Письмо о возврате денег на расчётный счёт

При расчётах с поставщиками за товары или работы может случиться такое, что покупатель перевёл больше денег, чем требуется по договору или заказу. Мы подготовили для вас рекомендации, как действовать в такой ситуации, и шаблон письма на возврат, который можно скачать и заполнить своими данными.

Заявление на возврат денежных средств — это письмо к контрагенту с просьбой вернуть излишне или ошибочно перечисленные деньги. Переплата может возникнуть по разным причинам:

• •

  Ошибка в получателе денег. Например, если у фирмы-покупателя есть несколько поставщиков с одинаковыми названиями, бухгалтер может отправить платёж не тому контрагенту. Чтобы исключить такие ошибки, при подготовке платёжек в бухгалтерской программе рекомендуем выбирать получателя не по названию, а по ИНН

• •

  Неверно указанная сумма в платёжном поручении

• •

  Ошибка в счёте поставщика, когда он указал неверное количество товара или его цену

• •

  Компания-покупатель в соответствии с условиями договора отказалась от поставки материалов, а аванс был внесён. Заявление на возврат денег также составляется, если поставщик или подрядчик в силу определённых обстоятельств не может выполнить обязательства по договору

• •

  Если учёт операций с контрагентом ведётся в разрезе договоров и денежные средства перевели не по тому контракту. В этом случае формально по одному договору будет переплата, а по другому возникнет задолженность

Данные по переплатам бухгалтерия обычно находит в следующих случаях:

• •

  При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Эта обязательная процедура для юридических лиц должна проводиться перед подготовкой годового отчёта. Некоторые организации делают это чаще.

• •

  При подготовке актов сверок расчётов с поставщиками. Обычно сверки проводят раз в три месяца перед сдачей квартальной отчётности.

При составлении письма фирма самостоятельно решает, каким образом распорядиться переплатой. Можно попросить контрагента вернуть всю сумму полностью. Если со второй стороной подписан долгосрочный контракт и в дальнейшем планируется закупать у неё товары или заказывать услуги, излишне перечисленные денежные средства допустимо зачесть в оплату будущих поставок. Может быть и такое, что у организаций есть непогашенные обязательства друг перед другом. Тогда оптимальным вариантом будет направить предложение о зачёте взаимных требований.

Споров при работе с контрагентами можно избежать, если ошибка в оплате обнаружена сразу после отправки платёжки в банк. Платёжные поручения исполняются финансовой организацией не моментально, должно пройти некоторое время, прежде чем деньги будут списаны со счёта. В этом случае отозвать неверный платёж можно в онлайн-банке или через службу поддержки.

Перед составлением претензии проведите с бизнес-партнёром сверку взаимных расчётов. Акт сверки формируется по данным бухгалтерского учёта каждой стороны, может составляться в разрезе договоров или без такой аналитики. Если задолженность подтверждена поставщиком, можно составлять претензию по переплате.

Формат заявления на возврат ошибочных платежей не унифицирован. Это значит, что оно может составляться в свободной форме. Документ следует подготовить на фирменном бланке организации, заверить его печатью и подписью руководителя. В нём должны содержаться обязательные реквизиты, которые однозначно определяют суть требований:

• •

  Наименование, юридические реквизиты и Ф. И. О. директора компании-должника

• •

  Сумма к возврату. Её следует указать цифрами и прописью

• •

  Причина возврата. Зависит от того, как образовалась задолженность

• •

  Реквизиты для перечисления денег: наименование и БИК банка, его коррсчёт и расчётный счёт получателя

• •

  Срок, в течение которого необходимо осуществить возврат

• •

  Список приложений к заявлению: акт сверки, платёжное поручение, письмо от поставщика об отсутствии товара и другие

При составлении заявления на возврат денег следует придерживаться некоторых правил, чтобы не вызвать подозрений в совершении сомнительных операций:

• •

  Возврат проводить на тот расчётный счёт, с которого была оплата. В противном случае банк вправе приостановить операцию и запросить документы для подтверждения её законности

• •

  Не указывать в качестве получателя третье лицо, даже если перед ним есть задолженность, которую нужно погасить. Необходимо дождаться возврата денег на свой счёт, а затем самостоятельно перечислить их кредитору

• •

  Если оплачивали поставщику счёт с НДС, то в письме на возврат также следует выделить сумму НДС к возврату

После подготовки заявления необходимо направить его контрагенту. Сделать это можно несколькими способами:

• •

  Передать документ лично. Для этого нужно посетить офис должника или отправить письмо курьерской службой. В первом случае лучше подготовить два экземпляра заявления: одно оставить партнёру, а на другом попросить поставить отметку о получении и сохранить на случай судебных разбирательств. Если отправляете документы с курьером, то подтверждением вручения будет подпись второй стороны на сопроводительной квитанции

• •

  Почтой с уведомлением о вручении и описью всех документов. Сотрудник почтового отделения должен заверить опись и выдаст уведомление о регистрации отправления. Датой получения документа второй стороной будет считаться момент вручения ему корреспонденции

• •

  Через систему электронного документооборота (ЭДО). Документ нужно заверить УКЭП, подпись руководителя и печать при этом ставить на письме не нужно. Такой способ подойдёт, если между компаниями подписано соглашение об электронном обмене юридически значимыми документами. Использование электронных каналов связи упростит и ускорит передачу требований кредитору

При любом способе отправки претензии должнику можно дополнительно продублировать ему информацию на электронную почту. Некоторые фирмы делают это через мессенджеры. Но перед обращением в суд такую переписку нужно будет заверять у нотариуса. Эта услуга платная и потребует дополнительных расходов.

Немаловажный момент, который нужно учесть при подготовке письма на возврат, — в какой форме он должен быть проведён. По требованиям ЦБ РФ, если расчёты проводились безналичным способом через расчётный счёт, то вернуть денежные средства можно только на счёт покупателя в банке. Перевести их на карту директору или выдать из кассы будет нарушением платёжной дисциплины. Оплата наличными между юридическим лицами встречается редко. Но если такой факт имел место и потребовалось вернуть деньги, допустимо это сделать или в кассу организации, или безналичным переводом на счёт фирмы.

По закону у должника есть семь календарных дней после того, как он получил заявление, чтобы перечислить требуемую сумму. Об этом сказано в п. 2 ст. 314 ГК РФ. Но если в договоре между сторонами указан иной срок, то нужно ориентироваться на него.

Если претензия контрагенту была доставлена должным образом и в течение 30 дней после этого он не вышел на связь, покупатель имеет право обратиться в суд для защиты своих интересов. При положительном исходе с должника можно взыскать основную сумму долга и проценты за пользование денежными средствами. Обычно эта информация указывается в договоре, но если такой формулировки нет, то санкции рассчитываются по ставке рефинансирования, которая действовала в период просрочки.

Однако не по всей выявленной задолженности можно обратиться за возвратом. Для предъявления претензии к контрагенту есть срок исковой давности, который составляет три года с момента образования долга. Если фирма три года не предпринимала действий к возврату денежных средств, то должник имеет право списать такой долг в бухгалтерском и налоговом учёте. В этом случае деньги получить деньги назад не удастся даже через суд.

1

2

Поделиться