Что такое ЭДО и как он работает

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен организации

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Компании переходят с бумажного на электронный оборот из-за полезных функций этой системы:

1. Оптимизация бизнес-процессов. У каждой компании сложились собственные бизнес-процессы с использованием бумажной документации. С переходом на новую систему управлять всеми процессами становится проще. Документация больше не теряется, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти нужную информацию для проверки или копирования.

2. Сокращение денежных затрат. Ведение бумажной документации — это расходы на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, зарплату сотрудников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию, а также на оплату услуг служб доставки. С переходом на ЭДО финансовые расходы сокращаются на 80%.

3. Экономия времени. При бумажном документообороте много времени уходит на распечатку бумаг, передачу их разным руководителям для согласования или подписи. Если бумаги нужно отправить в другой филиал или город, согласование занимает уже не дни, а недели. При использовании ЭДО пересылка занимает несколько секунд.

4. Безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена от перехвата извне.

5. Упрощение коммуникации с органами контроля. Контролирующим органам выгодно пользоваться электронным документооборотом внутри своих организаций, а также принимать такую документацию от подконтрольных организаций. Последним легче отправлять отчёты, потому что любой электронный документ легко найти, проверить, переслать.

6. Улучшение сервиса для клиентов. Если компания внедрила ЭДО, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Организация улучшает свою репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она быстрее получает оплату от клиентов, а значит, укрепляет свою финансовую состоятельность.

7. Обеспечение контроля за движением документации. Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить его перемещение при бумажном документообороте сложно. При использовании системы ЭДО всегда видно, где сейчас нужный файл, когда поступил, в каком статусе находится.

Для индивидуального предпринимателя с несколькими контрактами в год внедрение ЭДО неактуально. А вот для организаций с большим объёмом бумажной документации это имеет смысл.

Основные понятия и принципы работы электронного документооборота

• •

  Электронная документация — это информация, которая передаётся не в бумажном, а в электронном виде. Такая документация читается, обрабатывается, передаётся не только людьми, но и машинами.

• •

  Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это уникальная электронная метка, принадлежащая конкретному человеку. Она накладывается на набор битов и байтов каждого конкретного документа. После этого он становится юридически значимым, а также защищённым от подделки. Чтобы иметь такую подпись, нужно купить сертификат. Выдачей сертификатов занимаются ФНС и аккредитованные удостоверяющие центры.

• •

  Оператор ЭДО — это коммерческая организация, у которой есть технические и правовые возможности обеспечивать другим компаниям ведение электронной документации.

• •

  Контрагенты — это физические или юридические лица, государственные учреждения, с которыми у организации есть различного вида отношения: торговые, финансовые, гражданско-правовые. Обмениваться электронными документами можно разными способами: через специальный сервис или просто по электронной почте. Сервис даёт больше преимуществ. Чтобы начать пользоваться сервисом, нужно подписать соглашение с оператором, а также убедить контрагентов сделать то же самое.

Основы электронного документооборота

Если в организации внедрена система ЭДО, то документы изначально формируются в электронном виде: сотрудник печатает их на компьютере либо заполняет подготовленные стандартные формы. Если в электронный вид нужно перевести бумажный документ, сотрудник его сканирует. Для заверения используют электронную подпись. Передача внутри или за пределы фирмы происходит через корпоративную локальную сеть или через интернет, например, на email адресата.

Пересылка через email небезопасна. Почту любой из сторон могут взломать злоумышленники, тогда в их руки попадёт важная информация. Налоговая инспекция также не принимает документы через электронную почту — только через спецсервисы. Поэтому для безопасности лучше пользоваться сервисами операторов, которых в России несколько десятков.

Сервис оператора похож на электронную почту с расширенным функционалом. Он открывается в браузере, внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поисковая строка, справочник адресов, редактор текста. Информация передаётся по зашифрованным каналам. Через личный кабинет можно отслеживать, получил ли партнёр или сотрудник документы, подписал ли их, оставил ли комментарии.

Если две организации договорились об обмене стандартными документами, то с помощью сервиса оператора они могут создать шаблоны тех документов, которые используют чаще всего. Если сервис объединён с системой бухучёта или базой данных компании, то такие шаблоны можно заполнять автоматически. Если синхронизации нет, сотрудники заполняют формы вручную. Система ЭДО позволяет распределить документы по разным сотрудникам или отделам, которые будут их создавать и обрабатывать.

Хранение электронных документов можно организовать по-разному:

• •

  использовать облачные сервисы;

• •

  хранить в памяти компьютеров;

• •

  подключать к компьютерам дополнительные физические носители;

• •

  использовать электронный архив, который предоставляет оператор.

Электронный архив от компании-оператора — это наиболее защищённый вариант.

Как перейти на электронный документооборот

Чтобы перейти на ЭДО, организации предстоит сделать несколько шагов:

1. Расставить приоритеты. Изучить свои бизнес-процессы, текущий бумажный оборот. Выбрать самые затратные потоки документов, которые выгодно будет перевести на ЭДО. Выбрать партнёров, с которыми будет выгодно начать работать по новой системе.

2. Заключить соглашение с оператором. Перед запуском компания должна выбрать интеграционное решение для обмена информацией между внутренними службами. Если использовать стандартный модуль или коннектор, то интеграция займёт около недели. На разработку своего решения понадобится больше времени. Обычно компании не хотят менять привычную среду работы. Например, если они работают с системой 1С, то им удобнее отправлять документы прямо из модуля 1С.

3. Подключить контрагентов. Для этого у них тоже должны быть заключены договоры с компанией-оператором и налажен внутренний электронный оборот документации. Прежде чем начинать работу со всеми контрагентами, протестируйте систему на нескольких. Нужно, чтобы это были лояльные партнёры, которые согласятся на такое тестирование и не выдвинут претензий, если что-то пойдёт не так. После удачного тестирования можно подключать остальных контрагентов.

4. Проанализировать и скорректировать результаты. После подключения системы нужно оценить, снижаются ли затраты, уменьшается ли нагрузка на сотрудников, повышается ли выручка, становятся ли клиенты более лояльными. Если в какой-то области результаты недостаточно хорошие, важно выяснить причину и скорректировать работу системы.