Что такое авансовый чек в онлайн кассах

Отличия аванса от предоплаты

Покупатель может оплачивать товар (работу, услугу) полностью в момент совершения покупки, а может в несколько этапов, в том числе до передачи товара или оказания услуги. При приёме этих платежей продавец обязан оформить кассовый чек ― на бумаге или в электронном формате с отправкой на почту покупателю.

Получение авансового платежа или предоплаты ― распространённая практика по договорам строительного подряда, а также при реализации товаров, поставляемых под заказ. Авансовые платежи распространены в сферах оказания туристических и гостиничных услуг, организации публичных мероприятий и праздников (event-индустрии). В основном это те сферы, где подрядчику для выполнения заказа клиента необходимо совершить какие-то расходы ― закупить стройматериалы, продукты, праздничный реквизит.

Нормативные документы налоговой службы (в частности, приказ ФНС № ЕД-7-20/622@ от 14 сентября 2020 года) определяют требования к оформлению фискальных документов. При этом есть различия в оформлении приёма предоплаты и авансовых платежей, поэтому важно различать эти понятия.

Предварительная оплата — это получение продавцом полной или частичной платы за товар, работу, услугу до момента передачи товара покупателю или оказания определённых договором услуг или работ. Передав товар или результаты работы покупателю, продавец должен оформить ещё один чек для зачёта предоплаченных сумм.

Аванс — это одна из форм предоплаты. Он оформляется, когда точный перечень товаров и услуг невозможно определить в момент получения предварительной оплаты. Покупателю в этом случае выдаётся аналогичный кассовый чек, но с некоторыми отличиями в оформлении.

При внесении предоплаты покупатель уже знает, за что конкретно он платит. Поэтому приобретаемый товар, услугу можно идентифицировать и указать в фискальном документе. При авансовом платеже конкретики может не быть, а предмет покупки уточняется при проведении окончательных расчётов.

Чеки на аванс и предварительную оплату

При использовании авансовых платежей любой пользователь КТТ, в том числе онлайн-кассы, в момент приёма платежа должен оформить кассовый чек с указанием признака способа расчёта.

Из этого правила есть исключения. Пример: при переводе покупателем безналичной оплаты со своего расчётного счёта может пройти какое-то время с момента совершения платежа до момента зачисления его на счёт продавца. Закон № 54-ФЗ определяет: кассовый чек в таких случаях можно сформировать не позднее следующего за днём расчёта рабочего дня. О поступлении платежа можно узнать из банковской выписки. В ней указывается достаточно данных, чтобы идентифицировать покупателя и оформленный им на сайте заказ и сформировать чек без пропуска сроков.

Но вне зависимости от исключений чек продавец обязан сформировать не позднее момента передачи товара покупателю.

При регулярном получении некоторых авансовых платежей через онлайн-кассу закон предусматривает возможность оформления одного фискального документа. В этом случае можно оформить единый ФК на все авансовые платежи, полученные в расчётном периоде. Длительность расчётного периода ― не более одного месяца, если иной срок не будет уставлен правительством. Единый чек формируется не позднее 10 дней с момента закрытия расчётного периода. Клиентам единый ФК не выдаётся, сведения из него передаются в налоговую службу.

Воспользоваться правом на оформление единого ФК могут не все, а только те предприниматели, кто оказывает определённые законом услуги. Это в основном типовые однородные услуги, оказываемые в том числе на регулярной основе: услуги в сфере образования, связи, транспорта и ЖКХ, электронные услуги и услуги по проведению зрелищных культмассовых мероприятий.

Получив предоплату или аванс, пользователь онлайн-кассы формирует чек с заполнением в нём одного из трёх признаков способа расчёта:

• •

  предоплата 100%;

• •

  предоплата (при оплате части стоимости);

• •

  аванс (при невозможности точно определить объём и ассортимент).

Кроме них, фискальный документ должен содержать другие обязательные реквизиты:

1. Признак расчёта, тег 1054 ― в случае авансовых платежей это приход.

