КЭП: что это и как получить бизнесу

Виды электронной подписи

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — это аналог собственноручной подписи человека, сформированный в электронном виде. ЭЦП призвана облегчить документооборот внутри компании, взаимодействие с клиентами, контрагентами, партнёрами и государственными структурами.

Порядок получения и использования ЭЦП определяет Федеральный закон №  63‑ФЗ. Закон был принят 6.04.2011 года, после чего в него вносились изменения и дополнения. В этой статье мы ссылаемся на версию, актуальную в январе 2024 года.

Документ описывает следующие виды электронных подписей:

• •

  простая ЭП,

• •

  усиленная неквалифицированная электронная цифровая подпись,

• •

  усиленная квалифицированная электронная подпись.

Каждый вид ЭЦП предназначен для решения определённого набора задач.

ПЭП

Простая электронная подпись (ПЭП) — это самый примитивный и плохо защищённый вариант. Примеры ПЭП — смс-подтверждение или пара логин — пароль. Это простые символы, которые не содержат зашифрованную информацию и не привязаны к конкретному пользователю. ПЭП чаще всего применяется для идентификации пользователя в системе или во внутреннем документообороте. Например, простой ЭП можно подписывать некоторые кадровые документы: приказы, регламенты, заявления. ПЭП служит средством авторизации в личном кабинете на Госуслугах, мобильных приложениях банков и других сервисах.

НЭП

Усиленная неквалифицированная электронная цифровая подпись (НЭП) — ЭЦП со средней степенью защиты, созданная с использованием специальной программы. Здесь уже применяются средства криптографической защиты и создаётся шифрованный ключ электронной подписи. Этот вариант используют, чтобы подписывать договоры и другие документы с партнёрами или внутри компании. Чтобы документы, подписанные НЭП, считались юридически значимыми, руководители компаний должны заключить соглашение об использовании неквалифицированной подписи.

УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись (УКЭП или КЭП) — это полный аналог личной подписи человека. КЭП обладает всеми функциями неквалифицированной ЭЦП плюс дополнительно усилена средствами шифрования. Один из обязательных признаков УКЭП, описанных в законе, — указание ключа проверки в квалифицированном сертификате. Такая подпись обладает полной юридической силой, ей можно заверять любые документы. Благодаря этому виду ЭЦП можно зафиксировать текст договора, акта или другой документации. Изменения, внесённые после подписания, можно отследить, что обеспечивает высокую степень правовой и юридической защиты. УКЭП — это универсальный вариант с самой широкой функциональностью. Квалифицированная электронная цифровая подпись применима в любых гражданско-правовых отношениях, поэтому полезна для индивидуального предпринимателя, самозанятого, физического или юридического лица.

Зачем нужна квалифицированная электронная подпись

Область применения квалифицированной подписи постоянно расширяется. Без неё не обойтись при взаимодействии с некоторыми государственными и коммерческими структурами. Рассмотрим подробнее, для чего может понадобиться квалифицированная цифровая подпись.

Для внутреннего и внешнего документооборота

Всё больше компаний переходят на электронный документооборот. Если у руководителя есть КЭП, он может подписывать ей приказы и распоряжения, договоры с сотрудниками и прочие внутренние документы. Систему электронного документооборота можно интегрировать с бухгалтерскими и кадровыми программами. Это позволит свести к минимуму всю бумажную документацию, ускорить многие бизнес-процессы. ЭДО облегчает доступ к информации: искать нужные данные в электронной базе гораздо удобнее, чем в архиве. Ещё один аргумент в пользу электронного документооборота — более высокий уровень безопасности. Обеспечить защиту данных в цифровом виде проще, чем следить за сохранностью бумажных оригиналов документов.

УКЭП можно применять и для подписания документов с партнёрами, но для этого она должна быть у обеих сторон.

Использование усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи открывает новые возможности для бизнеса: можно расширить географию присутствия, упростить бухгалтерский учёт и освободить ресурсы для развития. Переход на ЭДО и получение КЭП помогают бизнесу запустить цифровую трансформацию, выйти на более конкурентный уровень, создать репутацию передовой и технологичной компании.

