Гарантийное письмо: как составить и зачем нужно

Когда требуется гарантийное письмо

По закону составлять гарантийные письма не обязательно: для сотрудничества достаточно договора. Однако в делопроизводстве есть ситуации, когда бизнес активно пользуется таким документом. Разберём самые распространённые.

Вернуть долг без суда. Иногда контрагенты нарушают сроки оплаты услуг или товаров по договору. Стороны могут решить конфликт без суда: договориться о новых сроках и условиях перевода денег. Для этого фирма, пропустившая платёж, отправляет письмо с подтверждением намерения расплатиться. В нём указывают номер договора, подтверждающего сотрудничество, общую сумму долга, срок погашения. Если обещание будет нарушено и придётся возвращать деньги через суд, у заказчика будет преимущество: письмо подтверждает признание задолженности контрагентом.

Заключить рассрочку. Изначально стороны могут договориться об одних условиях оплаты — например, о предоплате. Если в процессе сделки фирма поймёт, что не сможет расплатиться сразу, можно договориться о рассрочке. Её условия прописывают в дополнительном соглашении или в форме гарантийного письма. Указывают график выплат, сумму платежей.

Уточнить условия сотрудничества. Заключение договора в крупных компаниях может длиться долго. Чтобы иметь возможность работать с подрядчиком сразу, можно попросить его прислать гарантийное письмо. Также документ используют, когда в договоре прописано несколько видов работ и нужно уточнить условия на конкретный проект. В тексте указывают вид услуг, срок выполнения, стоимость.

Совершить покупку с постоплатой. Сроки доставки товара и оплаты по договору могут не совпадать. При постоплате покупатель составляет гарантийное письмо для подтверждения намерения внести платежи в срок. Если в договоре прописаны условия оплаты, гарантия не обязательна. Но она станет ещё одним доказательством благонадёжности покупателя и повысит лояльность со стороны продавца.

Подтвердить юридический адрес ООО для налоговой. Это особый вид гарантийного письма. Для открытия компании нужен юридический адрес. Если учредитель не владеет помещением, до создания ООО заключить договор аренды не получится. В этом случае налоговая попросит документ от собственника с подтверждением намерения сдать площадь будущей компании.

Как оформить письмо правильно

Требований к оформлению гарантийных писем в законе нет. Опираться стоит на сложившуюся практику и анализ сделки. Подумайте, какая информация необходима, чтобы в случае конфликта без проблем идентифицировать участников соглашения и условия.

Обычно указывают:

• •

  название и реквизиты компаний или ФИО подрядчика;

• •

  номер договора, по которому идёт сотрудничество;

• •

  наименование товаров или описание услуг (важно указать их так, чтобы можно было однозначно трактовать предмет сделки);

• •

  само обещание (выплатить деньги по графику, выполнить работы и т. д.);

• •

  срок исполнения намерения;

• •

  дата, подпись ответственного и печать (при наличии).

Гарантийное письмо для налоговой: особенности

Для регистрации бизнеса налоговая часто запрашивает письмо о юридическом адресе. Его нет в перечне обязательных документов, но на практике без гарантии в виде адресных данных ООО могут не открыть. Бывают ситуации, когда учредитель арендует только юридический адрес, а работает в другом месте. Это незаконно. Рано или поздно налоговая придёт с проверкой по указанному в документах адресу и не найдёт там офис или производство. Тогда фирму оштрафуют на сумму от 5 до 10 тысяч рублей и могут исключить из ЕГРЮЛ. Налоговая старается предупредить такие случаи. Если возникают сомнения в реальности данных, могут попросить доказательства — например, письмо от арендодателя.

В первую очередь предпринимателю нужно найти помещение и договориться об условиях аренды. Затем попросить собственника составить гарантию. В ней он подтверждает, что фирма планирует работать в его здании и он готов заключить договор аренды.

В письме указывают следующие данные:

• •

  Название филиала налоговой, куда подаются документы для регистрации ООО.

• •

  Реквизиты арендодателя. Если помещением владеет фирма, указывают её название, ИНН, ОГРН, юридический адрес. Если физическое лицо — ФИО, паспортные данные, адрес регистрации. Когда помещением владеет несколько собственников, в тексте нужно указать данные каждого из них.

• •

  Информацию о недвижимости (адрес, документ о праве собственности, данные из ЕГРН — кадастровый номер, площадь).

• •

  Текст согласия. Пример: «Собственник гарантирует, что помещение будет являться местом нахождения ООО (название) в лице директора (ФИО). После государственной регистрации с ООО будет заключён договор аренды».

• •

  Дату, подпись, печать (при наличии).

К документу также прикладывают выписку из ЕГРН.

Письмо можно передать в налоговую лично вместе с документами для регистрации, отправить его почтой или прикрепить скан в Госуслугах (если подаёте заявление на открытие ООО дистанционно).

Выводы

Гарантийное письмо подтверждает намерение покупателя, исполнителя, должника или собственника выполнить взятые на себя обязательства. Это необязательный документ, но его наличие может сыграть на руку в конфликтных ситуациях.

Также есть случаи, когда без гарантии не обойтись. Например, без такого письма в регистрации бизнеса может отказать налоговая.