Что такое электронный документооборот (ЭДО) и как это работает

---

Электронный документооборот (ЭДО) — это универсальная система, с помощью которой можно обмениваются электронными документами внутри компании, между организациями, с государственными органами. Он также позволяет участвовать в торгах по госзакупкам. ЭДО включает следующие этапы: создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование данных. Этот формат также ориентирован на обмен электронными документами через информационно-телекоммуникационные сети и обработку в информационных системах.

В 2026 году компании массово переходят на электронный документооборот благодаря его полезным функциям:

• •

  Оптимизация бизнес-процессов. У компаний и ИП сложились собственные бизнес-процессы с использованием бумажной документации. С переходом на систему электронного документооборота (СЭД) управлять процессами становится проще. Документы больше не теряются, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти данные для проверки или копирования

• •

  Сокращение денежных затрат. Ведение бумажной документации — это расходы на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, а также на оплату услуг служб доставки и зарплату сотрудников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию. С переходом на ЭДО финансовые расходы сокращаются на 80%

• •

  Экономия времени. При документообороте на бумаге много времени уходит на распечатку, передачу разным руководителям для согласования или подписи. Если документы нужно отправить в другой филиал или город, на согласование уходят уже не дни, а недели. При использовании ЭДО пересылка занимает пару секунд

• •

  Безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому данные защищены от перехвата извне

• •

  Упрощение коммуникации с органами контроля. Контролирующим органам выгодно обмениваться документами с помощью ЭДО внутри своих организаций, а также принимать такую документацию от подконтрольных компаний и ИП. Последним легче вести бухгалтерскую отчётность, потому что любой документ легко найти, проверить, переслать

• •

  Улучшение сервиса для клиентов. Если компания внедрила ЭДО, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Бизнес улучшает репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она быстрее получает оплату от клиентов, а значит, укрепляет свою финансовую состоятельность

• •

  Обеспечение контроля за документооборотом. Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить перемещение бумаг сложно. При использовании СЭД всегда видно, где сейчас нужный файл, когда поступил, в каком статусе находится

Для индивидуального предпринимателя с несколькими контрактами в год внедрение ЭДО неактуально. А вот для организаций с большим объёмом документации это имеет смысл.

• •

  Электронная документация — информация, которая передаётся в цифровом виде. Такая документация читается, обрабатывается, передаётся не только людьми, но и программами. Нужно понимать разницу между понятиями «документ в электронном виде» и «электронный документ». Первый представляет собой оцифрованную копию, а второй изначально создаётся в цифровом формате, то есть это оригинал

• •

  Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это уникальная цифровая метка, принадлежащая конкретному человеку. Подпись накладывается на набор битов и байтов каждого конкретного документа. После этого он становится юридически значимым, а также защищённым от подделки. Чтобы получить электронную подпись, необходимо купить сертификат. Выдачей сертификатов электронной подписи занимаются налоговая и аккредитованные удостоверяющие центры. КЭП имеет такую же юридическую силу, как и физическая подпись на бумажном носителе. Цена КЭП зависит от того, где будет получен программный ключ: в налоговой и у операторов ЭДО стоимость может значительно различаться. Срок действия сертификата КЭП, оформленного юридическим лицом, составляет 15 месяцев. Если электронная подпись принадлежит физлицу, например, самозанятому, её срок действия равен одному году

• •

  Оператор ЭДО — это коммерческая организация, у которой есть технические и правовые возможности обеспечивать другим компаниям ведение электронной документации согласно действующим требованиям законодательства. Также операторы ЭДО помогают настроить систему под определённые задачи. Например, чтобы вести кадровый электронный документооборот или сдавать налоговую и бухгалтерскую отчётность. Перечень операторов электронного документооборота можно найти на сайте налоговой службы

• •

  Контрагенты — это физические или юридические лица, государственные учреждения, с которыми у организации есть торговые, финансовые, гражданско-правовые отношения. Обмениваться электронными документами можно разными способами: через специальную программу или просто по электронной почте. Программа даёт больше преимуществ. Чтобы начать ей пользоваться, нужно подписать соглашение с оператором ЭДО, а также убедить контрагентов сделать то же самое

Подписать документ — например, письмо, накладную, доверенность, заявку на открытие счёта — может только пользователь, имеющий доступ к КЭП. И эта подпись будет иметь юридическую силу.

