Расчётный счёт
Начало бизнеса
Кредиты
Депозиты
Карты
Эквайринг
Ещё

Как проходит инкассация наличных денег

Картинка баннера

Рассказываем, что такое инкассация, каких видов она бывает, какие организации этим занимаются и почему это выгодно для бизнеса.


Что такое инкассация денег

Когда покупатели расплачиваются за товары, работы или услуги наличными, выручка скапливается в кассах. Далее у бизнеса стоит задача перевести деньги на расчётный счёт. Это важно по нескольким причинам:

  1. У каждой торговой точки есть лимит суммы наличности, которую можно хранить в кассе.

  2. На расчётном счёте должно быть достаточно средств для оплаты поставок, выдачи зарплат, уплаты налогов.

  3. Наличные, хранящиеся вне банка, могут украсть.

Инкассация — это услуга, которая гарантирует безопасную доставку денег в банк. Процесс происходит так:

  1. К торговой точке приезжает автомобиль с бригадой инкассаторов.

  2. Сотрудники инкассации принимают наличные, проверяют документы, отвозят груз в кредитную организацию.

  3. Работники банка пересчитывают средства клиента. Если сумма совпадает и нет поддельных купюр, банк одобряет денежную операцию и переводит средства на расчётный счёт.

Можно инкассировать деньги самостоятельно — например, лично отвозить их в банк или переводить через банкомат. Но тут есть сложности: переводить большие суммы через банкомат долго, да и ходить по людным местам с сумкой денег опасно. Кроме того, при самостоятельной сдаче наличности вы тратите своё время.

В Альфа-Банке есть услуга инкассации и несколько вариантов самоинкассации. Самоинкассация от Альфа-Банка организована так, чтобы ваши средства были защищены.


Кто и как производит инкассацию

Перевозкой денег занимаются инкассаторские службы или банки, у которых есть свой отдел инкассации. Для выездов они используют бронированные автомобили. Перед поступлением на работу сотрудники инкассации проходят обучение и сдают экзамены. Обучение включает правовую, физическую, огневую и техническую подготовку. Во время работы специалисты также обучаются, сдают нормативы, участвуют в соревнованиях.

Работники службы инкассации выезжают на маршруты бригадами. В каждую бригаду входит несколько инкассаторов и водитель. Перед выездом работники проходят инструктаж, получают оружие, рации, бронежилеты. Бригада может подъезжать по графику или по вызову — в зависимости от правил, установленных договором.

Работу служб инкассации регулирует Федеральный закон № 395-1-ФЗ «О банках и банковской деятельности».


Что входит в обязанности службы инкассации

Инкассаторские службы не только доставляют выручку в банки, они предоставляют и другие услуги:

  • доставляют наличные из банка клиенту;

  • перевозят денежные средства между подразделениями клиента;

  • перевозят документы, ценные бумаги, драгоценные металлы.

Как только инкассаторы забрали груз, они несут за него материальную, административную и уголовную ответственность. Во время инкассации они наблюдают за обстановкой, чтобы предотвратить ограбление. Если с грузом что-то случится, по правилам договора инкассаторская служба возместит убытки.


Как организовать инкассацию

Сначала нужно выбрать организацию, которая предоставляет такую услугу, заключить с ней договор, а также соблюсти некоторые правила и технические требования.

Подписание договора

Договор об инкассации может быть двусторонним или трёхсторонним.

Двусторонний договор

Трёхсторонний договор

Заключается между клиентом и банком. В этом случае службы банка занимаются перевозкой выручки, проверкой купюр на подлинность, пересчётом и зачислением средств на расчётный счёт.

Заключается между клиентом, банком и сторонней инкассаторской службой. Инкассаторская служба занимается только доставкой денег, остальные работы берёт на себя банк.

Подписать договор инкассации могут любые финансовые, кредитные, торговые организации, а также индивидуальные предприниматели.

Помещение для передачи денег

Передавать выручку инкассатору можно только в помещении, которое запирается изнутри. Такое помещение нужно подготовить заранее.

Пакеты для упаковки наличных

Для инкассации крупных сумм наличных используют специальные инкассаторские сумки, которые предоставляет кредитная организация или компания-перевозчик. Для более мелких сумм используют одноразовые сейф-пакеты из прочного пластика. Наполнив пакет, вы его заклеиваете. После этого пакет уже невозможно вскрыть не повредив. Когда деньги поступают в банк, сотрудники проверяют целостность упаковки.

