Как посмотреть чеки в онлайн-кассе

Что такое онлайн-касса

Этот аппарат по-другому называется контрольно-кассовой машиной (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ). В большинстве случаев кассовый аппарат имеет доступ в интернет. Онлайн-касса предназначена для того, чтобы формировать чеки и отчёты и автоматически передавать их в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных, посредника между продавцом и налоговой инспекцией.

В 2023 году онлайн-кассы применяет практически весь бизнес, который продаёт населению товары, выполняет работы, оказывает услуги. Все нюансы, касающиеся использования ККТ, есть в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». В пункте 2 этого закона указаны исключения — виды бизнеса и ситуации, когда продавец может торговать без кассы или может не подключать её к интернету и не заключать договор с ОФД. Но если бизнес не подпадает под исключения, применение ККМ и заключение договора с ОФД для него обязательны.

Как посмотреть проведённые чеки

Сформированные онлайн-кассой чеки сохраняются в кассовой программе и в личном кабинете ОФД.

Как посмотреть чеки в кассовой программе

Кассовая программа — это программное обеспечение (ПО), необходимое для добавления товаров в чек, а также для фиксации всех операций по кассе. Это ПО может быть в виде мобильного приложения или программы для компьютера, оно устанавливается на онлайн-кассу, планшет или ноутбук. У каждой кассовой программы свой интерфейс, однако алгоритм поиска нужных документов примерно одинаковый:

1. Открыть программу и найти в меню раздел с чеками. В интерфейсе разных программ он может находиться в разных вкладках и называться по-разному: «Кассовые чеки», «Журнал чеков», «Документы» и т. п.

2. Найти нужный документ, используя сортировку по сменам или категориям. Это делается с помощью раздела, который может называться «Поиск по чекам», «Фильтр», «Все смены» и т. п.

Найденный дубликат можно распечатать и отдать покупателю или сохранить для нужд бизнеса.

Как посмотреть чеки в кабинете ОФД

Большинство ОФД предлагают пользователям удобный личный кабинет, в котором сохраняются все фискальные документы. Интерфейс у разных ОФД различается, но принцип поиска примерно одинаковый. Необходимо открыть кабинет и выполнить поиск, отфильтровав документы по следующим параметрам:

• •

  дата продажи;

• •

  точка продажи;

• •

  касса;

• •

  смена;

• •

  сумма;

• •

  признак расчёта: приход, расход;

• •

  вид расчёта: наличные или безнал.

Найденный дубликат можно распечатать или отправить на электронную почту покупателя.

Зачем владельцу бизнеса доступ к чекам

Иногда кассовые чеки нужны не только покупателю, но и самому владельцу бизнеса. Вот несколько случаев, когда они могут пригодиться:

• •

  Для повышения лояльности покупателей. Покупатель может попросить дубликат, если потерял бумажный чек или стёр электронный. Продавец может помочь разными способами: напечатать бумажный дубликат, выслать электронный чек на почту или по смс. Либо он может сообщить данные, с помощью которых покупатель самостоятельно найдёт нужный документ на сайте ФНС. По закону продавец не обязан выдавать покупателю дубликат ни в бумажном, ни в электронном формате. Также он не обязан делиться информацией. Но если продавец пойдёт покупателю навстречу, то сможет сохранить с ним хорошие отношения и поддержать хорошую репутацию магазина.

• •

  Для контроля работы персонала. Если после проверки запасов на складе или в магазине выясняется, что чего-то не хватает, и есть подозрения, что кассир мог провести некоторые товары мимо кассы, можно проверить чеки, которые он пробивал. Анализ кассовых документов поможет найти причину недостачи и разобраться в ситуации.

• •

  Для сбора и анализа информации. Большинство операторов фискальных данных предоставляют налогоплательщикам не только доступ к чекам, но и личный кабинет с функциями для анализа продаж. Собранные чеки анализируются, помогая отслеживать наиболее продаваемые товары и сравнивать выручку за разные периоды. Это позволяет предпринимателям оптимизировать ассортимент и планировать продажи, а также реагировать на изменения в потребительском спросе​.

• •

  Для исправления ошибок. Бывают ситуации, когда кассир ошибается, вводит в чек неправильные реквизиты: не то наименование товара, неверную сумму платежа или способ оплаты. Благодаря тому, что информация обо всех операциях сохраняется в кассе, продавец может найти нужный документ и исправить его, отправив в адрес ОФД чек коррекции.