Тайм-менеджмент для самозанятого

Самозанятые работают на себя: ищут клиентов, договариваются о сроках выполнения проекта, планируют рабочее время. Чтобы не подводить заказчиков и вовремя отдавать заказы, необходимо владеть искусством тайм‑менеджмента. Иначе есть риск, что клиенты будут недовольны качеством услуг, а у исполнителя не будет свободного времени на семью и досуг. В статье расскажем, как самозанятому выстроить свой трудовой распорядок так, чтобы сохранить баланс между занятостью и отдыхом.

В найме зарплату платят, даже если сотрудник был непродуктивен часть времени, например сплетничал с коллегами за чаем. А вот доход фрилансера напрямую зависит от того, сколько времени он проведёт за работой. Если растянуть заказ, за него не заплатят больше денег. Но если выполнить задачу быстро, можно приступить к другой и заработать дополнительно.

Хотя фрилансеру важна концентрация, далеко не все могут эффективно распределять рабочее время. Постоянно возникает соблазн отвлечься, например дети просят помочь с уроками, позвонил друг с новостями или началась интересная передача на ТВ. Как сместить фокус внимания на рабочие проекты:

1. Правильно рассчитывать силы и время. Не стоит называть клиенту реальный срок, лучше всегда закладывать несколько часов или дней на подготовку, согласование, правки и форс-мажоры.

2. Выбирать наиболее продуктивные часы. Один человек с утра может свернуть горы, но к концу дня его силы иссякают. Другому, наоборот, нужно много времени на раскачку. Если определить свой пик продуктивности и к нему привязывать самые важные и сложные проекты, работу будет выполнять проще.

3. Группировать задачи. Частое переключение между обязанностями утомляет. Чтобы этого избежать, лучше выполнять за один заход всю однотипную работу.

4. Делать перерывы. Мозгу проще подступиться к работе, если она не выглядит огромной и неподъёмной. Для этого достаточно разделить проект на части и давать себе регулярную передышку, например 10 минут отдыха в конце каждого часа.

5. Поощрять себя. Можно придумать себе награду за каждое выполненное дело, например побаловать десертом после небольшой задачи или сделать долгожданную покупку после завершения проекта. Такой стимул подарит нужную мотивацию.

Если работе мешают внешние факторы, нужно минимизировать их. Фрилансеру нужно позаботиться о том, чтобы во время работы его никто не отвлекал: договориться с семьёй, отключить уведомления в чатах. Рабочее место лучше организовать там, где оно не будет у всех на виду: в отдельной комнате за закрытой дверью. Если такой возможности нет, можно рассмотреть вариант с арендой коворкинга или поискать антикафе поблизости.

Даже если постараться предусмотреть всё, от форс-мажоров никто не застрахован: у фрилансера может заболеть горло или внезапно выключат электричество. Если произошла экстренная ситуация, из‑за которой нет возможности закончить работу в срок, нужно предупредить заказчика. Пропадать и игнорировать вопросы — плохая тактика: так можно потерять доверие клиентов и испортить репутацию. Лучше коротко объяснить причину и предложить другое решение, например порекомендовать коллегу, который выручит в последнюю минуту.

Существует множество программ и сервисов, которые призваны упорядочить рабочие процессы и организовать время фрилансера. Они помогут выполнять работу в срок без лишней спешки.

Таймер «Помодоро»

«Помодоро» — это авторская техника управления временем, придуманная предпринимателем Франческо Чирилло. Её смысл в том, чтобы делить работу на отрезки времени — «помидоры», внутри которых чередуется труд и отдых.

В классической версии, предложенной автором, человеку нужно 25 минут работать, а после отдыхать в течение 5 минут. Таким образом, один «помидор» длится 30 минут. Через каждые четыре «помидора» нужно устраивать большой перерыв.

Чтобы засечь время, можно включить секундомер на телефоне, но гораздо проще воспользоваться специальным сервисом. Он сам считает время и уведомляет о перерыве звуковым сигналом. При необходимости внутри программы можно настроить таймеры под себя.

Канбан‑доска

Kanban‑доска — это инструмент, который помогает визуализировать текущие процессы. С его помощью можно быстро определить объём работы, проверить статус задачи, оценить её важность и срочность. Канбан представляет собой карточку проекта, в которой есть необходимое описание и указаны детали. Фрилансер не переносит карточку на другой этап до тех пор, пока она не попадёт в «стопку» завершённых.

Как правило, фрилансеры используют цифровые канбан‑доски — за счёт интерактивности ими просто управлять. Один из таких сервисов — YouGile. Он позволяет создать неограниченное количество проектов и присвоить им различные статусы, чтобы отслеживать готовность в режиме онлайн. Программу можно связать с календарём, и тогда она будет присылать напоминания о той или иной задаче.

Планер

Даже обычный планер может стать эффективным помощником в организации работы. На рынке представлено множество вариантов датированных ежедневников или блокнотов с пустыми полями, где каждый ведёт записи как ему удобно. Некоторые используют школьный дневник, где на одном развороте можно удобно разместить все задачи текущей недели и разделить их по дням.

Если самозанятому удобнее пользоваться электронным планером, можно попробовать Tweek. Это простой сервис для тайм‑менеджмента, куда можно вносить задачи, маркировать их по цветам и вычёркивать готовое.

Если у начинающего фрилансера часто не хватает работы, то у опытного специалиста её может быть с избытком. Когда работает сарафанное радио и клиенты становятся в очередь, бывает трудно отказаться от дополнительных проектов. В результате человек много работает и мало отдыхает, такой подход приводит к выгоранию.

Чтобы избежать перегрузки, планировать нужно не только работу. Для отдыха тоже нужно оставить место в своём календаре. Если отдыхать по остаточному принципу, с высокой вероятностью фрилансер откажет себе во встрече с друзьями из‑за горящих дедлайнов или нового проекта. Поэтому важно выделить хотя бы 30 минут в день только для себя — чтобы своевременно восстанавливать силы и душевное равновесие.

4

Поделиться