- Другие формы финансирования
Цифровизация проникла во все сферы бизнеса: всё больше компаний переходят на электронный документооборот. Расскажем, какие виды электронных документов распространены в бизнесе и какие требования предъявляет к ним законодательство. Рассмотрим преимущества и недостатки ЭДО, а также какие шаги нужно предпринять, чтобы перейти на ЭДО.
Что такое электронный документ
Понятие «Электронный документ» закреплено в статье 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Попробуем сформулировать это определение простыми словами.
Электронный документ (ЭД) — это информация в цифровой форме, которую человек может открыть и обработать с помощью компьютера и передать по телекоммуникационным каналам связи.
Понятие электронного документа важно не путать с электронным образом.
Электронный образ — документ, который изначально был создан на бумаге, а затем переведён в электронный вид. Например, скан-копии или фотографии.
В отличие от электронного образа ЭД изначально создан в цифровом формате. Только ЭД может иметь полную юридическую силу и заменить бумажные аналоги с подписями и печатями.
Виды электронных документов и требования к ним
Давайте рассмотрим, какие ЭД чаще всего используют предприниматели и организации.
Договоры и контракты
Статья 434 ГК РФ разрешает организациям и предпринимателям заключать договоры в электронном виде. Рекомендованные форматы договоров утверждены налоговой: цифровой XML или стандартный PDF. Выбор формата зависит от потребностей компании и объёма документооборота. Цифровой даёт больше возможностей для аналитики, поскольку все данные структурированы и легко считываются компьютерными программами.
Партнёры должны договориться, в каком формате и по каким каналам они будут обмениваться информацией, а также какой электронной подписью пользоваться — простой (ПЭП), неквалифицированной (НЭП) или квалифицированной (КЭП).
ПЭП — простая и незащищённая электронная подпись. Распространённые примеры — смс-подтверждение или логин и пароль.
НЭП — подпись со средней степенью защиты, которая создаётся с использованием специальной программы.
КЭП — самая защищённая подпись, которая дополнительно усилена средствами шифрования.
Для подписания договоров обычно достаточно неквалифицированной подписи. Стороны должны подписать соглашение об использовании НЭП, чтобы она стала юридическим аналогом личной подписи.
Первичные учётные документы
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ позволяет составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Налоговая постепенно разрабатывает цифровые форматы первичных учётных документов. Они должны соответствовать утверждённым требованиям. На декабрь 2023 года утверждены форматы таких документов:
- •
счёт-фактура;
- •
универсальный передаточный документ;
- •
универсальный корректировочный документ;
- •
товарная накладная;
- •
акт выполненных работ;
- •
акт о приёмке выполненных работ.
В ближайшем будущем к ним добавятся расходная накладная, оферта, счёт на оплату и многие другие.
Отчётность
Налоговая и другие ведомства постепенно переходят на цифровую отчётность. В соответствии с Федеральным законом от 28.11.2018 № 444-ФЗ вся бухгалтерская отчётность должна быть подана в электронном формате. Что касается налоговой отчётности, здесь ещё осталась возможность подавать бумажный вариант — для компаний и предпринимателей на специальных налоговых режимах УСН и ЕСХН со штатной численностью до 100 человек. При этом отдельные виды отчётности налоговая принимает исключительно в цифровом формате. На декабрь 2023 года это:
- •
декларация по НДС;
- •
расчёт 6-НДФЛ;
- •
расчёт по страховым взносам;
- •
персонифицированные сведения о физических лицах.
Декларацию по НДС электронно должны сдавать все без исключения, остальные формы — если в компании больше 10 сотрудников. Налоговую и бухгалтерскую отчётность можно подать через специальный сервис налоговой.
Документы в суд
Любые документы можно подать в суд в цифровом формате. Для этого разработаны специальные онлайн-сервисы. Для подачи в арбитражный суд — сервис Мой арбитр. В суды общей юрисдикции — система ГАС «Правосудие». В Верховный суд РФ можно обратиться через портал Госуслуг.
