Как выбрать кассу для ИП

POS-система на основе фискального регистратора

Фискальный регистратор состоит из фискального накопителя и принтера чеков. Остальная аппаратура подключается дополнительно, например планшет или компьютер с кассовой программой, товароучётной системой, выходом в интернет. При надобности к такой системе можно добавить сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы, дисплей для покупателя.

Стационарная касса с сенсорным дисплеем

Отличается тем, что кассовый аппарат устанавливается стационарно. Сенсорный дисплей позволяет работать со списком товаров, ККМ печатает бумажные чеки и передаёт данные в адрес ОФД.

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем и аккумулятором

Мобильная онлайн-касса необходима для торговли на выезде или при работе на ограниченной территории. Занимает мало места, лёгкая, удобна при работе с каталогом товаров. Может печатать чеки на весу, к интернету может подключаться через сим-карту мобильного оператора.

Кнопочная касса-калькулятор

Бюджетный вариант без сенсорного экрана, но с физическими кнопками. Неудобна при работе с каталогом товаров. Но хорошо подойдёт для микробизнеса, в каталоге которого не более 200 товарных позиций.

Облачная онлайн-касса

Печатает только электронные чеки. Её можно не покупать, а брать в аренду у партнёра. В этом случае она находится в дата-центре партнёра, а налогоплательщик получает доступ ко всем функциям через облачные технологии.

Выбор определённой модели ККТ зависит от особенностей бизнеса. Вот на что стоит обратить внимание:

1. Вид точки продаж. Для стационарной точки подойдёт стационарная онлайн-касса или POS-система. Если точка продаж передвижная (например, при курьерской доставке), необходим мобильный кассовый аппарат с мобильным интернетом и встроенным аккумулятором. Если продавец продаёт товары исключительно через интернет, возможен вариант аренды облачной онлайн-кассы.

2. Количество товарных позиций. Если товаров много, нужна касса, которая поддерживает интеграцию с товароучётной программой, потому что в ней проще формировать номенклатуру и следить за складскими остатками. Если не планируете пользоваться товароучётной программой, нужна ККМ с сенсорным экраном и удобным кассовым софтом. Если товарных позиций меньше 200 и нужен бюджетный вариант, может подойти касса-калькулятор.

3. Количество покупателей в день. Если через торговую точку проходит большое количество покупателей, нужна ККМ с высокой скоростью печати чеков. Быстрее всего чеки печатает фискальный регистратор, входящий в состав POS-системы. Если покупателей мало, подойдёт аппарат, в который встроен принтер чеков, работающий не так быстро.

4. Возможность работы с системами ЕГАИС, ФГИС, «Честный знак». Интеграция кассы с ЕГАИС необходима, если продавец реализует алкоголь, а интеграция с ФГИС нужна, если продаётся мясо, рыба или молочная продукция. Интеграция с системой «Честный знак» нужна при работе с маркированной продукцией.

Онлайн-касса и эквайринг

Это разные понятия.

1. Онлайн-касса — это физическое устройство. Её основные функции — формирование чеков и отчётов, передача данных в адрес ОФД

2. Эквайринг — это способ приёма платежей, при котором продавец может получать от покупателей безналичную оплату

Эквайринг бывает двух основных видов: торговый и интернет.

1. Торговый эквайринг предлагают банки. Для него нужен специальный терминал эквайринга, который также называется POS-терминалом. Аппарат может принимать оплату банковскими пластиковыми картами, гаджетами с технологией NFC. POS-терминал не выполняет функции онлайн-кассы. Да, он выдаёт чек, но этот чек не является подтверждением расчёта, а данные об операции не уходят в адрес ОФД.

2. Интернет-эквайринг предлагают банки и платёжные агрегаторы. Для интернет-эквайринга не нужно физическое оборудование, так как покупатели платят через форму на сайте, по QR-коду или ссылке в соцсети.

Некоторые платёжные агрегаторы в рамках интернет-эквайринга предлагают решение для соблюдения закона № 54-ФЗ. Если продавец получает плату от покупателей исключительно через интернет, он может не приобретать свою онлайн-кассу. Если такой услуги нет, то для соблюдения закона № 54-ФЗ нужно приобретать или брать в аренду ККТ.

Как ИП подключить онлайн-кассу

После выбора модели ККМ нужно выполнить несколько этапов для её регистрации в налоговой.

1. Приобретите фискальный накопитель, если он не идёт в комплекте с кассовым аппаратом. Важно, чтобы выбранный накопитель числился в реестре ФН, который размещён на официальном сайте налоговой

2. Выберите посредника — оператора фискальных данных — и заключите с ним договор. Важно, чтобы выбранная организация была в реестре ОФД, который размещён на сайте налоговой. Цена за услуги у всех ОФД примерно одинаковая — около 3000 рублей в год. Также все компании предоставляют стандартный набор услуг. Разница может быть только в удобстве личного кабинета, который оператор предоставляет налогоплательщику

3. Приобретите усиленную квалифицированную электронную подпись — УКЭП. Подпись понадобится, если вы будете регистрировать кассу онлайн, например через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой, личный кабинет ОФД или через портал «Госуслуги». Владельцы ИП могут получить подпись бесплатно в налоговой. Если у вас уже есть УКЭП, можно зарегистрировать электронное заявление с её помощью. В этом случае новую подпись делать не нужно

4. Зарегистрируйте кассу лично в отделении налоговой или удалённо с помощью электронной подписи. После подачи заявления налоговая проверит данные. Если всё в порядке, вы получите уникальный десятизначный регистрационный номер — РН ККТ. Введите этот номер в кассовый аппарат, сформируйте отчёт о регистрации и проследите, чтобы отчёт отправился в адрес ОФД. Регистрация ККТ будет завершена, когда налоговая получит ваш отчёт о регистрации и сформирует карточку регистрации ККТ. Карточка регистрации будет доступна в личном кабинете налогоплательщика, а также появится в личном кабинете ОФД