При необходимости руководитель может оформить на любого из пользователей доверенность. С её помощью можно передавать сотрудникам те или иные полномочия.

Схема документооборота универсальна для любого бизнеса — малого, крупного или среднего. Основные этапы:

1. Отправитель ставит электронную подпись на накладной или другом документе и отправляет его через сервис ЭДО получателю. Если контрагент не использует ЭДО, ему на электронную почту придёт сообщение о необходимости подключиться к сервису для обмена документацией между зарегистрированными пользователями

2. Получатель видит уведомление о входящем письме. Если он отказывается подписать документ, ему нужно отправить ответ и указать конкретную причину отказа: например, в акт выполненных работ исполнителю требуется внести изменения. Если в документации ошибок нет, контрагент ставит свою подпись

3. Отправитель видит уведомление о том, что контрагент подписал документ или отказал в подписи. Во втором случае ему необходимо внести корректировки и ещё раз связаться с контрагентом через систему ЭДО

Основные потребительские товары, которые производятся в России или импортируются в неё, подлежат обязательной маркировке, то есть каждому из них присваивается специальный цифровой код. Например, в этот перечень входят лекарственные препараты, упакованная вода, парфюмерия, одежда и обувь, и он постепенно расширяется. Любой может отсканировать этот код на упаковке, чтобы проверить оригинальность предлагаемого ему товара.

Согласно действующему законодательству, в случае оборота товаров, которые должны иметь маркировку, бизнесу нужно подключиться к оператору ЭДО для передачи сведений в «Честный знак». Это единая национальная система работы с маркированными товарами. Данные нужно передавать регулятору каждый раз, когда право собственности на товар переходит от одного юрлица к другому. При этом компания-продавец должна показать, что и кому было продано, а покупатель обязан подтвердить этот факт.

Для участия в торгах обязательно использовать электронный документооборот. Это правило действует для всех поставщиков по 44-ФЗ и для участников малых закупок.

Обмен документами через систему ЭДО делится на внутренний, внешний и документооборот с государственными органами.

• •

  Внутренний документооборот реализуется внутри организации. Слабо регулируется законом, поэтому каждая компания может устанавливать свои правила. Внутренний ЭДО помогает руководству и работникам организации быстро обмениваться информацией, согласовывать её и утверждать. Руководство может контролировать работу сотрудников, оценивая скорость создания, просмотра, отправки документации. Во внутреннем документообороте участвуют личные дела работников, приказы об отпусках и премиях, инструкции, справки, выписки, локальные нормативные акты

• •

  Внешний документооборот — между организацией и её контрагентами. Если у компании один оператор, а у контрагента другой, то нужно подключать роуминг (как на телефоне). В рамках внешнего ЭДО можно обмениваться договорами поставки, договорами оказания услуг, инвойсами, счетами-фактурами. Такие документы обычно формируются по шаблонам, а маршруты их передвижения подчиняются отлаженным схемам

• •

  Документооборот с госорганами реализуется между организацией и государственными структурами: Пенсионным фондом, Фондом социального страхования, налоговой инспекцией. Осуществлять ЭДО с госорганами помогают специальные сервисы, которые генерируют формы для документов и позволяют быстрее заполнять отчёты. В основном взаимодействие с госорганами по ЭДО предполагает сдачу отчётности о деятельности организации, уплату налогов, отчисления в фонды

Если в организации внедрена система ЭДО, то документы изначально формируются в электронном виде: сотрудник печатает их на компьютере либо заполняет подготовленные стандартные формы. Если в электронный вид нужно перевести бумажный документ, сотрудник его сканирует. Для заверения используют электронную подпись. Передача внутри или за пределы фирмы происходит через корпоративную локальную сеть или через интернет, например на email-адресата.

