Как посмотреть чеки в онлайн-кассе

Время чтения: 10 минут

Открыть счёт

Содержание:

•
Что такое онлайн-касса
•
Что такое электронный чек и какие реквизиты он должен содержать
•
Как посмотреть проведённые чеки
•
Зачем владельцу бизнеса доступ к чекам

Кассовый чек — это документ, который продавец формирует на кассе и передаёт покупателю в бумажном или электронном формате. Этот документ подтверждает, что покупатель получил товар и расплатился за него. Он бывает полезен покупателю при обмене и возврате, для получения налогового вычета с суммы покупки, для учёта бюджета. Но бывают случаи, когда чеки нужны самому продавцу. В нашем материале рассказываем, как находить нужные документы в кассовой программе онлайн-кассы и в личном кабинете ОФД, а также приводим примеры, когда это бывает полезно для бизнеса.

Что такое онлайн-касса

Этот аппарат по-другому называется контрольно-кассовой машиной (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ). В большинстве случаев кассовый аппарат имеет доступ в интернет. Онлайн-касса предназначена для того, чтобы формировать чеки и отчёты и автоматически передавать их в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных, посредника между продавцом и налоговой инспекцией.

В 2023 году онлайн-кассы применяет практически весь бизнес, который продаёт населению товары, выполняет работы, оказывает услуги. Все нюансы, касающиеся использования ККТ, есть в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». В пункте 2 этого закона указаны исключения — виды бизнеса и ситуации, когда продавец может торговать без кассы или может не подключать её к интернету и не заключать договор с ОФД. Но если бизнес не подпадает под исключения, применение ККМ и заключение договора с ОФД для него обязательны.

Что такое электронный чек и какие реквизиты он должен содержать

Электронный документ — аналог бумажного, он имеет ту же юридическую силу. Оба варианта формирует кассовый аппарат. Также есть кассы, которые формируют только электронные чеки.

Продавец обязан сформировать чек во время оплаты покупки и передать его покупателю. Об этом сказано в законе № 54-ФЗ. Бумажный документ выдаётся на руки, а электронный отправляется на электронную почту (email) покупателя или на его телефонный номер по смс.

В статье 4.7 закона № 54-ФЗ прописаны требования к реквизитам кассового чека. Среди них должны быть:

•
наименование документа;
•
порядковый номер документа за смену;
•
дата, время и место или адрес расчёта, при расчёте через интернет — адрес сайта;
•
наименование организации или Ф. И. О. ИП;
•
ИНН продавца; система налогообложения продавца;
•
признак расчёта — приход, возврат прихода, расход, возврат расхода;
•
наименование товаров, работ или услуг, их количество и цена за единицу, а также стоимость с учётом скидок, наценок, при необходимости с указанием суммы налога на добавленную стоимость (НДС);
•
общая сумма расчёта, при необходимости с указанием НДС; форма расчёта — наличными деньгами или в безналичном порядке, а если использовались оба способа оплаты, указывается сумма для каждого из них;
•
должность и фамилия лица, который принял деньги и сформировал кассовый чек;
•
регистрационный номер ККТ, который выдала налоговая при регистрации кассы;
•
заводской номер фискального накопителя;
•
фискальный признак документа (ФП или ФПД) — десятизначное число, уникальное для каждого фискального документа;
•
интернет-адрес сайта уполномоченного органа, на котором можно проверить факт записи этого расчёта и подлинность фискального признака;
•
телефон или email покупателя, если кассовый чек передаётся ему в электронной форме;
•
email отправителя, если кассовый чек передаётся покупателю в электронной форме; порядковый номер документа;
•
номер смены;
•
фискальный признак сообщения для кассового чека, который хранится в фискальном накопителе или передаётся оператору фискальных данных;
•
QR-код.

Бесплатная регистрация ИП и ООО

Без поездки в офис или налоговую

Зарегистрировать бизнес

Как посмотреть проведённые чеки

Сформированные онлайн-кассой чеки сохраняются в кассовой программе и в личном кабинете ОФД.

Как посмотреть чеки в кассовой программе

Кассовая программа — это программное обеспечение (ПО), необходимое для добавления товаров в чек, а также для фиксации всех операций по кассе. Это ПО может быть в виде мобильного приложения или программы для компьютера, оно устанавливается на онлайн-кассу, планшет или ноутбук. У каждой кассовой программы свой интерфейс, однако алгоритм поиска нужных документов примерно одинаковый:

Открыть программу и найти в меню раздел с чеками. В интерфейсе разных программ он может находиться в разных вкладках и называться по-разному: «Кассовые чеки», «Журнал чеков», «Документы» и т. п.
Найти нужный документ, используя сортировку по сменам или категориям. Это делается с помощью раздела, который может называться «Поиск по чекам», «Фильтр», «Все смены» и т. п.

Найденный дубликат можно распечатать и отдать покупателю или сохранить для нужд бизнеса.

Как посмотреть чеки в кабинете ОФД

Большинство ОФД предлагают пользователям удобный личный кабинет, в котором сохраняются все фискальные документы. Интерфейс у разных ОФД различается, но принцип поиска примерно одинаковый. Необходимо открыть кабинет и выполнить поиск, отфильтровав документы по следующим параметрам:

•
дата продажи;
•
точка продажи;
•
касса;
•
смена;
•
сумма;
•
признак расчёта: приход, расход;
•
вид расчёта: наличные или безнал.

Найденный дубликат можно распечатать или отправить на электронную почту покупателя.

Зачем владельцу бизнеса доступ к чекам

Иногда кассовые чеки нужны не только покупателю, но и самому владельцу бизнеса. Вот несколько случаев, когда они могут пригодиться:

•
Для повышения лояльности покупателей. Покупатель может попросить дубликат, если потерял бумажный чек или стёр электронный. Продавец может помочь разными способами: напечатать бумажный дубликат, выслать электронный чек на почту или по смс. Либо он может сообщить данные, с помощью которых покупатель самостоятельно найдёт нужный документ на сайте ФНС. По закону продавец не обязан выдавать покупателю дубликат ни в бумажном, ни в электронном формате. Также он не обязан делиться информацией. Но если продавец пойдёт покупателю навстречу, то сможет сохранить с ним хорошие отношения и поддержать хорошую репутацию магазина.
•
Для контроля работы персонала. Если после проверки запасов на складе или в магазине выясняется, что чего-то не хватает, и есть подозрения, что кассир мог провести некоторые товары мимо кассы, можно проверить чеки, которые он пробивал. Анализ кассовых документов поможет найти причину недостачи и разобраться в ситуации.
•
Для сбора и анализа информации. Большинство операторов фискальных данных предоставляют налогоплательщикам не только доступ к чекам, но и личный кабинет с функциями для анализа продаж. Собранные чеки анализируются, помогая отслеживать наиболее продаваемые товары и сравнивать выручку за разные периоды. Это позволяет предпринимателям оптимизировать ассортимент и планировать продажи, а также реагировать на изменения в потребительском спросе.
•
Для исправления ошибок. Бывают ситуации, когда кассир ошибается, вводит в чек неправильные реквизиты: не то наименование товара, неверную сумму платежа или способ оплаты. Благодаря тому, что информация обо всех операциях сохраняется в кассе, продавец может найти нужный документ и исправить его, отправив в адрес ОФД чек коррекции.