Они решили экономить из-за большой ключевой ставки и, как следствие:
- •
сложностей с получением бизнес-кредитов
- •
высокой инфляции, влекущей повсеместный рост цен
- •
резкого падения потребительского спроса
В 2026 году экономическая нестабильность сохраняется. Чтобы удержаться на плаву, бизнесу необходима эффективная стратегия оптимизации издержек.
Чем оптимизация расходов отличается от сокращения затрат
Оптимизация — это стратегический подход, позволяющий снизить издержки и пересмотреть структуру расходов. Она невозможна без глубокого анализа и изменения паттернов ведения операционной, финансовой и инвестиционной деятельности.
Сокращение расходов — тактические мероприятия, дающие быстрый отклик при минимизации оттока денег. Например, при риске кассового разрыва бизнес может резко сократить бюджет на продвижение или отложить выход на рынок с новым продуктом.
Таким образом, оптимизация — системный подход, позволяющий расходовать меньше, а также обеспечивающий финансовую устойчивость предприятия в долгосрочном периоде. Сокращение издержек — быстрая реакция на проблему, помогающая не допустить падения экономических показателей в краткосрочной перспективе.
Преимущества, которые бизнес получает после оптимизации расходов
Оптимизация позволяет не только расходовать меньше, но и повысить финансовые результаты бизнеса — прибыль, маржинальность, рентабельность.
Ещё пересмотр расходных статей помогает:
- •
Обеспечить прозрачность денежных потоков
- •
Облегчить управление корпоративными финансами
- •
Скорректировать цены
- •
Улучшить качество товаров/услуг
- •
Высвободить деньги на развитие бизнеса
- •
Оптимизировать долговую нагрузку
- •
Улучшить организационную структуру
- •
Ускорить бизнес-процессы
Компании с оптимизированной структурой издержек более гибкие: им проще адаптироваться к колебаниям внешней и внутренней среды. Это благоприятно влияет на имидж и деловую репутацию бренда.
Аудит и анализ текущих затрат: база для успешной оптимизации
Оптимизация — это не тотальная экономия, а уменьшение затрат при прежнем качестве продукта или сервиса и тех же экономических результатах бизнеса.
Чтобы расходовать меньше, необходимо провести аудит издержек, а затем проанализировать статьи затрат. Потребуются данные как минимум за предыдущие три месяца, а лучше за полгода. Источники информации:
- •
Бухгалтерская и налоговая отчётность
- •
Системы учёта
- •
Управленческие отчёты
Сначала нужно найти схожие издержки и объединить их в категории. Перечень категорий зависит от масштабов предприятия и специфики бизнеса. За основу можно взять такую группировку:
- •
Материалы и оборудование
- •
Фонд оплаты труда и остальные затраты на персонал
- •
Аренда
- •
Коммунальные платежи
- •
Налоги, взносы и сборы
- •
Кредиты и другие долговые обязательства
- •
Административные затраты
- •
Продвижение
- •
Логистика
- •
Связь и интернет
- •
Представительские расходы
- •
Непредвиденные издержки
Дальше расходы в каждой категории необходимо разделить на два типа:
Вид затрат | Что характерно | Примеры |
|---|---|---|
Постоянные | Не привязаны к производству и продажам. Это фиксированные издержки, которые существуют даже при условии, что компания временно ничего не выпускает и не продаёт | Зарплата административно-управленческого персонала, амортизация имущества, расчётно-кассовое обслуживание, аренда, кредиты, лизинг, коммуналка без счётчиков, арендные платежи |
Переменные | Зависят от объёмов производства и реализации: чем больше товаров или услуг, тем выше расходы | Сырьё и другие оборотные средства, упаковка, логистика, сдельная зарплата сотрудников |
Следующий шаг — разделить все постоянные и переменные затраты на два вида:
- •
Прямые — входят в себестоимость товара или услуги
- •
Косвенные — напрямую с производством не связаны, их оптимизировать проще всего
После этого каждой категории расходов необходимо присвоить уровень важности. Удобно пользоваться цифровой шкалой, где 1 — затраты, обеспечивающие существование компании, а 5 — издержки, от которых можно отказаться без особого ущерба.
Анализ надо начинать с наиболее значимых расходных статей, двигаясь к менее приоритетным. Чтобы оценить, действительно ли издержки предприятия оправданы, нужно ответить на вопросы:
- •
Есть ли от этой статьи расходов прямая польза для бизнеса?
- •
Можно ли удешевить бизнес-процессы при прежнем качестве конечного продукта?
- •
Получится ли отказаться от этих издержек?
Помимо приоритетности отталкивайтесь от типа затрат — постоянные и косвенные переменные расходы оптимизировать проще.
Разработка плана оптимизации
После аудита и анализа текущих расходных статей необходимо разработать план оптимизации. Порядок действий:
Сформулируйте цель
Поставьте долгосрочные и краткосрочные задачи
Разработайте критерии для оценки эффективности
Определите 20% статей затрат, которые формируют 80% расходов — принцип Парето
Выберите стратегию оптимизации. В зависимости от специфики бизнеса и особенностей предприятия, работать можно в одном направлении или сразу в нескольких
Оптимизируйте издержки и отслеживайте эффективность. Период наблюдения зависит от набора инструментов: одни методы приносят практически моментальный эффект, а результат от применения других придётся подождать
Проанализируйте результаты. Когда тестовый период завершится, сравните показатели до оптимизации и после
Подведите итоги. Если запланированный результат не достигнут, нужно пересмотреть набор инструментов, а затем повторить шаги 6 и 7
Стратегия оптимизации зависит от условий внешней и внутренней среды. Метод, который хорошо себя зарекомендовал год назад, в настоящем может не сработать. Поэтому набор инструментов нужно регулярно пересматривать и корректировать. Комплексный анализ издержек надо проводить каждый квартал, а оперативный мониторинг — ежемесячно. В кризисные периоды анализ нужно делать чаще.