Порядок инкассации

Инкассаторы не пересчитывают деньги, а только принимают их и проверяют сопроводительные документы. Упаковывать наличность и заполнять документы должен бухгалтер или кассир. Если в документах обнаружится ошибка, сотрудник инкассации не сможет принять деньги, но за вызов придётся заплатить. Чтобы не вызывать бригаду «вхолостую», заранее позаботьтесь о нескольких вещах:

  • узнайте фамилию и имя инкассатора, а когда он прибудет, проверьте паспорт и доверенность на перевозку денег;

  • пересчитайте вырученные средства и оставьте в кассе необходимый минимум;

  • пересчитайте инкассируемую сумму, разложите купюры по номиналам, а монеты пересыпьте в простой целлофановый пакет;

  • заполните сопроводительные документы: препроводительную ведомость, квитанцию о приёме денег, накладную;

  • упакуйте всю сумму в сейф-пакет вместе с препроводительной ведомостью;

  • накладную передайте работнику службы инкассации;

  • квитанцию о приёме денег, которую подпишет инкассатор, оставьте себе;

  • на документах должны быть подписи и печати обеих сторон.

Бухгалтерский учёт

Если ваша компания ведёт бухгалтерию в упрощённой форме, то достаточно записей в учётных документах. Если вы ведёте полную бухгалтерию, инкассацию нужно оформить в бухгалтерских проводках:

Передача кассовой наличности инкассатору

Зачисление денег на расчётный счёт

Комиссия банка за приём и пересчёт денег

Дебет 57 — кредит 50 Основания для записи — квитанция, приходно-кассовый ордер.

Дебет 51 — кредит 57 Основание для записи — банковская выписка о движении средств на счёте.

Дебет 91.2 — кредит 51 Основание для записи — банковская выписка.


Как организовать самоинкассацию

Вид инкассации можно подбирать в зависимости от количества выручки и частоты её передачи в кредитную организацию. Например, вам может подойти самоинкассация. Альфа⁠-⁠Банк предлагает три варианта:

  • Через банкомат Альфа-Банка. Удобно для частых и некрупных переводов. Если ваши курьеры находятся в разных точках города, им больше не нужно сдавать выручку в офис. Вы получаете в интернет-банке код самоинкассации и раздаёте его сотрудникам. С его помощью они смогут переводить наличные на расчётный счёт через банкоматы Альфа-Банка.

  • С помощью Альфа-Сейфа. Альфа-Сейф — это сложное электронное устройство, которое устанавливается в вашем магазине, офисе, отеле. Устройство принимает деньги и сразу зачисляет их на ваш расчётный счёт. Банкноты, которые попадают внутрь, становятся собственностью банка. Кредитная организация контролирует наполняемость и работоспособность устройства онлайн. Когда сейф заполнен, банк присылает инкассаторов, если устройство требует ремонта — направляет ремонтников.

  • С помощью личного банкомата от Альфа-Банка. Как и Альфа-Сейф, личный банкомат устанавливается на вашей территории и выполняет те же функции. Разница в том, что он имеет больший размер. Это значит, что вы сможете вносить большие суммы, а инкассаторы будут приезжать на порядок реже.


Сколько стоит инкассация

Стоимость инкассации определяется условиями договора. У банков есть типовые тарифы, которые различаются частотой выездов и величиной инкассируемых сумм. Также кредитная организация может предложить постоянному клиенту индивидуальный договор.

Стоимость услуги инкассации от Альфа-Банка складывается из фиксированной цены выезда бригады и процента от инкассируемой суммы. Цена выезда варьируется от 800 до 1000 рублей, а процент — от 0,1 до 2%. При самоинкассации через сейф или личный банкомат клиент платит только процент от переводимых средств — 0,28% (но минимум 37 000 рублей в месяц). Само устройство устанавливается и обслуживается бесплатно.

Подключить услугу

Подгружаем данные

Решения для бизнеса

Регистрация бизнеса

Регистрация бизнеса

Оформим документы и отправим в налоговую

Бесплатный счёт для бизнеса

Бесплатный счёт для бизнеса

Откроем за один день

Бесплатная бухгалтерия

Бесплатная бухгалтерия

Упростим общение с налоговой