Как сделать копию чека: инструкция для бизнеса

Что такое оригинал кассового чека и что такое его копия

Кассовый чек — это фискальный документ, который печатает онлайн-касса. Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ), аппарат нового образца. Такие аппараты ещё называют контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Бизнес, применяющий онлайн-кассу, обязан выдавать покупателю кассовый чек в подтверждение оплаты. Делать это необходимо в момент оплаты, так сказано в статье 1.2 закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».

При покупках в офлайн-магазинах покупатель обычно получает бумажный документ об оплате. Но он имеет право запросить электронную версию в дополнение к бумажной. Чтобы кассир мог направить электронный документ, покупатель перед расчётом должен предоставить номер телефона или адрес электронной почты.

В некоторых ситуациях продавец формирует для покупателя только электронный чек. Например, при продаже билетов в автобусе пассажир получает QR-код, который высвечивается на экране терминала. Если отсканировать его с помощью телефона, попадёшь на страницу с электронным документом. Также электронные чеки выдают интернет-магазины, которые принимают оплату от физлиц исключительно через интернет.

В каких случаях продавец обязан выдавать оригинал чека, а в каких — копию

Оригинал кассового чека выдаётся, только если продавец обязан применять ККМ при расчётах с покупателями — физическими лицами. В 2024 году эта обязанность распространяется практически на весь бизнес. Однако в статье 2 закона № 54-ФЗ перечислены исключения — случаи, когда ИП или организация может торговать без онлайн-кассы.

Если бизнес подпадает под исключения, он может не использовать онлайн-кассу и не подтверждать оплату. Если клиент просит у такого продавца подтверждение оплаты, в некоторых случаях продавец должен заполнить и выдать товарный чек. Его образец не установлен законом, поэтому каждый продавец может разработать свой бланк. Главное, чтобы тот содержал несколько обязательных реквизитов. Их полный список указан в абзацах 4−12 пункта 1 статьи 4.7 закона № 54-ФЗ.

Если продавец не подпадает под исключения статьи 2 закона № 54-ФЗ, то выдача бумажного или электронного кассового чека в момент расчёта обязательна.

Есть ли штрафы для продавца за невыдачу копии чека

Обязанности выдавать повторный чек у продавца нет, поэтому налоговая не может наложить на него никакие санкции: ни штрафы, ни предупреждения. Продавец может сам захотеть выручить клиента, чтобы сохранить с ним хорошие отношения. Например, он может напечатать для него дубликат бумажного чека, сделать пересылку электронной версии или предоставить реквизиты для самостоятельного поиска.

Какая информация нужна для восстановления чека в электронном виде

Представим, что у клиента не сохранился ни бумажный, ни электронный чек, но он хочет получить его электронную версию. Продавец может помочь ему несколькими способами.

Способ 1. Найти нужный экземпляр в личном кабинете ОФД. Найденный документ кассир отправляет на адрес электронной почты покупателя или по его телефонному номеру. Для поиска и фильтрации информации понадобятся вводные данные: дата продажи, сумма, фамилия кассира, способ оплаты — безналичный или наличный расчёт.

Способ 2. Найти нужный экземпляр в кассовой программе. Кассир также использует фильтрацию при поиске, а потом отправляет найденный документ на электронную почту или пересылает его в смс по номеру телефона клиента.

Способ 3. Предоставить покупателю реквизиты, чтобы он сам нашёл нужный экземпляр через мобильное приложение «Проверка чеков ФНС России». Его можно установить на телефон или планшет, скачав из Google Play, App Store или App Gallery. Реквизиты для поиска такие:

• •

  дата расчёта;

• •

  место расчёта;

• •

  признак расчёта;

• •

  сумма расчёта;

• •

  ФН № — номер фискального накопителя;

• •

  ФД — номер фискального документа;

• •

  ФП — фискальный признак документа (уникальное число из десяти цифр).

Если у покупателя сохранился читаемый QR-код на бумажном чеке, он может сам отсканировать его с помощью приложения от налоговой и получить электронную версию. Другой вариант — ввести перечисленные выше реквизиты с бумажного чека в специальные поля в приложении, чтобы получить электронный документ.

Есть ли особенности выдачи бумажного дубликата

Если продавец решил помочь покупателю восстановить бумажный чек, он может напечатать дубликат на онлайн-кассе. Для этого сотрудник находит нужный документ в личном кабинете ОФД или в кассовой программе. Далее он нажимает кнопку «Дубликат» и «Печать» (в разных кассовых программах названия кнопок могут различаться).

В зависимости от того, когда покупатель обратился за копией, продавец будет действовать по-разному:

• •

  Если клиент для каких-то своих нужд просит выбить повторный чек в момент покупки, то кассиру не придётся его искать: он может тут же распечатать бумажный дубликат.

• •

  Если клиенту необходим чек, пробитый в этот же день, но некоторое время назад, кассиру будет несложно найти нужный документ в кассовой программе по названию товара, его наименованию и примерному времени покупки.

• •

  Если клиент пришёл за дубликатом в другой день, найти нужный документ будет сложнее, так как он был выбит другой сменой. Искать придётся в кассовой программе или ОФД, потому что некоторые кассовые программы хранят документы недолго — например, всего 30 дней. Важно, чтобы покупатель помнил дату покупки и другие данные, нужные для поиска.

Дубликат может сделать любой кассир, не только тот, кто пробивал покупку. В каждой кассовой программе свой алгоритм действий для поиска документа за смену в день продажи или за другую смену.