Кассовая дисциплина в 2024 году

В чём состоит соблюдение кассовой дисциплины

Оно заключается в строгом соблюдении установленных правил и норм при работе с наличностью. Рассмотрим ключевые аспекты, которые обеспечивают дисциплину в управлении наличными деньгами.

1. Правильное использование ККТ. Для большинства ООО и ИП все операции, связанные с приёмом наличных, проводятся через контрольно-кассовую технику.

2. Ведение кассовой документации. Каждая кассовая операция должна быть оформлена с помощью соответствующих документов.

3. Соблюдение лимитов наличности в кассе. Чтобы минимизировать риски, связанные с хранением наличности, ООО и ИП устанавливают лимиты наличных денег, которые могут храниться в кассе.

4. Регулярная инвентаризация. Периодическая проверка наличности и сопоставление фактического наличия средств с данными бухгалтерского учёта позволяют выявлять и предотвращать расхождения и возможные нарушения.

5. Изучение и соблюдение закона. Соблюдение всех требований законодательства РФ, регулирующих кассовые операции, обеспечивает защиту от юридических рисков и санкций за нарушения.

Помимо наличных, через ККТ можно проводить безналичную оплату с помощью услуги торгового и интернет-эквайринга.

Как соблюдать кассовую дисциплину при работе с ККТ

Обеспечить законность и точность всех кассовых операций при работе с ККТ помогут следующие правила:

• •

  Выбор кассовой техники. Важно приобретать только те кассовые аппараты и фискальные накопители, которые числятся в государственных реестрах на сайте налоговой: в реестрах ККТ и ФН.

• •

  Договор с ОФД. ОФД — оператор фискальных данных — это посредник между бизнесом и налоговой. Договор с оператором обязателен для любого бизнеса, использующего кассу, за исключением случаев, прописанных в статье 2 закона № 54-ФЗ. К таким случаям относятся те, при которых бизнес работает в местностях без интернета, а также на территориях военных объектов, объектов ФСБ и внешней разведки.

• •

  Регистрация ККТ. Перед началом работы аппарат нужно зарегистрировать в налоговом органе. Это можно сделать через сайт налоговой, через оператора фискальных данных, через личный кабинет производителя аппарата или при личном посещении налоговой.

• •

  Обучение персонала работе с кассой. Все сотрудники, работающие с ККТ, должны знать правила ведения кассовых операций, правила обращения с наличными, а также технические аспекты работы ККТ.

• •

  Выдача чеков покупателям. Если ООО или ИП проводит операцию через кассу, нужно выдать покупателю электронный или бумажный кассовый чек. В 2024 году есть возможность выдавать чеки через бесплатный сервис «Мои чеки онлайн».

• •

  Формирование отчётности. Регулярное формирование отчётов по кассовым операциям является обязательным и помогает поддерживать порядок в бухгалтерском учёте.

• •

  Техническое обслуживание ККТ. Своевременное обслуживание оборудования предотвращает ошибки, которые могут выдавать неисправные устройства.

Какие документы нужны для работы с наличными

Для законной и организованной работы с наличными деньгами необходимо использовать определённые документы. Каждый из этих документов играет ключевую роль в поддержании кассовой дисциплины и обеспечении прозрачности финансовых операций. Вот основные документы, которые должны быть у каждого предприятия или ИП.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО используется для того, чтобы документально оформлять поступление наличных в кассу. Форма документа — № КО-1. ПКО должен содержать информацию о сумме, источнике поступления, дате операции. Ордер заполняется при любом поступлении денег, будь то оплата от клиента или возврат средств поставщиками. Также его оформляют по отчёту о закрытии смены, который выдаёт кассовый аппарат в конце рабочего дня.

Расходный кассовый ордер (РКО)

РКО используется для оформления любых выплат из кассы, подтверждая выдачу наличных. Форма документа — № КО-2. Документ должен содержать номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью. РКО оформляется при оплатах поставщикам, при выплатах сотрудникам заработной платы, при выдаче денег под отчёт на хозяйственные расходы и в других случаях.

Кассовая книга

Это основной учётный документ, в котором фиксируются все операции с наличными за определённые периоды: за каждый день, месяц, квартал, год. Поскольку в кассовую книгу вносятся данные обо всех приходах и расходах, это позволяет вести точный учёт наличных средств в организации.

Расчётно-платёжная ведомость

Это документ, который используется для учёта зарплатных выплат или других массовых платежей. Форма документа — № Т-49. Расчётно-платёжная ведомость содержит информацию о суммах, выплаченных каждому сотруднику, а также подтверждает выполнение всех необходимых выплат в установленные сроки. Если сотрудников ООО или ИП мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого сотрудника.

Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств

Этот документ необходим, если у ООО или ИП несколько кассиров, которые передают друг другу деньги. Кассиры могут работать как в одном офисе, так и в разных местах одной организации.

Каковы правила ведения документации по наличным операциям

Рассмотрим подробнее основные типы кассовых операций: получение наличных, выдача наличных, расчёт наличными.

