Применение онлайн-кассы при безналичном расчёте

Что такое безналичный расчёт и как он регулируется законодательно

Это форма денежных расчётов, когда не используются наличные деньги — банкноты. Такие расчёты могут проводиться, например, между покупателем (физическим лицом) и продавцом (организацией или ИП). Также такие операции проводятся между организациями или индивидуальными предпринимателями, например при закупке товара и ином сотрудничестве.

Операции, которые проводятся безналичным способом, регулируются следующими документами:

• •

  Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ), статьями 861–885;

• •

  законом № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»;

• •

  законом № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств»;

• •

  законом № 395-1 «О банках и банковской деятельности»;

• •

  законом № 161-ФЗ «О национальной платёжной системе».

Что такое онлайн-касса и как она работает

Это устройство или система из нескольких устройств, используемая для автоматизации расчётов с покупателями в торговых точках и организациях общественного питания. По-другому такие аппараты называют контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Данные аппараты пришли на смену старым моделям с ЭКЛЗ (электронной лентой). В аппаратах нового образца есть возможность подключения к интернету, а вместо ЭКЛЗ стоит современный модуль памяти — фискальный накопитель (ФН).

В России использование онлайн-касс обязательно для большинства предпринимателей и организаций. С 1 января 2017 года вступили в силу изменения в законодательстве, требующие установки новой ККТ у ИП и организаций, осуществляющих розничную продажу товаров или услуг физическим лицам.

Онлайн-касса предназначена для следующих операций:

• •

  регистрации операций, связанных с продажей товаров и услуг;

• •

  хранения информации о продажах, а также другой документации, связанной с операционной деятельностью продавца;

• •

  выдачи покупателям бумажных или электронных кассовых чеков;

• •

  передачи информации в налоговые органы с целью соблюдения требований законодательства;

• •

  автоматизации внутреннего учёта компании или ИП.

Новые аппараты с подключением к интернету делают работу налоговой службы более простой. При проведении транзакции онлайн-касса регистрирует всю необходимую информацию о продаже, включая сумму, дату и время операции, наименование товара или услуги, идентификатор кассира и другие данные, которые могут потребоваться для налоговой. Это значит, что теперь инспектору необязательно самостоятельно приезжать на торговую точку. Налоговая следит за соблюдением законодательства, проверяя данные обо всех операциях онлайн.

Для автоматической передачи данных в налоговую службу налогоплательщик заключает договор с оператором фискальных данных (ОФД). Все ОФД, работающие на территории России, предлагают предпринимателям одни и те же условия и примерно одни и те же расценки. Так происходит потому, что деятельность ОФД также регулируется законом № 54-ФЗ. Отличия в услугах операторов могут заключаться в удобстве личного кабинета. Например, некоторые ОФД позволяют через свой личный кабинет зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции.

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям статьи 4 закона № 54-ФЗ. Например, она должна иметь возможность передавать данные о каждой совершенной продаже в налоговую службу в режиме онлайн. Также она должна быть зарегистрирована в Федеральной налоговой службе (ФНС) и иметь уникальный регистрационный номер. Выбирая аппаратуру, нужно ориентироваться на модели, которые есть в специальном реестре ККТ на сайте ФНС. Модели касс, не указанные в реестре или исключённые из него, использовать нельзя.

Как выдавать чек покупателю

Алгоритм выдачи чека покупателю следующий:

• •

  Кассир сканирует двухмерный код на товаре или вводит данные о товаре вручную.

• •

  Покупатель оплачивает товар наличными или картой.

• •

  Кассир формирует кассовый чек.

• •

  Принтер печатает чек, кассир выдаёт его покупателю.

• •

  При необходимости кассир может отправить электронную версию чека на телефон или электронную почту покупателя.

Покупатель может попросить часть денег снять с его банковской карты, а другую часть принять наличными. В этом случае кассир должен выбить один чек, в котором прописываются оба способа оплаты с указанием суммы по каждому из них.

В документе важно правильно указывать признак расчёта. Это реквизит, который обосновывает поступление или расход денег. Признак расчёта может быть прописан кодовым словом (фразой) или цифрой, например:

• •

  предоплата 100% — цифра 1;

• •

  аванс — цифра 3;

• •

  оплата кредита — цифра 7.

Вот список операций, при проведении которых обязательно формируется кассовый чек:

• •

  Продажа. Кассир оформляет чек после того, как примет от покупателя наличные или оплату картой.

• •

  Возврат. Кассир оформляет чек, принимая от покупателя ранее купленный товар и возвращая ему деньги за него. В этом случае, помимо кассового чека, нужно оформить заявление на возврат. В заявлении должны быть указаны паспортные данные покупателя, дата возврата и его причина.

• •

  Корректировка. Если случайно кассир указал в чеке неверную стоимость или пробил лишний товар, необходимо аннулировать операцию и сформировать новый чек с корректной суммой покупки.

• •

  Авансовый платёж или предоплата. Если покупатель платит деньги ещё до получения товара или услуги, ему также оформляется и выдаётся чек.

• •

  Кредит или рассрочка. Если продавец отпускает товар с оформлением кредита или рассрочки, выдаётся обычный чек продажи. Отличие в том, что кассир не получает деньги в момент продажи или получает их не в полном объёме.

• •

  Выдача денег клиенту. Клиенты могут не только покупать что-то у организации или ИП, но и продавать. Например, если организация принимает от физлица металлолом, то она платит гражданину деньги. В этом случае кассир выдаёт чек с признаком расчёта «Расход».