Как выбрать кассу для интернет-магазина

POS-системы

Основной элемент таких систем — фискальный регистратор — аппарат, содержащий фискальный накопитель и принтер чеков. Кассовую программу на такой аппарат установить нельзя, но его можно подключить к компьютеру или планшету. На компьютере или планшете может быть установлена не только кассовая программа, но и другой полезный софт, например товароучётный сервис для удобной работы со списком товаров. Также к системе можно подключить сканер штрихкодов, весы, мониторы и другие устройства.

Стационарные кассы

Это монолитные аппараты, подключённые к интернету. В составе такого аппарата фискальный накопитель, принтер чеков, сенсорный экран. Кассир может работать с номенклатурой и формировать чеки для покупателей прямо через экран кассового аппарата.

Мобильные кассы

Это небольшие мобильные аппараты, которые подходят для выездной торговли или небольших торговых точек. Аппарат может работать от встроенного аккумулятора, подключаться к мобильному интернету, передавать данные в адрес ОФД и печатать бумажные чеки. Есть модели со встроенным эквайрингом и сканером штрихкодов.

Кассы-калькуляторы

Это лёгкий мобильный аппарат, у которого нет сенсорного экрана, а все манипуляции проводятся с помощью физических кнопок. Это хороший вариант, если нужно сэкономить на покупке ККТ. Но он подойдёт только для бизнеса с небольшим количеством товарных позиций.

Облачные онлайн-кассы

Это аппараты, которые формируют только электронные чеки. Такие модели подходят бизнесу, который принимает платежи исключительно через интернет. Покупать аппарат не обязательно, можно арендовать его у партнёра и получить доступ ко всем функциям ККТ через облачные технологии.

Нужна ли онлайн-касса интернет-магазину

Интернет-магазину нужна онлайн-касса, но выбирать модель нужно, учитывая форму расчётов с покупателями:

• •

  Если покупатели платят исключительно через интернет, подойдёт облачная касса, которую можно арендовать у партнёров Альфа-Банка

• •

  Если у магазина есть склад или торговая точка, подойдёт POS-система или стационарная касса

• •

  Если продавец доставляет товары собственными курьерами, может пригодиться мобильная онлайн-касса

Если продавец получает деньги от покупателей не только через интернет, но и при оплате на выезде и в торговых точках — без физического аппарата не обойтись. Но есть ситуации, когда продавец не получает деньги от покупателей напрямую:

• •

  Если покупатель забирает и оплачивает товар в стороннем пункте выдачи или через курьера-посредника

• •

  Если товар доставляет почта, и покупатель расплачивается на почте

• •

  Если покупатель оплачивает товар через платёжный агрегатор, а получает через курьера-посредника

В этих случаях онлайн-касса продавцу не нужна. Также без ККТ могут работать самозанятые, выдавая покупателям электронные чеки через приложение «Мой налог».

Как начать работу с онлайн-кассой

Перед началом работы нужно приобрести фискальный накопитель, если он не входит в комплект. Возможно, придётся получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Обязательно нужно будет заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассовую технику в налоговой.

О ФН. Модель фискального накопителя, которую вы выберете, должна быть в реестре ФН на сайте ФНС. Фискальный накопитель может быть двух видов: на 15 или 36 месяцев.

Об ОФД. Выбранный оператор фискальных данных должен состоять в реестре ОФД на сайте ФНС. При аренде облачной онлайн-кассы договор с ОФД может быть включён в пакет услуг. Если такая опция есть в пакете услуг, то заключать договор с ОФД дополнительно не нужно.

Об УКЭП. Если вы руководитель ООО или ИП, то можете получить усиленную квалифицированную электронную подпись бесплатно в налоговой. Подпись понадобится для заверения электронного заявления на регистрацию ККТ. Если ваш бизнес уже использует УКЭП, то новую приобретать не нужно, подойдёт действующая.

О регистрации. На официальном сайте ФНС сказано, что зарегистрировать ККТ онлайн можно тремя способами:

• •

  через личный кабинет на сайте ФНС

• •

  через личный кабинет ОФД

• •

  через портал «Госуслуги»

Также возможна регистрация при посещении налогового органа лично. В этом случае УКЭП не нужна, так как вы подаёте бумажное заявление, а не электронное.

Важно помнить, что регистрация будет завершена только после того, как налогоплательщик получит от налоговой десятизначный номер, введёт его в кассу, распечатает отчёт о регистрации ККТ, отправит его в налоговую и получит от ФНС карточку регистрации. Если вы арендуете облачную кассу, то организация, которая оказывает услугу аренды, помогает с регистрацией ККТ.

Главное

Если продавец реализует товары через интернет, он обязан предоставлять клиенту кассовый чек. Без чеков могут работать самозанятые — плательщики НПД. Также продавец может не выдавать чек, если деньги от покупателя принимает кто-то другой: курьер-посредник, кассир в стороннем пункте выдачи или платёжный агрегатор.

При оплате в офлайн-магазине, на складе или во время выезда курьера необходима физическая онлайн-касса. Если клиенты оплачивают товары исключительно через сайт с помощью интернет-эквайринга, подойдёт облачная касса.

Для работы с ККМ необходимо заключить договор с ОФД. Для подачи заявления на регистрацию ККТ понадобится УКЭП. При аренде облачной кассы в условия договора могут быть включены дополнительные услуги, например регистрация кассового аппарата в налоговой или договор с оператором.