При оформлении командировок или для оплаты срочных покупок компании могут выдавать работникам деньги под отчёт. Расскажем, на что обратить внимание при перечислении таких сумм с расчётного счета и как без ошибок оформить их возврат.

Подотчётные средства — это деньги, которые компания выдаёт своим сотрудникам с целью оплаты товаров, работ или услуг для нужд бизнеса. По требованиям ЦБ РФ подотчётным лицом может быть работник организации или физическое лицо, с которым заключён договор гражданско-правового характера.

Сотрудник может получить деньги под отчёт несколькими способами:

• •

  Наличными из кассы организации

• •

  На зарплатную или корпоративную карту с расчётного счёта компании. В заявлении на выдачу денег должны быть указаны реквизиты счёта физлица

При перечислении подотчётных средств на карту нужно правильно оформить платёжку, чтобы исключить возможные вопросы со стороны банка или претензии налоговиков. Для этого в поле платёжного поручения «Назначение платежа» следует указать, что деньги выдаются под отчёт. Подойдёт, например, такая формулировка: «Перечисление на счёт сотрудника под отчёт на закупку канцелярских товаров. НДС не облагается».

Выдать подотчётные деньги работнику можно в любом размере. Но, так как он тратит их от лица компании, следует придерживаться лимита на расчёты наличными, который установлен для юридических лиц, ⎯ не более 100 тысяч рублей в рамках одного договора.

Срок возврата неизрасходованных подотчётных средств законодательством не установлен. Его нужно закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА). Например, издать приказ по организации о порядке выдачи и возврата денег подотчётными лицами. Общий срок, таким образом, будет складываться из срока, на который выдаются деньги под отчёт, и срока, который установлен для возврата неизрасходованных сумм.

Особый порядок установлен для расчётов по неизрасходованным на командировочные расходы. В этом случае срок возврата, указанный в приказе по организации, не применяется. Отчитаться о таких суммах нужно не позднее трёх рабочих дней после возвращения из служебной поездки. Отсчёт начинается с фактической даты выхода на работу. Например, если после командировки работник на следующий день заболел, три дня будут отсчитываться с момента его возвращения в офис после больничного.

Порядок возврата не зависит от того, в какой форме организация выдавала деньги. Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У устанавливают только правила выдачи подотчётных денег. Если сотруднику удобно вернуть неиспользованную сумму на расчётный счёт, он может перевести её со своей карты. Не будет нарушением, если неизрасходованный остаток подотчётное лицо внесёт наличными в кассу организации. Выбор формы возврата остаётся на усмотрение работника.

Для возврата остатка неиспользованных денег нужно получить в бухгалтерии платёжные реквизиты компании. Для перевода понадобятся следующие данные:

• •

  Наименование кредитной организации

• •

  БИК банка

• •

  Корреспондентский счёт

• •

  Номер расчётного счёта

Для перечисления можно обратиться с реквизитами в отделение и через сотрудника банка оформить перевод. Копию полученного платёжного документа следует передать в бухгалтерию. Более удобный способ — провести операцию через приложение на смартфоне или личный кабинет на сайте банка.

В случае, когда при переводе денег на счёт компании с подотчётного лица будет удержана банковская комиссия, порядок её возмещения должен быть утверждён в ЛНА. Если такая возможность предусмотрена, работник должен представить бухгалтеру подтверждающий документ и оформить заявление на возмещение расходов.

Для того чтобы рассчитать сумму подотчётных средств, которую нужно вернуть, сотрудник должен оформить авансовый отчёт. Обычно он составляется по унифицированной форме № АО-1. В документе указывают:

• •

  ФИО и должность

• •

  Перечень подтверждающих документов и сумму каждого из них

• •

  Подпись с расшифровкой

К авансовому отчёту сотрудник прикладывает все чеки, накладные, акты, билеты, которые будут основанием для включения этих расходов в бухгалтерский и налоговый учёт. Если какие-то суммы не подтверждены документами, бухгалтер вправе обязать сотрудника вернуть эти деньги. Если оплата проводилась с карты сотрудника, потребуется приложить выписку банка.

Заполненный авансовый отчёт со всеми приложениями передаётся в бухгалтерию на проверку. Подотчётник при сдаче документов получает расписку в их приёмке. Бухгалтер проверяет полноту и достоверность представленных данных, указывает размер выданного аванса и сумму расходов, остаток авансовых денег. Полностью заполненный авансовый отчёт утверждает руководитель организации.

Учёт авансовых сумм зависит от формы выдачи и возврата денег. Каждый этап расчётов сопровождается бухгалтерскими проводками. Укажем основные записи, которые должен оформить бухгалтер:

1. Выдача денег под отчёт из кассы / с расчётного счёта: Дебет 71 — Кредит 50 / 51

2. Отражение подтверждённых расходов: Дебет 20, 23, 25, 26, 50 — Кредит 71

3. Учёт приобретённых материалов, товаров или имущества: Дебет 10, 41, 08 — Кредит 71

4. Плата поставщикам за товары, работы или услуги: Дебет 60 — Кредит 71

5. Оприходование неизрасходованного остатка в кассу / на расчётный счёт: Дебет 50 / 51 — Кредит 71

6. Возмещение перерасхода по авансовому отчёту из кассы / со счёта: Дебет 71 — Кредит 50 / 51 Чтобы выдать аванс или вернуть деньги в кассу бухгалтеру, не нужно пробивать кассовый чек, но требуется оформить расходный и приходный кассовые ордера. При безналичных расчётах с подотчётными лицами никаких дополнительных платёжных документов оформлять не нужно.

В расчётах с подотчётными лицами в целом и с возвратом денег по авансовым отчётам в частности есть несколько нюансов, которые необходимо учесть, чтобы сократить риск налоговых претензий к компании:

1. При перечислении на расчётный счёт неизрасходованных денег по авансовому отчёту важно правильно указать назначение платежа. Из него должно быть понятно, что поступившие на счёт компании деньги — это остаток подотчёта. В противном случае налоговики могут посчитать это выручкой и доначислить налоги с оборота и налог на прибыль

2. Сотрудник вернул деньги по авансовому отчёту, но не все расходы подтверждены документами. В этом случае при проверке налоговая может признать такие траты доходами физического лица. С этой суммы проверяющие начислят компании НДФЛ, пени и штрафы за несвоевременную уплату налога

3. Аналогичная ситуация может возникнуть, когда работники не возвращают неиспользованные деньги в срок, который установлен в ЛНА. Бухгалтеру следует проинформировать сотрудников, что с таких сумм по закону может быть удержан НДФЛ. Невозвращённый остаток допустимо удержать из заработной платы. Для этого достаточно оформить приказ в произвольной форме. В документе нужно указать сумму и основание для удержания. Сделать это нужно не позднее месяца с момента окончания срока, установленного для возврата остатка подотчёта

3

28

Поделиться