Нужна ли онлайн касса самозанятым в 2024 году

Что такое онлайн-кассы

Это новые контрольно-кассовые аппараты, которые в 2024 году обязан применять практически весь малый бизнес. Использование онлайн-касс регулирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Онлайн-кассы также называют контрольно-кассовыми машинами (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ).

Новые аппараты значительно отличаются от старых с ЭКЛЗ (электронной кассовой лентой защищённой). Вот в чём состоят эти отличия:

1. Интернет-подключение. Онлайн-кассы подключаются к интернету, например через USB, Wi-Fi или сим-карту мобильного оператора. Есть модели, совмещающие все способы подключения.

2. Фискальный накопитель (ФН). Это альтернатива ЭКЛЗ, которая позволяет не только безопасно хранить данные обо всех кассовых операциях, но и передавать эти данные в налоговую. Передача данных происходит через интернет в режиме реального времени.

Посредник между налогоплательщиком и налоговой инспекцией — ОФД, оператор фискальных данных. Это организация, которая занимается приёмом, обработкой и хранением поступающей от онлайн-касс информации. Каждая онлайн-касса должна быть подключена к одному из ОФД. Оператор не только получает данные обо всех транзакциях, совершённых через кассу, но и передаёт их в налоговую службу по запросу. Деятельность ОФД также регулируется законом № 54-ФЗ.

Обязан ли самозанятый применять онлайн-кассу

Новые кассовые аппараты обязан применять практически весь бизнес, но есть исключения — ситуации, в которых применение касс необязательно. Все исключения перечислены в статье 2 закона № 54-ФЗ. В частности, в пункте 2.2 этой статьи указано, что онлайн-кассы не нужны налогоплательщикам НПД — это касается самозанятых граждан как без статуса ИП, так и с этим статусом.

Самозанятый ИП может использовать онлайн-кассу по собственному желанию. Самозанятый без статуса ИП использовать онлайн-кассу не может, так как для её использования нужен расчётный счёт для бизнеса. Бизнес-счета банки открывают только для юрлиц или ИП, чтобы бизнес мог принимать деньги от клиентов. Для обычных граждан бизнес-счета не открывают, поэтому самозанятые без статуса ИП принимают деньги от клиентов наличными или переводами на карту физлица — законом это разрешено.

Какие документы обязаны выдавать самозанятые при расчётах с клиентами

Чаще всего самозанятые не используют онлайн-кассу, обходясь приложением «Мой налог». Это приложение разработано специально для плательщиков НПД. Оно адаптировано под разные операционные системы и устанавливается на любое мобильное устройство. «Мой налог» заменяет контрольно-кассовую технику и обеспечивает налогоплательщикам взаимодействие с налоговой.

Налогоплательщики на НПД обязаны выдавать клиентам чеки через приложение «Мой налог». Эта обязанность закреплена следующими нормативными актами:

• •

  статьёй 14 закона № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход“»;

• •

  письмом Минфина от 02.07.2019 № 03-11-10/48609.

Вот как сформировать чек в приложении «Мой налог»:

1. Написать наименование услуги и цену. Также интерфейс приложения позволяет написать несколько наименований услуг списком. Сформированный документ сохраняется в приложении, так что его можно использовать как шаблон при работе с тем же клиентом.

2. Выбрать статус покупателя — физлицо или юрлицо/ИП.

3. Указать дату расчёта. Можно оставить сегодняшнюю дату или выбрать нужную из выпадающего календаря.

4. Выбрать способ передачи чека. Электронный можно отправить на электронную почту клиента, на его мобильный телефон, в одну из соцсетей. Документ можно распечатать на обычном принтере и передать покупателю. Также можно показать клиенту QR-код прямо в мобильном приложении, чтобы тот смог считать его с помощью смартфона.

Возможность выдавать чеки помогает самозанятым расширять клиентскую базу. Например, многие компании или ИП работают только с теми контрагентами, которые предоставляют чеки, избегая таким образом проблем с налоговой, а также облегчая себе расчёт налогов.

Если самозанятый ИП использует онлайн-кассу, он может выдавать клиенту кассовый чек в дополнение к чеку из приложения «Мой налог». Об этом сказано в статье 4 закона № 422-ФЗ. Также использование онлайн-кассы бывает удобно для обеспечения бесконтактной оплаты, так как касса может содержать встроенный эквайринг.

Альфа-Банк предлагает готовые решения для соблюдения закона № 54-ФЗ: это мобильные кассы с фискальными накопителями на 15 и 36 месяцев, а также услуга «Касса под ключ».

Что делать самозанятому, если он допустил ошибку в чеке

Бывает, что при формировании чека самозанятый допускает ошибку. Или покупатель возвращает товар, а самозанятый — деньги. В этих случаях можно аннулировать чек и при необходимости выписать новый, скорректировав данные.

Что ещё нужно знать самозанятому

Сформированные в приложении чеки сообщают налоговой службе о фактах продажи. Не имея этой информации, налоговая не сможет начислить налог, поэтому выдача чека обязательна для легализации дохода. Согласно статье 129.13 НК РФ, за невыдачу чека налоговая может оштрафовать предпринимателя:

• •

  на 20% от суммы выручки при первичном нарушении;

• •

  на сумму, равную всей сумме выручки, при повторном нарушении, если налоговая выявит его в течение шести месяцев после первичного. Чтобы избежать штрафов, самозанятый должен выписывать чек каждому клиенту. Делать это нужно в момент, когда клиент рассчитывается за товары или услуги наличным или безналичным способом.