Внедрение за 0 ₽ и льготная стоимость обслуживания

Expense от Аэроклуба — сервис по автоматизации авансовой отчётности. Попрощайтесь с бумажными отчётами и потерянными чеками

Другие предложения

Получить

Авансовые отчёты — это просто

Подписывайте авансовые отчёты онлайн

Экономия времени

На сдаче и согласовании отчётов

Гибкость

Поможем с настройкой системы

Expense от Аэроклуба

SaaS-решение по автоматизации авансовой отчётности, адаптировано для работы с мобильных устройств

Подробности предложения

Что ещё вы получите

Условия

Формирование отчёта

Оформляйте и согласовывайте отчёты с любого устройства из любой точки мира

Электронный архив

Онлайн подпись и хранение авансовых отчётов, актов на представительские расходы и служебных записок. Любой тип электронной подписи

Интеграция

Выбирайте способ получения данных: готовый модуль для 1С, выгрузка данных в файле .exls, настройка по API

Аналитика

Снимайте отчёты по авансовым отчётам для дальнейшего анализа данных

Безопасность

Решение аттестовано по 2 уровню защищённости ФСТЭК

Делегирование полномочий

Настройте ассистентов для формирования отчётов ТОП-менеджменту компании или любому другому сотруднику

Как получить бонус

Не клиент банка

Клиент Альфа-Банка

Заявка

Заполните заявку и откройте бесплатный счёт для бизнеса

Войдите в интернет-банк Альфа‑Бизнес

Авторизуйтесь под своими учётными данными

Готово

Перейдите в раздел Альфа‑Выгодно для бизнеса и начинайте получать выгоду

Частые вопросы

Какие авансовые отчёты (АО) возможно формировать в Expense от Аэроклуба?

Сервис подходит для работы со всеми видами авансовых отчётов: командировочными, общехозяйственными, представительскими.

Как происходит подписание авансового отчёта (АО) в Expense?

Подписание АО происходит в момент его согласования. Expense от Аэроклуба работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. Также возможно настроить очерёдность подписи должностных лиц, тип подписи для каждого этапа согласования, какой этап должен проходить просто по согласованию, а какой — с подписанием. Если используется тип ПЭП, личность сотрудника компании устанавливается с помощью логина и пароля. Требуется только подтвердить подписание. Этот вид прост в оформлении, но снижает безопасность документооборота. Для использования УКЭП и УНЭП необходимо установить программу КриптоПро на компьютер сотрудника. Она производит подпись и шифрование. Этот вид подписи сложнее и дороже, но безопаснее. Типы ЭП можно комбинировать между собой в рамках системы. Необязательно всем участникам пользоваться одним видом подписи. Чтобы иметь возможность пользоваться электронной подписью, нужно выполнить несколько шагов:

•

Выбрать информационную систему

•

Заключить соглашение на использование электронного документооборота и электронной подписи

•

Закрепить порядок подписания в учётной политике

Можно ли в Expense хранить документы? Сколько и как долго?

Независимо от объёма документы можно хранить в сервисе в течение пяти лет.

Как в Expense происходит информирование?

Информирование осуществляется через рассылку уведомлений, которые приходят на электронную почту. В сообщении есть ссылка на конкретный документ. Уведомления можно также проверять через сам сервис. В минимальный набор уведомлений включены следующие:

•

О требовании согласовать и о полном согласовании заявки на расход (ЗНР) или АО

•

О новом комментарии в чате по ЗНР и АО

•

О возврате на доработку или отказе в согласовании ЗНР и АО

•

Об изменениях суммы в АО

Можно ли проверить корректность оформления АО через систему?

Полную проверку должен проводить бухгалтер или другой специалист компании. Чтобы избегать базовых ошибок, Expense от Аэроклуба предлагает настраивать индивидуальные условия отчётности в системе. При отправке АО система проверяет, соблюдаются ли они в документе. При несоответствии условий оформления отправление задерживается, а сотрудника уведомляют о допущенных ошибках. После внесения корректировок АО можно отправить на согласование.

Как обрабатывать траты в иностранной валюте через Expense?

Обработка трат в иностранной валюте иногда затрудняется из-за колебаний курса. Он может несколько раз поменяться с момента подписания АО руководителем. Налоговое законодательство предусматривает, как обходиться с разницей стоимости валюты между непосредственным вручением денег сотруднику и подписанием АО. Но закон не затрагивает ситуации, когда курс меняется между подписанием документа бухгалтером и руководителем. Рекомендуется придерживаться правила подписания АО бухгалтером и руководителем одним днём. Этот способ наиболее безопасный и надёжный. Либо использовать ПЭП, чтобы данные в документе можно было скорректировать после подписания.