Для работы с маркетплейсами

Продавцы, которые реализуют товары через Ozon, Wildberries и другие онлайн-гипермаркеты в роли индивидуального предпринимателя или юрлица, обмениваются с площадкой различной документацией: актами, накладными, счетами-фактурами, чеками. Если документооборот ведётся в электронном виде, маркетплейс может требовать от селлеров получить КЭП.

Для взаимодействия с госорганами

С применением КЭП можно сдать бухгалтерскую и налоговую отчётность, подать заявление на регистрацию юридического лица или ИП, сменить налоговый режим, зарегистрировать онлайн-кассу и т. д.

ФНС

С применением КЭП можно сдать бухгалтерскую и налоговую отчётность, подать заявление на регистрацию юридического лица или ИП, обратиться в налоговый орган, чтобы сменить режим налогообложения, зарегистрировать онлайн-кассу и т. д.

Госуслуги

Пользоваться порталом Госуслуг могут физические лица и организации. Один из вариантов авторизации — посредством КЭП. В личном кабинете на Госуслугах можно внести изменения в регистрационные данные компании, запатентовать изобретение, запросить официальные данные Росстата.

Росреестр

На портале Росреестра можно регистрировать право собственности на недвижимое имущество, оформлять сделки с недвижимостью, получать выписки из государственных реестров, запрашивать информацию об объектах недвижимости и т. д.

Кроме приведённых примеров, квалифицированная ЭЦП нужна при взаимодействии с таможенной службой, судебными инстанциями, Федеральной службой по аккредитации и другими государственными органами. Например, без КЭП не получится отправить отчётность о количестве сотрудников в Росстат или сдать уведомление по единому налоговому счёту (ЕНС) от юридического лица.

Для участия в электронных торгах

Большую часть государственных и коммерческих закупок проводят на электронных площадках. Помимо этого, на электронных аукционах реализуют имущество организаций-банкротов. ЭЦП понадобится и покупателям, и поставщикам, принимающим участие в торгах, аукционах и тендерах. Цифровая подпись требуется на каждом этапе:

• •

  регистрация на электронной площадке,

• •

  подача заявки на торги или проведение тендера,

• •

  отправка предложения по выполнению работы исполнителем,

• •

  заключение контракта,

• •

  оформление закрывающих документов после выполнения обязательств по контракту.

Некоторые коммерческие площадки могут принимать неквалифицированную подпись, но государственные принимают только КЭП.

Как работает КЭП

Фактически это шифр, созданный с помощью специальной программы, который гарантирует, что документ подписан конкретным человеком в определённое время и с тех пор не был изменён. Этот электронный шифр записывается на защищённый носитель — токен, который выглядит как USB-накопитель. Токен работает вместе со специальной криптографической программой, которая должна быть отдельно установлена на компьютере. Чтобы подписать документ, нужно открыть его в программе и выбрать соответствующий пункт меню либо воспользоваться плагином для подписания файлов из Word или Excel.

Принципы работы электронной подписи основаны на технологии закрытых и открытых ключей:

• •

  закрытый (секретный) ключ формируется в момент, когда владелец подписи заверяет электронный документ,

• •

  открытый ключ нужен для проверки документа после его подписания.

Говоря простым языком, с помощью такой программы пользователь шифрует документ и создаёт отдельный файл подписи (ключ). Получатель расшифровывает ключ в своей программе и сверяет его с оригиналом в этом файле. Если два документа идентичны, значит, подпись можно считать действительной.

Секретный ключ нельзя скопировать и передать кому-либо. Он доступен исключительно владельцу КЭП. Это обеспечивает конфиденциальность и защиту данных: КЭП не украдут и не используют без вашего ведома. Ключ можно сформировать самостоятельно, но обычно этой работой занимается ФНС или удостоверяющий центр (УЦ) — организация, уполномоченная ФНС.