Получение наличных в кассу

Деньги принимает кассир, действуя следующим образом:

1. Принятие через онлайн-кассу. Если в розничном магазине наличность приходит от покупателей, кассир принимает деньги и проводит оплату через онлайн-кассу. Принимая купюры, кассир их пересчитывает и проверяет на подлинность. Покупатель имеет право наблюдать за этим процессом. Кассир обязан принимать даже надорванные купюры.

2. Принятие по ПКО. Иногда кассиру розничного магазина или иной организации нужно принять деньги не через онлайн-кассу, а по приходному кассовому ордеру, который составлен бухгалтером. В этом случае кассир проверяет подписи и соответствие указанной в ордере суммы действительно переданным деньгам. После проверки кассир подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдаёт её вносителю денег.

3. Формирование отчёта. В конце смены кассир использует кассовый аппарат для формирования отчёта о закрытии смены и передаёт полученную наличность главному кассиру. Если кассир сам занимается оформлением кассовых документов, он составляет приходный кассовый ордер на всю выручку и передаёт этот документ в бухгалтерию.

Выдача наличных из кассы

Деньги выдаёт кассир, действуя следующим образом:

1. Подготовка документации. Бухгалтер оформляет расходные кассовые ордеры на каждую выдачу денег. Кассир проверяет правильность документов и выдаёт наличные указанным в ордерах лицам.

2. Правила выдачи. Наличные можно выдавать только для конкретных целей, таких как зарплаты, социальные выплаты, оплата товаров и услуг, командировочные расходы и возврат за сданные обратно товары.

3. Ограничения. Нельзя использовать наличные из кассы для покупки ценных бумаг или как заём другим организациям. На такие нужды деньги должны поступать из банка.

Расчёт наличными

Лимит расчёта наличными между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в России установлен пунктом 4 Указания Банка России № 5348-У. Вот ключевые аспекты этого правила:

1. Размер лимита. Лимит на расчёты наличными между юрлицами и ИП составляет 100 000 рублей по каждому договору. Попытки искусственно разбить крупный договор на несколько мелких для обхода лимита могут быть расценены налоговой как нарушение закона, что приведёт к штрафам.

2. Кого касается лимит. Он применяется ко всем категориям бизнеса — от крупного и среднего до малого, но не распространяется на физических лиц и самозанятых.

3. Пример применения. Если ИП покупает диван для офиса за 300 000 рублей, он может заплатить наличными только 100 000 рублей, остальную сумму необходимо внести безналичным способом.

4. Цель лимита. Он введён для того, чтобы сократить объём наличных расчётов между компаниями и ИП, что упрощает контроль за соблюдением налогового законодательства.

5. Срок действия договора. Если срок действия договора истёк, но расчёты по нему продолжаются, лимит остаётся в силе.

Как устанавливать лимит наличных, которые могут храниться в кассе

Средний и крупный бизнес должен установить лимит наличности, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня. Малый бизнес не обязан устанавливать лимит, но может сделать это по желанию.

Установление лимита необходимо для сохранности выручки и соблюдения закона. Вот основные шаги, которые следует учитывать при установлении лимита:

1. Определение нужд бизнеса. Чтобы определить оптимальный объём наличности, который должен быть в кассе, оцените среднесуточные потребности вашего предприятия в наличных для расчётов и выплат.

2. Документальная фиксация. Зафиксируйте лимит в приказе и во внутренних документах организации, например в учётной политике. В противном случае налоговая посчитает, что лимит равен нулю, а это значит, что на конец дня в кассе не должно быть наличных.

3. Соблюдение лимита. Организация всегда должна быть готова к проверке, так как за несоблюдение норм бизнесу грозит штраф. Поэтому руководитель определяет, кто из сотрудников несёт ответственность за то, чтобы фактическое наличие денег в кассе ежедневно соответствовало установленным лимитам.

4. Пересмотр лимита. Во время работы организации объём необходимых наличных может меняться, поэтому стоит регулярно пересматривать установленные лимиты и при необходимости корректировать их.

Соблюдение этих рекомендаций поможет не только обеспечить законность ведения кассовых операций, но и защитит предприятие от возможных финансовых рисков и нарушений.

Как проводить инвентаризацию денежных средств

Инвентаризация — это процесс, который помогает организациям контролировать соответствие фактического наличия денежных средств учётным данным. Для проведения инвентаризации необходимо выполнить следующий регламент:

1. Планирование. Инвентаризация может быть запланированной или внеплановой. Часто эта процедура проводится в конце финансового года, после смены материально ответственных лиц или при необходимости специальной проверки.

2. Создание комиссии. Для проведения инвентаризации должна быть создана комиссия, состоящая из нескольких сотрудников, которые не занимаются ежедневным учётом кассы. В состав комиссии обычно входят бухгалтеры, внешние или внутренние аудиторы, руководители отделов и другие управленцы.

3. Оповещение ответственных лиц. Ответственные за хранение денежных средств лица должны быть уведомлены о проведении инвентаризации заранее, чтобы подготовить к проверке деньги и все необходимые документы.