Примеры методов, позволяющих уменьшить издержки
- •
Пересмотр условий сотрудничества с контрагентами
- •
Автоматизация рутинных задач
- •
Переход на удалённый или гибридный формат работы
- •
Передача непрофильных функций на аутсорсинг
- •
Управление запасами
- •
Сокращение невидимых трат
- •
Поиск новых источников дохода
- •
Уменьшение налоговой нагрузки
- •
Отказ от нерентабельных проектов
- •
Эффективное управление дебиторской задолженностью
- •
Закупки на вторичном рынке
- •
Продажа излишков запасов и неликвидных активов
- •
Корректировка системы мотивации персонала
- •
Переобучение сотрудников вместо расширения штата
- •
Исключение неэффективных каналов продвижения
Технологические решения для долгосрочной экономии
Распространённые варианты:
Роботизированная автоматизация бизнес-процессов
Переход на электронный документооборот
Применение облачных технологий
Внедрение автоматизированных систем управления компанией и работы с клиентами
Модернизация оборудования
Выгодно внедрить технологические решения для долгосрочной экономии могут участники программы лояльности Альфа-Выгодно для бизнеса. Компании получают кэшбэк от Альфа-Банка, а также скидки и другие бонусы от наших партнёров.
Как понять, что оптимизация эффективна
Индикаторы эффективности:
- •
Снижение доли операционных расходов
- •
Рост прибыли — нужно работать с суммой, зафиксированной до амортизации и уплаты налогов
- •
Увеличение маржинальности минимум на 2–3 пункта
- •
Формирование положительного денежного потока
Оптимизация эффективна, если денег тратится меньше, а также удалось добиться стабильности и роста финансовой эффективности при прежнем качестве. При этом бизнес-процессы стали проще и понятнее.
Основные ошибки при оптимизации расходов
Типичные ошибки, которые совершают руководители:
Способ снижения затрат | Почему так делать нельзя |
|---|---|
Урезание оклада | Деньги — основной инструмент для достижения базового уровня благополучия. Уменьшение оклада демотивирует сотрудников. Это негативно влияет на финансовые результаты бизнеса. Целесообразнее пересмотреть систему мотивации. Если зарплата работника была фиксированной, можно снизить оклад, но при этом дополнительно внедрить премиальную часть, привязав её к реальным достижениям. Если оплата труда сотрудника складывается из оклада и бонусов, стоит уменьшить фиксированную часть в пользу премиальной |
Достижение экономии через ухудшение качества конечного продукта | Дешёвые материалы и менее квалифицированный труд ухудшают качество товаров или услуг. Из-за этого клиенты уходят к конкурентам или вовсе отказываются от продукта. Снижение лояльности целевой аудитории плохо влияет на экономические показатели, имидж и деловую репутацию бренда |
Необдуманное снижение маркетинговых расходов | Когда предприятие экономит, нельзя просто взять и отказаться от продвижения. Если продажи падают, приток денег в компанию сокращается, и удержаться на плаву в сложные времена становится ещё труднее. В случаях, когда всё-таки приходится урезать бюджет на маркетинг, нужно сначала сравнить эффективность каналов продвижения и только потом выбирать инструменты, от которых можно отказаться с наименьшим ущербом для компании |
Отказ от обучения сотрудников и развития их гибких навыков | Сотрудники с низким уровнем компетенций часто совершают ошибки, приводящие к финансовым потерям. И напротив: грамотный специалист, работающий над продуктом или проектом с нуля, может помогать коллегам. Многие сотрудники стремятся расти вместе с брендом. Если лишить их перспектив развития, страдает мотивация и вовлечённость в рабочие процессы. При условии, что на офлайн-обучение приходится расходовать слишком большие суммы, можно поискать онлайн-курсы. Ещё стоит разработать корпоративную систему обучения |
Некоторые руководители скрывают от коллектива, что у компании настал сложный период, а также игнорируют тревожность у подчинённых. Это неправильный подход. Нужно объяснить сотрудникам причины кризиса, рассказать о плане оптимизации и поговорить о перспективах. Возможно в ходе коллективного мозгового штурма появятся варианты снижения расходов, которые раньше не рассматривали.
Главное
- •
Оптимизация расходов и сокращение затрат — разные подходы к работе с издержками. Оптимизация помогает повысить финансовую устойчивость на длительный срок. Компания тратит меньше, но при этом сохраняет конкурентоспособность и создаёт основу для роста. А сокращение затрат даёт быстрый результат в краткосрочной перспективе
- •
Аудит и анализ текущих расходных статей — основа оптимизации затрат
- •
Чтобы денег тратилось меньше, необходимо разработать план оптимизации и придерживаться его. Отслеживайте результаты в контрольных точках. Анализируйте эффективность. При необходимости меняйте методы
- •
На издержки компании влияет внешняя и внутренняя среда. Адаптируйте стратегию к изменяющимся условиям
- •
Распространённые ошибки при снижении затрат: сокращать оклады, экономить в ущерб качеству продукта, необоснованно урезать маркетинговый бюджет, отказываться от обучения сотрудников. Эти действия дают сомнительный краткосрочный эффект, но при этом заметно ухудшают финансовые показатели
Содержание
Чем оптимизация расходов отличается от сокращения затрат
Преимущества, которые бизнес получает после оптимизации расходов
Аудит и анализ текущих затрат: база для успешной оптимизации
Разработка плана оптимизации
Примеры методов, позволяющих уменьшить издержки
Технологические решения для долгосрочной экономии
Как понять, что оптимизация эффективна
Основные ошибки при оптимизации расходов
Главное
