Отчёты по онлайн-кассе: для чего нужны и как посмотреть

Что такое онлайн-кассы и каковы их особенности

В 2024 году практически весь бизнес обязан использовать новые онлайн-кассы для расчётов с населением. Такие аппараты также называют контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Использование новых ККТ регулирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».

Производители ККТ предлагают как стационарные, так и мобильные аппараты. Некоторые модели могут не только печатать чеки для покупателей, но и принимать безналичную оплату банковскими картами и гаджетами с NFC. Такую возможность предоставляет услуга торгового эквайринга от Альфа-Банка. Вы можете приобрести кассовый аппарат у продавца и подключить эквайринг в банке или приобрести онлайн-кассу с уже встроенным эквайрингом. Также Альфа-Банк предлагает услугу интернет-эквайринга для приёма оплаты через интернет.

Какие отчёты формирует онлайн-касса

ККМ формирует следующие виды отчётов:

• •

  о регистрации ККТ,

• •

  о закрытии ФН,

• •

  об изменении параметров регистрации ККТ,

• •

  об открытии смены на кассе,

• •

  о закрытии смены на кассе,

• •

  о текущем состоянии расчётов.

Рассмотрим подробнее каждый из отчётов: в каком случае он формируется и для чего нужен.

О регистрации ККТ

Чтобы начать пользоваться кассовым аппаратом, налогоплательщику необходимо приобрести ФН, а также заключить договор с ОФД и зарегистрировать аппарат в ФНС. В процессе регистрации ККМ формирует отчёт о регистрации ККТ. Это происходит один раз — при первичном вводе ККТ в эксплуатацию. Выглядит отчёт как обычный чек. Отдельной строкой в нём выделены параметры фискализации — обозначение ПД или ФПД и последовательность из 10 цифр.

Чтобы завершить регистрацию техники, эти 10 цифр необходимо передать в налоговую.

О закрытии ФН

Когда срок службы фискального накопителя завершается или когда исчерпывается объём его памяти, отработавший свой ресурс чип необходимо заменить на новый. Но перед заменой нужно убедиться, что ОФД получил все фискальные данные, а также закрыть архив ФН и сформировать отчёт о закрытии ФН.

Также замена фискального накопителя и печать отчёта проводится в следующих случаях:

• •

  если касса передаётся в пользование другому ИП или организации;

• •

  если владелец бизнеса перестал использовать аппарат и снимает его с учёта.

Об изменении параметров регистрации кассы

По-другому этот документ называют отчётом о перерегистрации ККТ. Его необходимо формировать при изменении регистрационных данных кассового аппарата, например при смене ОФД, при замене фискального накопителя, при изменении адреса и места установки кассы.

Чаще всего перерегистрацию ККТ приходится делать при замене отработавшего свой срок фискального накопителя. Делается это через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

1. В разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» найдите РН ККТ — регистрационный номер нужной кассы (если у вас их несколько). Нажмите на кнопку «Перерегистрировать» и откройте заявление о перерегистрации.

2. В заявлении выберите причину перерегистрации. В данном случае это строчка «Перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН».

3. Укажите данные из отчёта о закрытии ФН — дату и время закрытия, номер фискального документа (ФД), фискальный признак (ФПД).

4. Выберите из списка модель вашего ФН и укажите его заводской номер.

5. Подпишите заявление с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и отправьте в налоговую.

6. Дождитесь отметки о том, что ККТ перерегистрирована. Эта информация отобразится на странице «Учёт контрольно-кассовой техники» в столбце «Состояние».

Об открытии смены на кассе

Этот документ помогает владельцу бизнеса понять, когда тот или иной кассир начал работу. Отчёт можно распечатать в любое время суток, главное — чтобы предыдущая смена к этому времени уже была закрыта. Данные также отправляются в адрес ОФД, а от ОФД обратно на кассу поступает подтверждение приёма информации.

Отчёт можно сформировать двумя способами:

• •

  кассир формирует его вручную перед первой продажей;

• •

  касса формирует его автоматически при расчёте с первым покупателем или при любой другой кассовой операции.

О закрытии смены на кассе

Кассир формирует его по завершении всех расчётов в конце смены. После формирования документ автоматически уходит в адрес ОФД.

Этот документ необходим для отчётности перед ФНС: с его помощью налоговая узнает о проведённых операциях по кассе. Также отчёт о закрытии смены необходим для самого владельца бизнеса. Например, из него можно узнать, есть ли документы, которые прошли по кассе, но не ушли в адрес ОФД. Также в отчёте могут появиться пометки, касающиеся ФН: например, если накопитель израсходовал ресурс памяти на 99% или до окончания его срока действия осталось менее 30 дней.

Длительность смены не может превышать 24 часов​​. Поэтому после того, как кассир сформировал отчёт об открытии смены, он в течение 24 часов должен будет эту смену закрыть. Без этого действия он не сможет открыть новую смену и начать пробивать чеки для покупателей.

О текущем состоянии расчётов

Владельцу бизнеса важно передавать оператору все данные с кассы. Если налоговая узнает о расхождениях между данными на кассе и данными, переданными в адрес ОФД, она может оштрафовать бизнес. Если с кассы не будут отправляться данные в течение 30 дней, касса заблокируется автоматически.

Отчёт о текущем состоянии расчётов позволяет определить, какие фискальные документы не были отправлены в адрес ОФД и в какой момент это произошло. Он нужен для информации и может сниматься несколько раз за смену, помогая избежать проблем с налоговой.

Нужно ли хранить отчёты онлайн-кассы

Поскольку все фискальные документы передаются оператору фискальных данных автоматически, обязанности распечатывать и хранить их у компаний и ИП нет. Также фискальные документы сохраняются в памяти ФН на кассе продавца. Продавец обязан хранить использованные фискальные накопители в течение пяти лет и предоставить на проверку налоговому инспектору, если возникнет такая необходимость.

Записанные на ФН данные невозможно изменить или стереть. Но если ФН находится внутри кассы в рабочем состоянии, предприниматель может найти и распечатать любой фискальный документ, чтобы потом хранить его в бумажном виде для своих нужд.