Как вести учёт доходов и расходов самозанятым

Самозанятый работает на себя, поэтому его доходы могут быть непостоянными. Чтобы денег хватало на повседневные нужды, важно правильно распределять финансы. Это сложно делать без анализа. В статье расскажем, как самозанятому эффективно вести учёт своих расходов и доходов.

Анализ поступлений и трат помогает выявить финансовые привычки и оптимизировать свой бюджет. У самозанятых есть и другие причины считать деньги.

1. Чтобы не превысить лимит по доходам. Самозанятые платят налог на профессиональный доход (НПД) — 4 или 6% в зависимости от статуса заказчика. При этом их прибыль не может быть больше 2,4 млн рублей в год. Если превысить эту сумму, плательщик не сможет дальше платить НПД. Налоговая пересчитает налоги на доходы сверх лимита по ставке НДФЛ.

2. Чтобы не работать в минус. В отличие от юридических лиц и ИП, которые могут вычитать из налогооблагаемой базы свои траты, у самозанятых расходы не учитываются. Если вы по работе покупаете инструменты и материалы, важно отслеживать такие покупки, чтобы бизнес окупался.

3. Чтобы планировать крупные покупки. Если самозанятому нужно накопить некоторую сумму, ему потребуется финансовая дисциплина и строгий учёт бюджета.

Начать анализ нужно со сбора данных. У самозанятых есть свои инструменты.

Учёт доходов

Самозанятый обязан фиксировать все поступления от клиентов в специальном приложении и оформлять чек на каждую продажу. Налоговая использует эти данные, чтобы рассчитать налоги. А вы можете смотреть их, чтобы посчитать итоговую сумму прибыли. Прямо в приложении собирается статистика дохода по месяцам и годам.

Какое приложение использовать для финансового учёта и налоговой отчётности, каждый решает сам. Клиенты Альфа‑Банка могут вести бюджет и уплачивать налоги в банковском приложении. Данные сразу поступают в налоговую, с которой у банка заключён договор. Это удобно, потому что самозанятый клиент Альфа‑Банка видит и доходы, и расходы по всем счетам и картам в одном месте.

Кроме доходов от самозанятости, важно посчитать и другую прибыль — например, если вы продали квартиру, выиграли в лотерею или получили проценты по вкладу. Эти деньги не входят в лимит по самозанятости, по ним нужно отдельно платить налог на доходы физлиц. Кроме того, физическое лицо может совмещать самозанятость с работой по найму. В этом случае зарплату тоже надо посчитать.

Учёт расходов

Проанализировать свои траты просто, если вы используете электронный расчёт, а полученные наличные сразу кладёте на карту. Все платёжные операции сохраняются в истории транзакций вашего банка. Наличные расходы трудно запомнить, поэтому лучше сразу их записывать.

Расходы самозанятого можно разделить на две группы: рабочие и повседневные.

Рабочие расходы уменьшают конечную прибыль самозанятого. Сюда можно отнести все траты, связанные с вашей деятельностью, например если вы заключили договор аренды и снимаете офис для работы или закупаете материалы для каждого заказа. Эти расходы нужно отслеживать, чтобы понимать, сколько денег у вас остаётся на жизнь.

Приведём пример. Ольга — самозанятый копирайтер, она пишет статьи о бизнесе для компаний. Единственное, на что она тратит деньги, — это сервис для проверки орфографии. Сумма настолько незначительна, что почти не влияет на финансовое состояние. Поэтому, рассчитывая стоимость услуг, Ольга не закладывает в неё эти расходы.

Екатерина делает маникюр на дому. В её работе много расходных материалов: гелей, пилочек, декора. Иногда приходится докупать сломанные инструменты. Екатерина подсчитывает все траты, чтобы установить оптимальные цены на услуги и определить свой реальный заработок.

