Как выбрать онлайн-кассу для кофейни в 2024 году

Время чтения: 5 минут

Открыть ИП

Содержание:

•
Что такое онлайн-касса и зачем они нужна
•
Какой бизнес в 2024 году обязан применять онлайн-кассы, а какой — нет
•
Что будет, если открыть кофейню без онлайн-кассы
•
Каков порядок регистрации онлайн-кассы в налоговой
•
Как выбрать модель онлайн-кассы для кофейни
•
Что важно запомнить

Рассказываем, что такое онлайн-касса, для чего она нужна, какой бизнес обязан её применять, а какой может работать без неё. Поясняем требования закона, касающиеся применения онлайн-касс. Рассказываем о процессе регистрации кассовой техники в налоговой и помогаем бизнесу выбрать подходящую модель кассы для кофейни.

Что такое онлайн-касса и зачем она нужна

Это современное устройство для проведения расчётов между продавцом и покупателями. Онлайн-кассы по-другому называют кассовыми аппаратами, контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ).

Использование ККТ регулирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».

Онлайн-кассы пришли на смену старому кассовому оборудованию. Особенности новых аппаратов такие:

•
доступ в интернет
•
фискальный накопитель (ФН) вместо электронной кассовой ленты (ЭКЛЗ)
•
автоматическая передача данных в налоговую через посредника

ККМ может подключаться к интернету через проводное соединение, Wi-Fi или сим-карту мобильного оператора. Есть модели касс, которые совмещают все эти способы. Интернет нужен для автоматической передачи данных в налоговую.

Передача данных происходит не напрямую, а через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). ОФД — коммерческая организация, которая работает в соответствии с законом № 54-ФЗ. Она собирает, обрабатывает и передаёт данные с онлайн-касс продавцов в налоговую службу. В России много ОФД, продавец может выбрать любую аккредитованную организацию для заключения договора. Договор с ОФД — обязательное условие для работы с онлайн-кассой.

ОФД получает данные с фискального накопителя, установленного в кассе продавца. Фискальный накопитель — это современный чип памяти. На него записываются все проведённые операции. Данные, хранящиеся в памяти накопителя, нельзя изменить или стереть. У ФН есть срок действия — 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока ФН нужно заменить на новый, а старый чип необходимо хранить в течение пяти лет на случай, если его запросит налоговая.

Новый автоматический способ передачи данных в налоговую обеспечивает точность налогообложения. Он удобен для самих продавцов, так как им не нужно самостоятельно заниматься передачей данных. Он удобен для налоговой службы, потому что теперь инспектору не нужно устраивать выезд для проверки операций по кассе. И он удобен для покупателей, которые, помимо бумажных чеков, теперь могут получать их электронные версии.

Какой бизнес в 2024 году обязан применять онлайн-кассы, а какой — нет

Согласно закону № 54-ФЗ использование кассового аппарата обязательно практически для любого бизнеса. К такому бизнесу относятся и заведения общепита: кофейни, кафе, рестораны, бары, столовые и др. Однако существуют исключения, которые позволяют ИП в некоторых случаях работать без ККТ. Они прописаны в статье 2 закона 54-ФЗ:

•
предприниматели, применяющие налоговый режим НПД
•
некоторые ИП на патенте
•
бизнес, работающий в труднодоступных и отдалённых местностях
•
ИП и организации, занимающиеся специфическими видами деятельности

Согласно статье 2 закона 54-ФЗ, кофейня может работать без кассы, если расположена в труднодоступной или отдалённой местности. Список таких местностей определяют региональные власти. Информацию об этом можно найти в соответствующем постановлении на официальном сайте местной администрации. Также не обязаны использовать кассовую технику столовые, работающие в культовых учреждениях. Если же ИП или организация работают в местности, отдалённой от сетей связи (без интернета), то они могут использовать кассу без подключения к интернету и без заключения договора с ОФД.

Бесплатная регистрация ИП и ООО

Без поездки в офис или налоговую

Зарегистрировать бизнес

Что будет, если открыть кофейню без онлайн-кассы

Отсутствие онлайн-кассы в кофейне, где она обязательна по закону, может привести к штрафам от налоговой службы:

•
для ИП ― минимум 10 000 рублей или 20−25% от суммы выручки, которая прошла мимо кассы
•
для компаний ― минимум 30 000 рублей или 75−100% от суммы, которая прошла мимо кассы
•
при повторном нарушении налоговая может приостановить деятельность ИП или компании на срок до 90 дней, а также дисквалифицировать должностное лицо на два года

Вышеперечисленные санкции прописаны в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Каков порядок регистрации онлайн-кассы в налоговой

Любое кассовое оборудование перед началом применения нужно зарегистрировать в налоговой. Это можно сделать лично при посещении отделения налогового органа. Также есть варианты зарегистрировать кассу удалённо:

•
через официальный сайт ФНС
•
через личный кабинет ОФД
•
через портал «Госуслуги»

Для удалённой регистрации необходима усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. С её помощью бизнесмен, открывающий кофейню, заверяет электронные документы на регистрацию. Перед регистрацией необходимо проверить, находится ли модель кассы и модель фискального накопителя в реестрах ККТ и ФН на сайте ФНС. После отправки и подписи заявления налоговая присваивает кассовому оборудованию регистрационный номер — РН ККТ. Этот номер нужно ввести в ККТ и распечатать отчёт о регистрации, который через ОФД должен уйти в налоговую. Только после этого регистрация считается завершённой.

Как выбрать модель онлайн-кассы для кофейни

Кофейня — это бизнес, для которого могут быть важны следующие факторы:

Скорость печати чеков. Этот параметр важен, если через торговую точку проходит одновременно множество людей. Быстрее всего чеки печатает фискальный регистратор, находящийся в составе POS-системы. Однако такая система занимает достаточно много места
Габариты кассового аппарата. Для маленькой торговой точки с ограниченным пространством в кассовой зоне подойдёт небольшой кассовый аппарат. Существуют достаточно компактные аппараты, которые умещают в одном корпусе всё необходимое, включая монитор и принтер чеков
Мобильность кассового аппарата. Официанту, которому нужно отходить от основной кассовой зоны и обслуживать клиентов у столиков, можно купить мобильную онлайн-кассу MSPOS-D. Модель весит всего 500 грамм. Она компактная и эргономичная, с её помощью можно печатать чеки даже на весу
Возможность работы с ЕГАИС, «Меркурием», «Честным знаком». Если кофейня реализует с кофе маркированную продукцию, например молоко и бутилированную воду, важно, чтобы выбранная ККТ поддерживала интеграцию с системой «Честный знак». Помимо кофе, такая точка может продавать алкоголь (в составе коктейлей) или продукцию животноводства (в составе выпечки и гамбургеров). Для таких кофеен нужна касса, поддерживающая работу с системами ЕГАИС и «Меркурий»

Что важно запомнить

Онлайн-касса — современное кассовое оборудование с доступом в интернет, обеспечивающее автоматическую передачу в налоговую данных обо всех кассовых операциях
За работу без кассы бизнесу грозит штраф, а за повторное нарушение возможна приостановка деятельности до 90 суток и дисквалификация должностного лица до двух лет
Кофейня легально может работать без онлайн-кассы в исключительных случаях, прописанных в статье 2 закона № 54-ФЗ
Кассовый аппарат обязательно нужно зарегистрировать в налоговой. Регистрация не считается завершённой, пока владелец не распечатает и не передаст в налоговую отчёт о регистрации
Выбирая онлайн-кассу, обращайте внимание на скорость печати чека, габариты и мобильность аппарата, возможность работы с ЕГАИС, «Меркурием», «Честным знаком»