Что такое фирменный бланк ИП

Зачем нужен официальный бланк

Это инструмент строго делового документооборота. Его оформляют на листах формата А4, оставляя свободное место для текста. На официальном бланке печатают документы организации.

Бланк содержит сведения о предпринимателе или фирме и выполняет две важные задачи:

1. Имиджевую. Информация на бланке выглядит солидно, что положительно влияет на репутацию бизнеса, привлекает внимание. Готовая форма позволяет легко и быстро подготовить документы, а также не ошибиться при их составлении, например в реквизитах.

2. Уведомительную. Компании и ИП постоянно взаимодействуют с контрагентами, клиентами и госорганами. В бизнесе важна оперативная связь. Если письмо направлено на листе бумаги с одной лишь подписью отправителя, то получатель может не найти контактов для связи. В письмах на официальном бланке адресат сразу видит, куда отправить ответ и кому позвонить, чтобы задать возникшие вопросы.

Бизнес-процессы напрямую связаны с документооборотом. Фирменный бланк можно использовать для:

• •

  исходящих писем — электронных или распечатанных на бумаге;

• •

  запросов;

• •

  коммерческих предложений;

• •

  доверенности;

• •

  приказов;

• •

  благодарностей, уведомлений;

• •

  визиток, приглашений;

• •

  отчётов;

• •

  бухгалтерских документов.

Договоры на фирменных бланках не оформляются, так как в шапке документа уже указана подробная информация о сторонах. А если такой бланк есть у каждого участника сделки, совместить их в одном договоре не получится.

Какую информацию должен содержать фирменный бланк и как его правильно оформить

Фирменный бланк — неофициальный документ. Это значит, что к его оформлению не предъявляется никаких жёстких требований. Закона, который обязывал бы оформлять документы именно на бланке, не существует. Есть нормативы, которые регламентированы ГОСТ Р 7.0.97-2016, утверждённым Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Но его правила носят рекомендательный характер.

Приказ Росстандарта содержит реквизиты из 30 пунктов, но некоторые из них — например, государственный герб РФ — используются только при составлении официальных бумаг. ГОСТ предъявляет к подготовке документов строгие требования: расстояние между словами и знаками, отступы и другое.

Согласно рекомендациям ГОСТ Р7.0.97-2016 и практике делового оборота, официальный бланк может содержать:

• •

  наименование компании или индивидуального предпринимателя;

• •

  сведения о подчинённости, если шаблон принадлежит филиалу или структурному подразделению;

• •

  реквизиты — юридический адрес организации, ОГРН или ОГРНИП, ИНН, КПП;

• •

  контакты для связи — фактический адрес фирмы, номера телефонов, факса, адрес электронной почты и сайта;

• •

  банковские реквизиты — наименование банка, БИК, расчётный счёт;

• •

  дату документа и регистрационный номер.

Перечень элементов нигде не закреплён. Его можно сократить или дополнить. При желании можно включить в шапку логотип. Это отличительный символ или эмблема бренда, который поможет выделить письмо среди остальных. Как правило, логотип размещают сверху, чтобы адресат сразу мог понять, от какой компании поступило письмо.

Также стандартом регламентированы дополнительные требования:

1. Поля. Должны быть не менее:

   • •

     20 мм — левое;

   • •

     10 мм — правое;

   • •

     20 мм — верхнее;

   • •

     20 мм — нижнее. Документы сроком хранения свыше 10 лет должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2. Бумага белого или светлого тона формата:

   • •

     A4 (210 × 297 мм);

   • •

     A5 (148 × 210 мм);

   • •

     для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148 мм).

3. Расположение реквизитов:

   • •

     угловое — вверху справа или слева;

   • •

     продольное — по центру или вдоль правой стороны.

Шапки бумажных и электронных писем должны быть одинаковыми: совпадать по набору реквизитов и оформлению.

ГОСТ применяется ИП или ООО добровольно. Обязателен он для государственных, муниципальных структур и бюджетных организаций.

Поэтому официальный бланк можно оформить не по ГОСТу, например сделать цветным или расположить реквизиты компании в другом месте. При этом сочетание цветов не должно отвлекать от содержащихся в письме сведений. По стандартам деловой переписки в шапке достаточно сочетать два цвета, не следует использовать курсив или подчёркивание. Также стоит избегать сокращений и неизвестных аббревиатур.

Как изготовить бланк фирмы или ИП

Официальный бланк можно создать тремя способами:

• •

  самостоятельно в Word;

• •

  с помощью конструктора;

• •

  обратиться в специальную организацию.

В Word

Самый простой способ — внести вручную реквизиты фирмы или ИП. Чтобы сведения о компании случайно не удалились, размещать шапку лучше в верхнем колонтитуле.

В конструкторе

Существуют платные и бесплатные онлайн-сервисы для создания шаблонов документов. Такие платформы содержат десятки готовых образцов. Но, применяя онлайн-редакторы, невозможно добиться 100% уникальности, так как одни и те же шаблоны используются разными людьми.

Заказать фирменный бланк в типографии или у дизайнера

Необязательно создавать документ самому, можно делегировать это специалистам. Этим занимаются рекламные и дизайнерские компании, которые могут предложить целый пакет услуг по созданию фирменного стиля бизнеса, логотипа, бренда.

Специалисты разработают дизайн, предложат несколько макетов на выбор и напечатают нужное количество экземпляров. Стоимость услуг зависит от тиража, вида печати, бумаги и требований заказчика. Можно забрать макет в электронном виде и распечатать бланк самостоятельно.

Официальный бланк нужно создавать с использованием фирменных цветов и логотипа бизнеса, чтобы документ не выбивался из общего визуального ряда.

Образцы фирменных бланков ИП и ООО

Шаблоны бланков для крупной организации и ИП имеют минимум различий. Расположение реквизитов может быть продольным или угловым. Если бизнесмен не хочет тратиться на дизайнера или придумывать логотип, можно воспользоваться простым шаблоном для ИП или фирмы:

Рекомендации по оформлению текста на фирменном бланке ИП и организации

• •

  Государственную символику на бланках можно использовать только государственным учреждениям, частному бизнесу это делать запрещено.

• •

  Применяйте только один шрифт. Обычно используется стандартный Times New Roman. Но применять можно любой, который будет удобен для чтения. Важен и размер. Название фирмы или ИП лучше набирать 16-м кеглем, текст письма ― не меньше 12-го, а реквизиты — 10-м или 12-м.

• •

  Не используйте курсив или подчёркивание — это отвлекает внимание.

• •

  Не забывайте про отступы. Важные документы распечатывают и подшивают для хранения, для этого и нужны поля.

• •

  Всегда указывайте название документа — «Требование», «Благодарность», «Доверенность», «Уведомление».

• •

  Дату рекомендуется указывать в цифровом формате: 14.06.2023.

• •

  Фирменный бланк — часть корпоративного стиля бизнеса. Это значит, что он должен соответствовать единой концепции и гармонировать с другими элементами фирменного стиля организации.