Как получить КЭП

С 1 января 2022 года ФНС бесплатно выпускает КЭП для ООО и индивидуальных предпринимателей. Обратиться за услугой могут:

• •

  юридические лица (исключение — доверенные лица организаций),

• •

  ИП, лица, оказывающие правовые услуги (нотариусы),

• •

  сотрудники, занимающие руководящие должности в российских филиалах иностранных юрлиц.

При обращении от имени ООО или ИП получить квалифицированный сертификат электронной подписи бесплатно может лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности: генеральный директор ООО или сам индивидуальный предприниматель. Допускается любое гражданство: руководитель юрлица или ИП может быть как российским гражданином, так и подданным иностранного государства.

С сентября 2023 года сертификаты на юрлиц не выдаются сотрудникам, которые являются доверенными лицами организаций. Удостоверяющий центр вправе выдать только сертификат физического лица, к которому необходимо выпустить МЧД — машиночитаемую доверенность. Следовательно, теперь сотрудник не может заверить документацию КЭП юрлица, допускается применение только ЭЦП физлица в паре с МЧД.

Финансовые организации, платёжные операторы и ИП из финансового сектора получают усиленную ЭЦП в удостоверяющем центре Центрального банка РФ. Представители органов местного самоуправления или госструктур — через Федеральное Казначейство.

Сделать КЭП удалённо, полностью онлайн или с курьерской доставкой нельзя. Необходимо личное присутствие и удостоверение личности (паспорт), чтобы сотрудники налоговой смогли идентифицировать заявителя.

Владельцу квалифицированной ЭЦП предоставляются:

• •

  закрытый электронный ключ, записанный на носитель-токен,

• •

  ключ проверки КЭП,

• •

  квалифицированный сертификат ключа проверки КЭП.

Носитель-токен не выдаётся. Чтобы получить подпись, необходимо предоставить свой USB-накопитель установленного образца: типа А, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК РФ. При этом сертификат на токен предъявлять необязательно, специалисты проверят соответствие носителя всем требованиям безопасности на месте, в точке выдачи КЭП.

Порядок действий для получения КЭП

1. Убедиться, что у вас нет действующих сертификатов ФНС. Выпустить две КЭП невозможно. Если сертификат есть, его можно отозвать через заявку в налоговую, а затем запустить процедуру выдачи новой КЭП.

2. Приобрести токен, на который будет сохранён квалифицированный сертификат и ключ. Если у вас уже есть защищённый носитель и он соответствует требованиям безопасности, можно использовать его. Купить токен можно в компьютерном интернет-магазине, в одном из удостоверяющих центров или в вендинговом аппарате в отделении налоговой.

3. Выбрать удобное отделение налоговой — необязательно то, в котором вы регистрировали бизнес и вставали на учёт. Найти ближайший пункт выдачи усиленных квалифицированных ЭЦП можно на сайте налоговой службы.

4. Прийти в отделение налоговой и заполнить заявление на получение УКЭП. Также можно заранее сформировать заявление через личный кабинет налогоплательщика. Не все подразделения налоговой выдают КЭП. Актуальный список мест выдачи размещён на официальном сайте налоговой.

5. На ваш токен будет записан шифр, содержащий усиленную ЭЦП.

6. Затем нужно установить на компьютер сертифицированное программное обеспечение — программу-криптопровайдер, плагин, расширение для браузера, драйвер для токена. При установке ПО требуется покупка лицензии.

На один компьютер можно установить только одно лицензированное ПО. Если необходимо подписывать документы с нескольких рабочих мест, то придётся приобрести лицензию для каждого. Работать с ЭЦП можно не только с компьютера: подходят любые устройства с возможностью подключения внешних носителей.

Готовую КЭП можно проверить на подлинность — с помощью специальных сервисов или на Госуслугах. Там же можно проверить электронный документ, заверенный посредством КЭП.

С 2023 года можно сделать сертификат на 12 лет. При этом срок действия закрытого ключа составляет 15 месяцев, продлить его можно бесплатно. Для этого нужно заранее обратиться за услугой планового перевыпуска сертификата, подав заявку онлайн или в офисе Доверенного лица УЦ налоговой. После истечения срока действия сертификата продлить КЭП не получится, придётся получать её заново.