Нужна ли онлайн-касса самозанятым в 2025 году

Поясняем, может ли самозанятый работать без онлайн-кассы, какой документ он должен выдавать покупателю в момент продажи и получения оплаты, как правильно это делать.

Это новые контрольно-кассовые аппараты, которые в 2025 году обязан применять практически весь малый бизнес. Использование онлайн-касс регулирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Онлайн-кассы также называют контрольно-кассовыми машинами (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ).

Новые аппараты значительно отличаются от старых с ЭКЛЗ (электронной кассовой лентой защищённой). Вот в чём состоят эти отличия:

1. Интернет-подключение. Онлайн-кассы подключаются к интернету, например через USB, Wi-Fi или сим-карту мобильного оператора

2. Фискальный накопитель (ФН). Это альтернатива ЭКЛЗ, которая позволяет безопасно хранить данные обо всех кассовых операциях и передавать их в Налоговую службу (ФНС). Передача происходит через интернет в режиме реального времени.

Посредник между налогоплательщиком и налоговой инспекцией — ОФД, оператор фискальных данных. Это организация, занимающаяся приёмом, обработкой и хранением поступающей от ККТ информации. Каждая онлайн-касса должна быть подключена к одному из ОФД. Оператор не только получает данные обо всех транзакциях, совершённых через кассу, но и пересылает их в ФНС по запросу. Деятельность ОФД также регулируется законом № 54-ФЗ

Граждан, которые платят налог на профессиональный доход (НПД), называют самозанятыми. Особенности этой системы налогообложения таковы:

• •

  При работе с другими физлицами самозанятый платит 4% от доходов

• •

  При работе с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами (компаниями) — 6%

• •

  Вести налоговую и бухгалтерскую отчётность не нужно

• •

  Сдавать налоговые декларации не нужно

Статус самозанятого доступен как обычным гражданам, так и индивидуальным предпринимателям (ИП).

Применять НПД можно только при условиях:

• •

  ИП или физлицо работает на себя без привлечения наёмных работников по договору

• •

  Плательщик продаёт товары собственного производства, сам оказывает услуги или выполняет работы

• •

  Его прибыль не превышает 2,4 млн ₽ в год

• •

  Сфера деятельности не входит в список тех, при которых нет права применять НПД, из приложения «Мой налог»

Самозанятость не могут оформить, например, продавцы большинства подакцизных товаров из пункта 1 статьи 181 Налогового кодекса РФ, а также подлежащих обязательной маркировке. Этот режим недоступен, если предприниматель сдаёт в аренду нежилое помещение, однако сдачи жилой недвижимости запрет не касается. НПД не применяют те, кто перепродаёт товары, кроме имущества, которое было в личном пользовании.

ККТ обязан применять практически весь бизнес, но есть исключения — ситуации, в которых применение касс необязательно. Они перечислены в статье 2 закона № 54-ФЗ. В пункте 2.2 этой статьи указано, что онлайн-кассы не нужны налогоплательщикам НПД — это касается самозанятых без статуса ИП и с этим статусом.

Самозанятый ИП может использовать ККТ по желанию. Самозанятый без статуса ИП использовать её не может, так как для этого нужен расчётный счёт для бизнеса. Бизнес-счета банки открывают только для юрлиц или ИП, чтобы можно было принимать оплату от клиентов. Для обычных граждан бизнес-счета не оформляют. Самозанятые без ИП принимают деньги от клиентов наличными или переводами на карту физлица.

Чаще самозанятые не используют онлайн-кассу, обходясь приложением «Мой налог». Оно разработано для плательщиков, деятельность и доход которых соответствуют критериям НПД. Приложение адаптировано под разные операционные системы и устанавливается на любое мобильное устройство. «Мой налог» заменяет ККТ и обеспечивает предпринимателям взаимодействие с налоговой.

Налогоплательщики на НПД обязаны отправить клиентам чеки об оплате через приложение. Обязанность закреплена:

• •

  Статьёй 14 закона № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход“»

• •

  Письмом Минфина от 02.07.2019 № 03-11-10/48609 

Вот как выглядит процесс формирования электронного чека в приложении «Мой налог»:

1. Написать название услуги и цену. Также интерфейс приложения позволяет написать несколько наименований списком. Сформированный документ можно использовать как шаблон при работе с тем же клиентом

2. Выбрать статус покупателя — физлицо или юрлицо/ИП

3. Указать дату расчёта. Можно оставить сегодняшнюю или выбрать нужную из выпадающего календаря

4. Выбрать способ передачи электронного чека. Его можно отправить на электронную почту клиента, на его мобильный телефон, в мессенджер, в одну из соцсетей. Документ можно распечатать на принтере и передать покупателю. Также можно показать клиенту QR-код в приложении, чтобы тот смог считать его с помощью смартфона.

Возможность выдавать чеки помогает самозанятым расширять клиентскую базу. Например, многие компании или ИП заключают договор о сотрудничестве только с контрагентами, которые предоставляют чеки, избегая таким образом проблем при проверках, а также облегчая себе расчёт налогов

Если самозанятый ИП использует ККТ, он может выдавать клиенту кассовый чек в дополнение к чеку из приложения «Мой налог». Об этом сказано в статье 4 закона № 422-ФЗ. Использование онлайн-кассы удобно для обеспечения бесконтактной оплаты, так как касса может содержать встроенный эквайринг.

Альфа‑Банк предлагает готовые решения для соблюдения закона № 54-ФЗ: это мобильные кассы с фискальными накопителями на 15 и 36 месяцев, а также услуга «Касса под ключ».

В чеке самозанятого содержится следующая информация:

• •

  Номер документа

• •

  Дата и время расчёта

• •

  Фамилия, имя, отчество продавца

• •

  Наименование товара или услуги

• •

  Сумма оплаты в рублях

• •

  Данные о системе налогообложения продавца (НПД)

• •

  ИНН продавца

• •

  ИНН покупателя

• •

  QR-код

Бывает, что при формировании чека самозанятый допускает ошибку. Или покупатель возвращает товар, а самозанятый — деньги. В этих случаях можно аннулировать чек и при необходимости выписать новый, скорректировав данные.

Сформированные в приложении чеки сообщают налоговой службе о фактах продажи и сумме оплаты. Не имея этой информации, налоговая не сможет начислить налог, поэтому выдача чека обязательна для легализации дохода от деятельности самозанятого. По статье 129.13 НК РФ за невыдачу чека по сделке налоговая может оштрафовать:

• •

  На 20% от суммы выручки при первичном нарушении

• •

  На сумму, равную всей сумме выручки, при повторном нарушении, если налоговая выявит его в течение шести месяцев после первичного. Чтобы избежать штрафов, самозанятый должен вовремя отправить чек каждому клиенту. Делать это нужно в момент, когда клиент рассчитывается за товары или услуги

Если предприниматель больше не имеет права платить НПД из-за увеличения дохода или по другим причинам, он может перейти на режим УСН, ЕСХН, патент. Самозанятому нужно снять с себя статус и в течение 20 дней сообщить в ФНС по месту жительства о переходе на новую систему. Совмещать налоговые режимы нельзя.

47

Поделиться

Обновлено 30.05.2025