Ведение ЭДО через email небезопасно. Почту любой из сторон могут взломать злоумышленники, тогда в их руки попадёт важная документация. Налоговая инспекция также не принимает документы через электронную почту — только через спецсервисы. Поэтому для безопасности лучше пользоваться сервисами операторов, которых в России несколько десятков.

Сервис оператора ЭДО похож на электронную почту с расширенным функционалом. Он открывается в браузере или в отдельной программе, внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поисковая строка, справочник адресов, редактор текста. Информация передаётся по зашифрованным каналам. Через личный кабинет можно отслеживать, получил ли партнёр или сотрудник документы, подписал ли их, оставил ли комментарии.

Если две организации договорились об обмене стандартными документами, то с помощью сервиса ЭДО они могут создать шаблоны тех документов, которые используют чаще всего. Если сервис объединён с системой бухучёта или базой данных компании, такие шаблоны можно заполнять автоматически. Если синхронизации нет, сотрудники заполняют формы вручную. Система ЭДО позволяет распределить документы по разным сотрудникам или отделам, которые будут их создавать и обрабатывать.

Хранение электронных документов можно организовать по-разному:

• •

  Использовать облачные сервисы

• •

  Хранить в памяти компьютеров

• •

  Подключать к компьютерам дополнительные носители

• •

  Использовать электронный архив, который предоставляет оператор

Электронный архив от компании-оператора — это наиболее защищённый вариант.

Чтобы перейти на ЭДО, организации предстоит сделать следующие шаги:

1. Определить задачи. Для этого требуется изучить свои бизнес-процессы, текущий бумажный оборот. Выбрать самые затратные потоки документов, которые выгодно будет перевести на ЭДО. Выбрать партнёров, с которыми будет выгодно начать работать по новой системе

2. Заключить соглашение с оператором ЭДО. Перед запуском компания должна выбрать интеграционное решение для обмена информацией между внутренними службами. Если использовать стандартный модуль или коннектор, то интеграция займёт около недели. На разработку своего решения понадобится больше времени. Обычно компании не хотят менять привычную среду работы. Например, если они работают с системой 1С, то им удобнее отправлять документы прямо из модуля 1С

3. Подключить контрагентов. Для этого тоже должны быть заключены договоры с компанией-оператором и налажен внутренний электронный оборот документации. Прежде чем начинать работу со всеми контрагентами, протестируйте систему на нескольких. Нужно, чтобы это были лояльные партнёры, которые согласятся на такое тестирование и не выдвинут претензий, если что-то пойдёт не так. После удачного тестирования можно подключать остальных контрагентов

4. Проанализировать и скорректировать результаты. Нужно оценить, снижаются ли затраты, уменьшается ли нагрузка на сотрудников, повышается ли выручка, становятся ли клиенты более лояльными. Если в какой-то области результаты недостаточно хорошие, важно выяснить причину и скорректировать работу системы

Если выбрать подходящую компанию-оператора, внедрение ЭДО может занять не более недели. В 2026 году все операторы предлагают примерно одинаковый функционал, поэтому выбирать стоит по качеству сервиса:

• •

  Скорости работы поддержки

• •

  Готовности оператора помогать с внедрением сервиса

• •

  Готовности оператора предложить скидки вашим контрагентам

После выбора оператора и тарифа вам остаётся подписать соглашение, оплатить услуги и войти в сервис с помощью логина или усиленной квалифицированной ЭП.

После того как ваши сотрудники освоят систему ЭДО, все процессы ускорятся в несколько раз. Сотрудники быстро привыкают к новым правилам работы с электронным форматом документов и новому режиму работы. В итоге у них освобождаются ресурсы для более важных дел.

Оператор может помочь с подключением контрагентов к электронному документообороту. Например, после вашего подключения оповестит их об этом, предложит льготные условия. Также компания-оператор может сообщить о вашем подключении в налоговую службу.