Что такое корпоративная карта для ИП и как ей пользоваться

При ведении бизнеса важны прозрачные расходы. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели не всегда обязаны отчитываться по своим расходам, вести всю бухгалтерию удобно с одного расчётного счёта. Рассказываем, какие бизнес-карты для ИП предлагает Альфа-Банк и почему ими удобно пользоваться.

Что такое бизнес-карта?

Бизнес-карта — это обычная дебетовая банковская карточка, которая привязана к расчётному счёту бизнесмена. Ей можно оплачивать онлайн-покупки, проводить платежи по терминалу или снимать наличные в банкомате.

Индивидуальные предприниматели могут пользоваться такой карточкой как своей личной — тратить деньги на свои нужды или расходы бизнеса. Ведь все деньги ИП на его расчётном счёте — личные. Их можно тратить на любые цели, главное — вовремя и в полном объёме платить налоги с деятельности или дохода.

Технически, корпоративная карта — это расчётный счёт, доступ к которому есть 24/7 через приложение или личный кабинет на сайте. А ещё есть бесплатная поддержка банка.

Многие предприниматели по мере роста бизнеса переходят на другую организационно-правовую форму, например, ООО. Такие организации могут использовать деньги на бизнес-карте только на нужды компании, личные расходы по расчётному счёту провести не получится. По всем движениям счёта следует отчитываться в налоговую и подтверждать расходование денег. В этом случае также можно использовать корпоративную карточку. ООО не может работать без расчётного счёта. В Альфа-Банке его можно открыть онлайн всего за пару кликов.

Виды корпоративных карт для бизнеса

Карты для бизнеса могут быть:

• •

  универсальными,

• •

  ограниченными.

По умолчанию Альфа-Банк выпускает универсальный вариант, если нужно, руководитель может легко настроить её под свои задачи. Универсальные можно использовать для любых покупок, в том числе: снимать наличные, покупать расходники для производства, оплачивать бензин курьерам или ужин с партнёрами.

С ограничениями — подходят только для оплаты определённых товаров или услуг. Например, для заправки транспорта или покупки еды в офис. Для снятия наличных её использовать не получится.

Также корпоративные карточки могут быть именными — выдаются конкретному сотруднику. Или неименными — их может использовать любой человек в организации, допускается передача от одного лица к другому. Во избежание путаницы порядок использования рекомендуется прописывать во внутреннем регламенте компании.

По форме

Бизнес-карта может быть виртуальной, пластиковой или выпущенной в виде стикера — его удобно использовать, если нужно часто покупать бесконтактным способом на терминалах или снимать наличные.

У виртуального варианта нет физического носителя, предоставляются только реквизиты — номер, период действия и CVV/CVC код. Ей можно покупать онлайн или использовать на терминалах с бесконтактной оплаты. Это удобно, ведь такую карту невозможно потерять или забыть взять с собой в командировку — она будет всегда под рукой в личном кабинете приложения. Ещё это безопасно — при оплате онлайн реквизиты виртуальной и основной карточки различаются, злоумышленники не смогут их украсть.

По типу

Традиционная бизнес-карта — дебетовая. Технически она выступает как инструмент для оплаты уже имеющимся деньгами с расчётного счёта предпринимателя. О том, какие документы нужны для его обслуживания и какие бывают тарифы, можно почитать здесь.

Карточка для бизнеса может быть кредитной. При оплате с неё используются заёмные средства на условиях банка. Например, Альфа-Банк предоставляет до 60 дней беспроцентного периода и максимальный лимит до 1 млн ₽ без залога. Её можно использовать на любые цели бизнеса и комфортно вернуть деньги без переплаты.

Почему корпоративная карта — это удобно и выгодно

Корпоративная карта — полезный инструмент для ведения бизнеса. Она помогает решать сразу несколько задач:

• •

  ускоряет работу с платежами;

• •

  упрощает контроль использования денег сотрудниками и ведение учёта;

• •

  позволяет делать покупки и оплачивать услуги, в том числе онлайн;

• •

  снижает затраты на расчётно-кассовое обслуживание, комиссиях при снятии наличных;

• •

  для пользователей действуют различные акции, скидки и корпоративные предложения, а также предоставляется кэбшек — в Альфа-Банке это 10% на 4 выбранных категории и 100% на первую покупку и пополнение.

Такие карточки отлично подходят для расчётов ИП, которые работают на УСН, имеют штат сотрудников и большие обороты.