К рабочим расходам также можно отнести налоги — их начисляют каждый месяц. Посмотреть, какую сумму от вашей прибыли вычтет налоговая за прошлый период, можно в приложении для самозанятых. Счёт за прошлый месяц выставляют до 12-го числа в текущем. Оплатить его нужно до 28-го числа, иначе к налоговой задолженности прибавятся пени.

Обычные расходы — это те нужды, которые появляются у вас каждый месяц. Сюда входят продукты, проезд, коммунальные платежи, досуг. Некоторые покупки нужны реже, например одежда, мебель и бытовая техника, товары для дома. Деньги на них не нужны каждый месяц. Но, чтобы подобные траты не образовали дефицит в бюджете, лучше ежемесячно откладывать на них небольшие суммы.

Оптимизация бюджета

Получив данные по всем финансовым операциям, стоит решить, устраивает вас баланс трат и поступлений или нет. Может оказаться, что доходов от самозанятости еле хватает, а вы мечтаете накопить на отпуск. В этом случае нужно пересмотреть свои приоритеты.

Выделите категории трат, на которых можно сэкономить, например расходы на такси, походы в кафе или шопинг на маркетплейсах. Отказываться от них полностью не обязательно: если убрать из своей жизни всё, что дарит радость, можно быстро прийти к выгоранию. Например, можно пересесть на общественный транспорт, но оставить поход в кафе раз в неделю. Приятные покупки помогут сохранить мотивацию к работе.

Чтобы улучшить своё финансовое положение, необязательно экономить. Можно подумать над тем, как увеличить доход. Самозанятый может повысить цены на свои услуги, найти новых клиентов, устроиться на постоянную работу и совмещать с самозанятостью.

Чтобы заработать ещё, можно использовать нестандартные способы — например, продать ненужные вещи. Вырученные деньги можно положить на вклад. Так у вас появится дополнительная прибыль в виде процентов и подушка безопасности для непредвиденных ситуаций.

Планирование

Чтобы скорректировать свой бюджет или вписать в него дорогостоящие товары, важно планировать доход и траты. Исходя из своих записей, определите, сколько вам нужно заработать в следующем месяце. Рассчитайте лимит трат. Чтобы не превысить его, можно установить ограничение в банковском приложении, например включить лимит на месяц или ограничить расходы в отдельных категориях.

У самозанятого доходы бывают нестабильными. Чтобы не остаться без денег, включите в свой план накопления. Откладывать можно даже небольшие суммы, главное — делать это регулярно. Деньги лучше держать на отдельном счёте с процентами на остаток — так соблазн потратить их будет меньше.

Подсчитывать бюджет и составлять планы можно на бумаге. Для многих такой способ прост и эффективен. Но без приложений всё равно не обойтись — они хранят информацию о безналичных операциях, доходах самозанятого и налогах за длительный период. Вы можете использовать их как источник данных и переносить цифры в специальную тетрадь.

Финансовый учёт можно полностью автоматизировать благодаря специальным приложениям:

1. Альфа‑Онлайн. Самозанятым клиентам банка не нужны отдельные приложения, чтобы видеть свои расходы и доходы. Система сама распределяет операции по категориям и сводит данные в удобные графики в конце месяца. Для оптимизации бюджета можно установить лимит, настроить копилку. Есть функция автоматической уплаты налогов и других регулярных начислений.

2. CoinKeeper. В базовой бесплатной версии есть всё необходимое для анализа финансов. Приложение можно интегрировать с банковским и не переносить операции по картам и счетам вручную. Вы можете настроить под себя категории и лимиты, полностью контролировать все траты благодаря удобной статистике.

3. Дзен-мани. Приложение для финансового учёта с набором необычных дополнений. Помимо стандартных функций в бесплатной версии, здесь есть возможность за дополнительную плату интегрировать историю операций из банка, сканировать чеки и даже планировать свой бюджет с помощью ИИ.

Указанные приложения можно использовать на смартфонах с любой операционной системой.

1

Поделиться