2. Признак предмета расчёта, тег 1212 ― платёж.

3. Наименование предмета расчёта, тег 1030 ― перечисляются конкретные товары, работы, услуги при внесении покупателем предварительной оплаты. Если это аванс, то наименование можно не указывать.

4. Цена за единицу предмета расчёта, тег 1079 ― указывается при внесении предоплаты.

5. Сумма расчёта, тег 1020 ― сумма полученного аванса или предварительной оплаты.

6. Способ оплаты, теги 1031 и 1081 ― указывается, в какой форме принят аванс или предоплата: наличными или безналичным путём.

Помимо специфических для авансовых платежей реквизитов, чек должен содержать общую информацию о фискальном документе, перечисленную в приложении 4 приказа ФНС № ЕД-7-20/622@: наименование фискального документа, идентификационные данные о ККТ, дату и время формирования ФД, реквизиты покупателя и т. д.

Плательщики НДС дополнительно указывают ставку и сумму налога:

• •

  тег 1199 для ставки налога;

• •

  теги 1106 и 1107 для сумм, рассчитанных в зависимости от применённой налоговой ставки.

Ниже показано, как должен выглядеть чек на аванс онлайн-кассы.

Пример:

Как оформить чек на зачёт аванса или предоплаты

При отгрузке (передаче) товара или выполнении работ, услуг, оплаченных ранее авансом или по предоплате, пользователь онлайн-кассы оформляет закрывающий чек с указанием признака «Полный расчёт».

Если часть товара оплачена предварительно, а остальная сумма будет выплачена покупателем после передачи товара, то это кредит. Продавцу в данном случае нужно будет оформить минимум три чека:

• •

  на частичную предоплату или аванс;

• •

  на передачу в кредит;

• •

  на закрытие (оплату) кредита.

Конкретное количество оформленных документов зависит от количества совершённых переводов ― каждая оплата должна сопровождаться ФК.

Важное уточнение: при передаче товара покупателю, оказании услуг или выполнении работ в закрывающем чеке необходимо указать наименование товара, работы, услуги. Оно указывается даже в том случае, если в первом документе этой информации не было, потому что вносился аванс.

Для зачёта полученной предоплаты или авансовых платежей заполняется тег 1215, в нём прописываются ранее принятые суммы.

Важно помнить:

• •

  даже если покупка полностью оплачена по предоплате, покупателю при передаче заказа должен быть выдан второй чек;

• •

  если товар, работа, услуга оплачивается частями, чек оформляется на каждый приход с указанием соответствующего ему признака способа расчёта. При финальном платеже в теге 1214 указывается значение «Полный расчёт», а по тегу 1215 проходит сумма ранее полученных оплат.

Кто и в какой момент должен пробивать чек при доставке заказов курьером? По закону сформировать чек обязано лицо, выполняющее расчёты с покупателями. При курьерской доставке передачу предоплаченного заказа и окончательный расчёт за него выполняет курьер, поэтому и закрывающий документ обязан оформить он. Но на практике закрывающий чек может формировать продавец и передавать его курьеру. Покупателю он направляется по электронной почте или передаётся курьером на бумажном носителе.

Как оформить возврат аванса и предоплаты через онлайн-кассу

Покупатель вправе вернуть оплаченный товар, а продавец обязан вернуть ему полученную оплату.

При отказе покупателя от частично или полностью оплаченного товара он пишет заявление о возврате на имя продавца. В нём он указывает свои данные, паспортные данные и причину возврата, а также наименование товара и возвращаемую сумму.

Продавец выписывает накладную в двух экземплярах ― для себя и покупателя, и формирует кассовый чек с указанием признака расчёта «Возврат прихода». В признаке способа расчёта он указывает, какой именно платёж возвращается: «Аванс», «Предоплата 100%» или «Предоплата» (при частичной оплате).

Чек возврата оформляется и в случае ошибки кассира при оформлении покупки. После этого он должен пробить новый с указанием в нём правильных данных. Одновременно с этим он заполняет форму для налоговой с указанием причины пробития двух фискальных документов.