Кроме того, она существенно экономит время на работу с наличными. Например, для командировок и других расходов сотрудников. Без корпоративной карточки потребуется написать заявление на выдачу денег, бухгалтеру — оформить ордер и выдать средства. После траты сотруднику нужно отчитаться и вернуть остаток. Банковская карточка для бизнеса упрощает эту схему — производить платежи можно непосредственно с расчётного счёта, а затем предоставить простой отчёт. Сэкономленное время бухгалтера можно потратить на более важную работу.

Помимо этого, руководитель в любое время может легко контролировать движения средств по счёту и расходы сотрудников. Это хорошо для компаний, где много мелких платежей — на обслуживание офиса, оплату и доставку расходников, заправку. За счёт бизнес-карты можно не только отслеживать на что были потрачены деньги, но выставлять лимиты.

Используя корпоративную карту, можно не переживать, если выданных сотруднику денег не хватит для покупки товара или оплаты услуги. Всегда можно увеличить лимит онлайн в личном кабинете. Сотруднику не придётся возвращаться в офис за деньгами, а бухгалтеру — оформлять лишние бумаги. Всё можно сделать за пару кликов. А если в компании много сотрудников, самостоятельно оплачивающих корпоративные расходы, карточка позволит полностью автоматизировать этот процесс.

С помощью корпоративной банковской карточки можно делать покупки онлайн. При этом можно не переживать за безопасность счёта организации — всегда можно выпустить виртуальный аналог.

Есть и нюансы — с такой карточки нельзя постоянно снимать наличные. Операции с бюджетом выше 600 000 ₽ попадают под контроль банка, затем он передаёт информацию в Росфинмониторинг. Также с корпоративной карточки нельзя рассчитаться с самозанятыми или физическими лицами, которые выступают в роли подрядчика.

На что можно и нельзя тратить деньги с корпоративной карты

На что можно расходовать деньги с корпоративной карточки:

• •

  на покупку предметов для нужды компании, например: бытовая химия, запчасти для служебных авто, оргтехника, инструменты для работы;

• •

  на оплату услуг, таких как телефония, интернет, обслуживание картриджей для принтеров, доставку товаров, клининг;

• •

  командировочные расходы, в том числе бронирование жилья, покупка билетов;

• •

  уплату налогов, государственных пошлин.

Корпоративную карточку нельзя использовать:

• •

  для снятия крупных сумм в банке или терминале — в случае подозрительных операций банк вправе запросить подтверждающие документы по произведённым расходам в соответствии с Федеральным законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ;

• •

  для выплаты зарплаты сотрудникам.

Для расчёта с персоналом через бизнес-карту деньги нужно переводить простым платёжным поручением или пользоваться зарплатным проектом.

Отчётность по бизнес-карте

Индивидуальные предприниматели должны отчитываться по расходам в зависимости от выбранной системы налогообложения:

• •

  ИП на УСН «Доходы», ПСН или ПНД не подтверждают расходы — достаточно вовремя платить налоги.

• •

  ИП на УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО для отчётности требуется предоставлять подтверждающие документы, например, кассовый или товарный чек, акт об оказании услуги.

Если подтверждающих документов нет, налоговая может оценить это как нарушение и наложить штраф до 40 000 ₽. Кроме того, все неподтверждённые переводы могут быть признаны налоговой доходами физического лица, которое использовало карту. С них придётся уплатить 13% НДФЛ и страховые взносы.

За расходы по карточке должен отчитываться сотрудник, который её использовал, вне зависимости от того, сколько человек в компании пользуется счётом.

Нужна ли доверенность на использование бизнес-карты

В большинстве ситуаций доверенность на использование корпоративной карты для совершения расходов не требуется. Но есть исключения.

Во-первых, документ потребуется при использовании именной карты. Например, если она оформлена на руководителя компании, пользоваться такой карточкой может только он.

Во-вторых, доверенность нужна при оплате товара или услуги, когда нужно подтвердить, что платёж делает сотрудник организации, для которой предназначается покупка.

Все остальные вопросы, например, касающиеся лимитов на конкретного сотрудника или передача карты между коллегами, решаются с помощью внутренних регламентов компании.

Можно ли ИП принимать оплату на бизнес-карту

Индивидуальные предприниматели и организации могут проводить оплату на корпоративную карточку. Она привязана к расчётному счёту компании, куда и поступают деньги за товары и оказанные услуги. Таким образом карта выполняет сразу две функции — подходит для оплаты и для поступления средств.