Жёстких требований к оформлению большинства документов здесь не предъявляется: их можно подавать в виде электронных образов (сканов), заверенных простой подписью. Но есть исключения, когда обязательно требуется КЭП, — например, при ходатайстве об аресте имущества.
Кадровые документы
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ ввёл понятие электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Теперь трудовые договоры, заявления на увольнение, приказы о переводе сотрудников и другие могут оформляться в цифровом формате без бумажных аналогов. Для этого компания должна подключиться к системе ЭДО.
Система ЭДО — программное обеспечение, позволяющее создавать, хранить и обмениваться электронными документами.
Оператор ЭДО — компания, которая оказывает услуги по обмену документами в цифровой форме по защищённым каналам связи.
Преимущества и недостатки ЭДО
Перед тем как принять решение о внедрении ЭДО, нужно взвесить все за и против. Давайте рассмотрим положительные и отрицательные стороны этого процесса для бизнеса. Плюсы ЭДО:
- •
ЭД хранятся централизованно, они структурированы, их легко найти.
- •
Документооборот прозрачен: всегда видно, кто создал, кто подписал, какой статус в текущий момент.
- •
Сокращаются расходы на бумагу, почтовые отправления и курьеров.
- •
Не нужно хранить бумажные экземпляры — освобождается место и ресурсы на поддержание архива.
- •
Сокращается время работы — согласовать, подписать и отправить ЭД можно за считаные секунды.
- •
Работать с ЭД можно онлайн в любое удобное время без привязки к офису. Минусы ЭДО:
- •
Добавляется постоянная статья расходов — плата оператору системы ЭДО.
- •
Не все контрагенты могут согласиться перейти на ЭДО, тогда всё равно придётся поддерживать бумажный документооборот.
- •
Нужно потратить время на внедрение нового ПО и обучение сотрудников.
Правильное решение можно принять, оценив объём документооборота в компании. Ради нескольких договоров в месяц подключать систему ЭДО, конечно, не стоит. А вот если у компании активный внутренний и внешний документооборот, имеет смысл подумать о переходе в цифровой формат.
Как перейти на ЭДО
Для перехода на ЭДО нужно выполнить несколько основных шагов.
- •
Выбрать техническое решение: готовая «коробочная» версия или интеграция с учётной системой компании. Малый и средний бизнес чаще всего выбирает готовые веб-версии: это простой и доступный способ перехода на ЭДО.
- •
Выбрать оператора ЭДО. Список аккредитованных компаний можно посмотреть на сайте налоговой. Изучите предложения разных операторов, узнайте, с кем работают ваши основные контрагенты. Многие компании предлагают тестовый период, можно попробовать систему в работе, прежде чем принимать окончательное решение.
- •
Получить КЭП для руководителя компании и всех уполномоченных лиц. Руководитель может получить КЭП бесплатно в отделении ФНС, другим сотрудникам придётся приобрести сертификат [в аккредитованном удостоверяющем центре]https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/2/).
- •
Подключить к системе ЭДО контрагентов. Для этого не обязательно работать с одним и тем же оператором: существует технология роуминга, которая позволяет обмениваться данными между разными системами.
Подведём итоги
Электронный документ изначально создан в цифровом формате, электронный образ сначала создан на бумаге, а затем отсканирован. Законодательство позволяет создавать в электронном виде договорные, учётные, кадровые и процессуальные документы. К каждому из них предъявляются свои требования по формату и степени защиты.
Всю бухгалтерскую отчётность уже подают электронно, на «цифру» постепенно переводят и налоговую отчётность. Решение о переходе на ЭДО нужно принимать исходя из объёма документооборота и особенностей контрагентов компании. Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать оператора и подключиться к системе ЭДО. Также понадобится получить КЭП для всех подписантов.
Банк для бизнеса
Дата публикации: 29.12.2023
Москва
+7 495 755 58 58 — Бизнесу
+7 495 788 88 78 — Частным клиентам
Приложение для айфона и андроида