4. Проведение проверки. В ходе инвентаризации комиссия проверяет фактическое наличие денег и сверяет их с данными бухгалтерского учёта. Все расхождения фиксируются. Комиссия также проверяет наличие и правильность оформления кассовой книги и кассовых ордеров.

5. Составление акта инвентаризации. По результатам проверки составляется акт инвентаризации, который подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Акт должен содержать информацию о проверенной сумме, фактических расхождениях и объяснениях по каждому из них.

6. Принятие мер. Если во время проверки выявлены расхождения, необходимо принять меры для их устранения. Это могут быть дополнительные проверки, изменение процедур ведения кассовых операций, привлечение к ответственности материально ответственных лиц.

Проведение инвентаризации обеспечивает точность и прозрачность финансовых операций, а также укрепляет финансовую дисциплину внутри организации.

Кто осуществляет контроль кассовой дисциплины

Контроль может быть внутренним и внешним.

Внутренний контроль

В организации его может проводить бухгалтерия, аудиторы, финансовый директор. Бухгалтерия организации следит за правильностью ведения кассовых операций и документации. Если в организации есть внутренние аудиторы или финансовый директор, они регулярно проверяют правильность финансовых отчётов и проводят общий финансовый контроль.

Индивидуальный предприниматель может следить за этим самостоятельно, нанять бухгалтера в штат или пользоваться услугами бухгалтера на аутсорсе.

Внешний контроль

Внешний контроль проводит налоговая служба. Чаще всего эта проверка связана с использованием ККТ, и она не выездная, так как данные обо всех операциях налоговый инспектор может запросить у оператора фискальных данных. Но возможны и выездные проверки.

Организацию или ИП может проверить Росфиннадзор. Эта служба действует в рамках закона № 115-ФЗ и борется с нелегальным оборотом средств и финансированием терроризма. Росфиннадзор реагирует на информацию от банков, а также на жалобы или заявления от физических или юридических лиц о возможных нарушениях законодательства в сфере финансового мониторинга.

Как налоговая проверяет кассовую дисциплину

Формат проверок кассовой дисциплины. В 2024 году возможны только внеплановые проверки. Это подразумевает, что организации и предприниматели всегда должны быть готовы представить необходимые документы, связанные с кассовыми операциями, в оригиналах или в виде заверенных копий.

Сроки проведения проверок. Максимальная продолжительность проверки кассовых операций — 20 рабочих дней с момента выдачи поручения на её проведение. Документальные и выездные проверки должны завершаться в течение 10 рабочих дней.

Период привлечения к ответственности. Налоговая инспекция может выписывать штрафы за нарушения, совершённые в течение последних двух месяцев до момента проверки. Это связано с тем, что срок давности привлечения к административной ответственности по статье 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ составляет два месяца. Если нарушение произошло ранее, то штраф за него налоговая наложить не сможет.

Какие существуют штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины прописана в статьях 14.5 и 15 КоАП РФ. Вот основные виды нарушений и наказания за них.

Неприменение ККТ

Продавец должен применять онлайн-кассу, но не применяет её. Неприменение ККТ может быть случайным или намеренным.

Случайное неприменение возможно, если касса сломалась, а также если внезапно отключили электричество или интернет. В этом случае можно избежать штрафа, но только если продавец восстановит работоспособность кассы или использует другую кассу, на которой сформирует чек коррекции. Также чек коррекции нужно сформировать, если продавец не провёл покупку по кассе случайно. Например, если он принял оплату через эквайринговый терминал, а про онлайн-кассу забыл.

Намеренное неприменение может быть основано на желании продавца уйти от налогов. Если налоговая это обнаружит, продавцу грозит следующая ответственность:

• •

  штраф для должностного лица — от четверти до половины той суммы, которая прошла мимо кассы, но не менее 10 тысяч рублей;

• •

  штраф для юридического лица — от трёх четвёртых до полной суммы, прошедшей мимо кассы, но не менее 30 тысяч рублей.

Если налоговая оштрафует продавца, но он совершит правонарушение повторно, и при этом сумма, прошедшая мимо кассы, составит от 1 миллиона рублей и более, налоговая может приостановить бизнес на срок до 90 суток, а должностное лицо дисквалифицировать на срок до двух лет.

Нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций

Если налоговая выявит, что налогоплательщик рассчитывался наличными с другими организациями или ИП сверх установленных размеров, не оприходовал или не полностью оприходовал в кассу наличные, не соблюдает порядок хранения денег или накопил в кассе наличность сверх установленных лимитов, ему грозит следующая ответственность:

• •

  штраф для должностного лица — от 4 до 5 тысяч рублей;

• •

  штраф для юридического лица — от 40 до 50 тысяч рублей.

Соблюдение кассовой дисциплины поможет избежать штрафов от налоговой и других неприятностей.

Итоги

Кассовая дисциплина касается наличных денег, проведённых через ККТ или оформленных с помощью специальных документов. Несоблюдение кассовой дисциплины грозит штрафами и даже приостановлением деятельности.